Кировский ГМУ завершил проект внедрения BPM-системы ELMA

2018: Завершение внедрения BPM-системы ELMA

6 февраля 2018 года Кировский государственный медицинский университет сообщил о завершении проекта автоматизации на базе BPM-системы ELMA.

Ход проекта

В 2015 году вуз начал проект автоматизации документооборота в системе управления бизнес-процессами ELMA. За три года сотрудники Кировского ГМУ совместно со специалистами компании-разработчика настроили в BPMS все основные процессы по обработке документов (регистрация, рассмотрение, согласование и пр.), реализовали электронное хранилище, реестр нормативных актов и внутренний портал коммуникации Университета. До внедрения системы документооборот вуза велся в ручном режиме.

При выборе ПО администрация Университета руководствовалась следующими критериями:

• Простота настройки и использования решения для администратора и пользователей;
• Доступ к системе через сеть Интернет;
• Возможность обслуживания инструмента двумя-тремя специалистами;
• Гибкость и широта функций.

На первом этапе проекта автоматизации специалисты Кировского ГМУ создали карточки документов, номенклатуру дел, реестр нормативных актов и электронное хранилище. В базу вошли как зарегистрированные документы, так и различные шаблоны, инструкции, справочники. На втором этапе для сотрудников Университета был организован внутренний портал, включивший ленту сообщений, списки задач, общие и индивидуальные календари.

Итоги проекта

В системе автоматизированы стандартные процессы документооборота. На начало 2018 года вся документация вуза ниже уровня "ректор-проектор" создается и маршрутизируется в электронном виде. За период с середины 2016 до конца 2017 года в системе обработано более 9 тыс. входящих и исходящих документов, порядка 5 тыс. распоряжений по основной деятельности и организации учебного процесса.

Самыми востребованными процессами документооборота стали "Регистрация" и "Ознакомление". Благодаря их реализации каждое подразделение получило возможность самостоятельной регистрации служебных записок и обращений, своевременного получения актуальной информации.

Важным этапом автоматизации стала настройка инструментов "Подбор документов на контроле" и "Формирование отчетов по исполнительской дисциплине". Они позволили без серьезных трудозатрат генерировать отчетные документы для руководства Университета и контролировать исполнительскую дисциплину.

Главными результатами проекта внедрения BPM-системы ELMA в Кировском ГМУ стали:

• Автоматизация работы административного аппарата вуза;
• Централизация регистрации документов;
• Создание внутреннего портала для коммуникации работников Университета;
• Улучшение исполнительской дисциплины и контроля выполнения поручений.

Благодаря внедрению системы значительно сократился бумажный документооборот, снизилось количество просроченных и потерянных документов, увеличилась ответственность работников и оперативность решения задач руководства.

В 2018 году администрация вуза планирует увеличение числа пользователей системы, интеграцию ПО с другими ИТ-инструментами, расширение поля применения BPMS.