Архив "Казахстанских Железных Дорог" переведен в электронный вид с помощью решения ABBYY

10 ноября 2015 года. АО «Национальная компания «Қазақстан Темір Жолы» (Казахстанские Железные Дороги) выбрала ABBYY Recognition Server для автоматизации архивного делопроизводства. С решением ABBYY за 14 месяцев удалось распознать 10,5 миллионов страниц бумажной документации. Теперь архивные документы хранятся в информационных системах компании в электронном виде. Доступ к необходимой информации можно получить в считанные секунды. В будущем планируется ежегодно оцифровывать более 8 тысяч поступающих документов.

Выбор решения

Клиентам, партнерам и сотрудникам компании необходим ежедневный доступ к данным из архивов. Раньше, чтобы получить информацию, приходилось долго искать документы в бумажном архиве. Некоторые из них были ветхими, что усложняло работу с ними. Существовал риск утери документов или их порчи. Поиск и идентификация нужной информации отнимали много ресурсов. Кроме того, клиентам и партнерам приходилось долго ждать необходимую информацию, что, конечно же, приводило к репутационным рискам.

Для автоматизации архивного делопроизводства необходимо было решение, способное быстро и качественно распознать документы. Руководство Казахстанских Железных Дорог выбрало ABBYY Recognition Server. С его помощью можно обрабатывать более 1 миллиона страниц в месяц, распознавать изображения на 190 языках и структурировано сохранять полученные данные в информационную систему организации.

Кроме того, ABBYY Recognition Server прост в установке и использовании, а технология сжатия файлов позволяет оптимизировать затраты на хранение и передачу информации. Важное преимущество – это широкие возможности интеграции с различными информационными системами, приложениями и работы со сканерами и МФУ.

Ход проекта

Проект по внедрению ABBYY Recognition Server длился с ноября 2013 года по декабрь 2014 года. Компания «Астана Спецтехника и Внедрение», отвечающая за техническую реализацию проекта, установила и настроила 39 станций сканирования, верификации и индексирования. С помощью ABBYY Recognition Server уже оцифровано 10,5 миллионов страниц архивных документов, среди которых: годовые балансы и отчеты, приказы, ведомости, личные дела и многое другое. Для работы с электронными документами была создана информационная система. Теперь сотрудники компании могут оперативно находить документы и передавать необходимую информацию клиентам и партнерам. А руководству компании стало еще проще принимать важные бизнес-решения, сообщили TAdviser представители компании-интегратора.

«Электронный архив – это не просто программа для хранения документов, это система для увеличения эффективности деятельности всей нашей Компании», — отметил Султан Сембиев, главный специалист отдела развития программных средств АО «НК «КТЖ» - «Дирекция информационных технологий».

«Для успешной реализации данного проекта были вовлечены не только сотрудники Архива и Канцелярии Центрального аппарата АО «НК «КТЖ», а также сотрудники таких филиалов как «Дирекция Информационных технологий», «Главный вычислительный центр» (ГВЦ), без четкого понимания работы всех этих структур реализовать проект было бы невозможно», — рассказал Аркадий Шевцов, директор ТОО «АСВ».