Как на «Калининградском янтарном комбинате» внедряли ERP. Обзор проекта

Предприятие добывающей отрасли с богатой историей развития и производственными процессами, характерными исключительно для янтарной отрасли. О том, каким образом особенность предприятия была учтена при внедрении типового решения «1С:ERP Управление Предприятием 2», ресурсу TAdviser рассказали в компании ВЦ «Раздолье», выполнившей этот проект.

Калининградский янтарный комбинат является флагманом янтарной промышленности России

АО «Калининградский янтарный комбинат» образовано 21 июля 1947 года на базе Кёнигсбергской янтарной мануфактуры. Янтарный комбинат является флагманом янтарной промышленности России, интегрированный в систему международного производства и оборота янтаря и янтарной продукции. На долю предприятия приходится около 65% мирового рынка янтаря. На территории Калининградской области сосредоточено порядка 90% мировых янтарных запасов, возраст которых превышает 50 миллионов лет. Добыча ведется открытым способом в Приморском карьере – на май 2021 года самом большом янтарном карьере в мире. Ежегодный объем добываемого янтаря в среднем составляет 400 тонн. В 2020 году Янтарным комбинатом поставлен исторический рекорд добычи янтаря-сырца 525 тонн, никогда прежде не добывался такой объем солнечного камня.

Янтарный комбинат – единственное в России и крупнейшее в мире предприятие, ведущее промышленную добычу янтаря. В 2014 году, согласно указу президента РФ Владимира Путина, Янтарный комбинат был передан под управление Государственной корпорации «Ростех». Тогда же был дан старт преобразованиям, нацеленным не только на модернизацию предприятия, но и на развитие янтарной отрасли. В 2020 году был сделан очередной серьезный шаг на пути к дальнейшему развитию – 1 июля АО «Калининградский янтарный комбинат» вновь приобрел статус предприятия полного цикла, присоединив дочернюю ювелирную компанию АО «Янтарный Ювелирпром», специализирующейся на производстве готовых янтарных изделий и полуфабрикатов. Объединение позволило направить дополнительные средства на расширение ювелирного производства и создание новых рабочих мест.

Длительная и сложная процедура присоединения привела к необходимости создания единой системы управления объединенным предприятием. Однако производственные процессы Комбината предъявляли ряд специфических требований к системе учета.

Специфические учетные процессы Янтарного комбината

Янтарный комбинат относится к добывающей отрасли. Расположение карьера выбрано на основании выполненных геолого-разведочных работ до начала разработки месторождения. Разработка карьера осуществляется следующим образом: выполняется разработка вскрышных пород и их перемещение в отвал, вследствие чего обеспечивается доступ к янтареносной породе. С помощью экскаватора-драглайна выполняется разработка янтареносной породы и складирование ее в конус, после чего водой янтареносная порода размывается, а образовавшаяся смесь грунта, воды и янтаря (пульпа) откачивается насосами на комплекс извлечения янтаря, где производится извлечение и промывка солнечного камня водой от песчаных и глинистых частиц. Далее осуществляется сортировка янтаря (по весу, размерам, цвету и т.д.) и направляется в ювелирное производство или на оптовую продажу.

Однако производственные и учетные процессы комбината существенным образом отличаются от тех, что являются типовыми для многих промышленных предприятий. О них рассказывает Евгений Грибков, Генеральный директор компании «Раздолье-Консалт», которая стала партнером Комбината в ИТ-проекте внедрения учетной системы:

С одной стороны, производство ювелирной продукции подразумевает жесткий контроль за расходом сырья. А с другой стороны, в процессах высока доля неопределенности из-за неравномерности залегания янтареносной породы.

Проект автоматизации никак не сводится к чисто технической задаче внедрения ИТ-системы. Он предполагает существенную консалтинговую часть по выстраиванию единых учетных процессов и процессов планирования, подчеркивает Евгений Грибков:

В первую очередь, нужно было совместно с заказчиком придумать процессы контроля и управления, а затем воплотить это все в «железе».

Из-за довольно высокой сложности проект автоматизации был разбит на несколько очередей.

Задачи первой очереди – учетные: оперативный ввод первичных документов и сбор затрат, сквозной расчет себестоимости готовой продукции, единый бухгалтерский и налоговый учет. Вторая очередь проекта предполагает решение задачи бюджетирования, то есть выстраивания общей системы финансовых планов предприятия и контроль за их выполнением.

К маю 2021 года полностью завершены работы первой очереди, ведется подготовка к началу работ по бюджетированию. Рассмотрим подробнее, каким образом в условиях вышеописанной специфики производственных процессов решалась задача сквозного расчета себестоимости готовой продукции и организации единого учета.

Выбор продукта и подрядчика

Отправной точкой проекта был разнородный ИТ-ландшафт, состоящий из отдельных ИТ-систем двух предприятий. На одном из них использовалась система «1С:Управление Производственным Предприятием 1.3», а на другом предприятии – «1С:ERP Управление Предприятием 2», также работала отдельная программа для учета производства ювелирных изделий из янтаря на платформе «1С: Предприятие 7.7».

С одной стороны, нужно было в кратчайшие сроки отказаться от старых программ. С другой стороны, необходимо сохранить преемственность с исторической системой управления, - рассказал Евгений Грибков.

Заказчик рассматривал различные варианты системы, включая продукты SAP, Oracle, 1С. Окончательным решением стала система «1С». Однако дело не в цене продукта, поясняет Евгений Грибков:

Бизнес добычи и переработки янтаря весьма специфичен, и готовое решение здесь вряд ли подойдет. А вот его адаптация под нужды заказчика в среде «1С» происходит гораздо быстрее, чем у конкурентов. Платформа «1С:Предприятие 8» изначально проектировалась как открытая система, предназначенная к кастомизации в рамках тех или иных потребностей заказчиков.

«Кастинг» подрядчика завершился выбором внедренческого центра «Раздолье»: решающим фактором стал значительный опыт компании в автоматизации производственных предприятий.

Постановка задачи для ИТ-проекта и подход к ее решению

На момент запуска проекта в первую очередь требовалось унифицировать учетные правила, создать единую систему нормативно-справочной информации, единые учетные классификаторы статей расходов, доходов и движения денежных средств, а также единые правила распределения накладных расходов.

Проект внедрения «1С:ERP», призванный создать единую учетную ИТ-платформу объединенного предприятия, предусматривал решение нескольких основных задач:

• Автоматизировать учет первичной добычи янтаря и производства янтарных полуфабрикатов.
• Автоматизировать учет драгоценных металлов и готовой ювелирной продукции.
• Вести учет затрат, возникающих в процессе производства, и комплексный расчет себестоимости.

После окончания этих работ требовалось адаптировать типовую конфигурацию 1С:ERP под особенности работы заказчика. При этом, как отметил Евгений Грибков, специалисты ВЦ «Раздолье» в своих проектах стараются не менять критичные механизмы типовой конфигурации «1С:ERP», чтобы в дальнейшем заказчику не приходилось затрачивать значительные средства на обновление ПО. И в данном случае, несмотря на специфику производства, удалось обойтись небольшими доработками.

Такого результата удалось достичь за счет того, что мы, по большей части, отказались от стандартного подхода к автоматизации производства в «1С:ERP» с заказами на производство, производственными операциями и т.п., а встроили часть бизнес-логики в части добычного передела на типовом функционале упрощенного производства без заказов, - поясняет Евгений Грибков.

Действительно, добыча янтаря – это фактически непрерывный процесс, для которого нет необходимости формировать отдельные заказы на производство. Достаточно вначале аккумулировать затраты на разведку и разработку карьера, а затем отчитываться о партиях полученного янтарного сырья и по заданным правилам распределять собранные затраты на эти партии.

Вопросы унификации

В ходе учетного проекта, связанного с объединением двух предприятий, актуальна задача унификации: учетных правил, классификаторов статей расходов и т.п.

Вопрос унификации – не столько технический, сколько организационный. Нужно чтобы учетные службы предприятий договорились о единых правилах игры. А мы в рамках этого процесса выступали в роли модераторов и технических консультантов, - рассказывает Евгений Грибков.

Вначале был унифицирован план счетов, статьи доходов и расходов, а также статьи движения денежных средств. Это было достаточно легко: за основу были взяты правила учета, которые работали на Янтарном комбинате и были перенесены с определенными модификациями на остальные направления деятельности. Также достаточно просто решился вопрос с унификацией справочников, так как Комбинат и его дочерняя компания работали с разными группами контрагентов. Сложности возникли с дублированием номенклатуры, так как АО «Калининградский янтарный комбинат» и АО «Янтарный Ювелирпром» работают с янтарем. Более того, у предприятий были разные требования к этому справочнику, например, отличались единицы измерения.

В итоге справочник номенклатуры был разбит на группы. И по каждой из них принималось отдельное решение о том, как будет проходить унификация. Где-то за основу брался исторический справочник одного из предприятий, где-то информация объединялась, приходилось использовать полуавтоматический или ручной режим исключения дубликатов. А где-то производилось дозаполнение карточек справочника одного из предприятий по информации другого. После завершения всех мероприятий специалисты ВЦ «Раздолье» подготовили техническое решение для загрузки начальных данных в новую систему.

Специфические учетные задачи

В ходе проекта специалистам ВЦ «Раздолье» пришлось решить ряд специфических учетных задач.

• Учет ювелирной продукции в двух измерениях. Такой возможности в типовой программе нет, но она была критически важной для предприятия. Ведь для изготовления ювелирной продукции в качестве сырья предприятие использует дорогостоящие драгоценные металлы, поэтому требуется одновременно учитывать продукцию, как в штуках, так и по весу.

Доработка типовой конфигурации «1С: ERP» под эту задачу оказалась объемной, рассказывает Евгений Грибков. Потребовалось добавить вторую единицу учета во всех первичных документах движения товарно-материальных ценностей. Также потребовалось создать механизмы контроля остатков по второй единице учета и еще модифицировать типовые отчеты программы.

• Персонифицированный учет материальных ценностей по сотрудникам производства. В этом аспекте также проявляется специфика ювелирного производства: в тот момент, когда открывается новый заказ на производство ювелирных изделий, выдача сырья производится не на некий обобщенный склад, а конкретному работнику - ювелиру, который будет выполнять эту работу. По окончании работы ювелир также персонально отчитывается о выпущенной продукции.

Учетный процесс теперь построен таким образом, что по каждому сотруднику предприятие видит баланс: сколько янтаря и драгметаллов выдано каждому мастеру, и сколько ювелирных изделий и отходов он сдал. Соответственно, можно увидеть текущий долг мастера перед предприятием.

Такой подход позволяет повысить прозрачность операций на производстве, - подчеркивает Евгений Грибков.

• Учет наборов янтаря различных фракций. Дело в том, что предприятие реализует не только ювелирную продукцию, но и сырье (янтарь), которое, в свою очередь, может быть реализовано конкретному клиенту для вторичной переработки.

Сложность заключается в том, что сам набор не существует как единое целое. Фактически он представляет собой некую виртуальную коробку, где хранится перечень янтаря различных фракций, но предприятие должно иметь возможность принимать заказы по таким наборам, собирать эти наборы, а также отслеживать движения этих наборов по складам хранения.

• Сплошное штрих-кодирование упаковок, в которых янтарное сырье хранится и транспортируется. Печать штрих-кода должна автоматически производиться в момент упаковывания материала, также обязательной операцией является проверка наличия штрих-кода во всех дальнейших операциях товародвижения. Это важный инструмент контроля запасов дорогостоящего сырья.

Эти специфические учетные задачи были успешно решены с минимумом доработок типовой конфигурации «1С:ERP», подчеркивает Евгений Грибков.

Кроме того, еще одной серьезной задачей проекта стал учет транспортных расходов.

Дело в том, что у предприятия - достаточно большой автопарк, связанный с добычей сырья и его транспортировкой. Расходы на содержание автопарка составляют значительную долю в общих затратах, поэтому одной из задач проекта стал сбор первичных данных о передвижении транспортного средства непосредственного с самого транспортного средства.

На автомобилях уже была установлена система GPS/ГЛОНАСС мониторинга автотранспорта «АвтоГРАФ». Специалистам ВЦ «Раздолье» нужно было настроить онлайн-интеграцию этой системы c «1С:ERP» таким образом, чтобы в путевые листы сразу попадала информация о пробеге транспортных средств и расходе горюче-смазочных материалов.

У Янтарного комбината есть еще одна специфическая особенность - управление продажами, включая розничные продажи ювелирных изделий, осуществляется в собственной торговой сети. В текущей версии системы розничные магазины работают непосредственно в «1С: ERP», и все операции по продажам сразу попадают в основную систему. В этом есть очевидный плюс – нет процедур отложенного обмена данными, вся информация оперативно отражается в учете, поддерживать единую систему проще и дешевле.

Однако в такой организации есть и определенные минусы, говорит Евгений Грибков: розница крайне критична к оперативности оформления продаж, но порой возможны ситуации, например, в ситуации закрытия месяца, когда происходит значительный объем расчетов, и тогда клиенту приходится ожидать десяток секунд, пока документ продажи «проведется» в программе.

Результаты и основные итоги проекта

Для заказчика это, безусловно, был особенный проект. Не часто в жизни предприятия происходят такие грандиозные события, как объединение различных бизнесов, да еще и сопряженные с внедрением системы управления предприятием, - комментирует Евгений Грибков.

Но поставленные задачи были полностью выполнены - предприятие перешло на комплексный учет во внедренной системе, успешно автоматизированы все специфические вопросы заказчика. В промышленную эксплуатацию переведено 100 рабочих мест. Стоит отметить, что работы выполнялись в сложное время начала 2020 года. Проект стартовал в январе, в июле началась опытно-промышленная эксплуатация системы заказчиком практически в полном объеме: оперативный учет затрат, расчет себестоимости, бухгалтерский и налоговый учет, расчет заработной платы и кадровый документооборот.

Всего в рамках проекта были автоматизированы следующие разделы управления:

• Управление продажами, включая розничные продажи.
• Управление складами.
• Управление закупками.
• Производственный учет.
• Управление автотранспортом.
• Учет драгоценных металлов.
• Кадровый учет.
• Расчет заработной платы.
• Учет затрат и расчет себестоимости.
• Бухгалтерский и налоговый учет.

На май 2021 года предприятие полностью отказалось от прежних учетных систем и перешло на 1С:ERP. Бухгалтерская отчетность за третий квартал 2020 г. сдавалась из «1С:ERP». Предприятие приступило к следующей очереди ИТ-проекта.

На май 2021 года мы вместе с заказчиком активно прорабатываем вопросы планирования и бюджетирования. Там тоже много интересных задач, - комментирует Евгений Грибков.