Кировский завод, ОАО (СЭД - DocsVision)

Проект по автоматизации документооборота был реализован с апреля по сентябрь 2008 года и включал в себя: анализ бизнес-процессов заказчика, разработку технического задание, автоматизацию задач канцелярии, а так же автоматизацию процесса согласования организационно-распорядительной документации. В ходе внедрения была автоматизирована обработка входящих, исходящих и различных внутренних документов, включая регистрацию, хранение и выдачу поручений. С помощью СЭД организованы процессы контроля исполнительской дисциплины. Система DocsVision была внедрена в 9 дирекциях ОАО "Кировский завод" и двух дочерних обществах.

В 2008 году ОАО "Кировский завод" потребовалось уделить особое внимание уровню исполнительской дисциплины сотрудников. Эта необходимость была связана с рядом проблем: согласование документации во многих случаях происходило без использования четких регламентов и правил и требовало значительных временных затрат. В этой ситуации руководство предприятия приняло решение о внедрении автоматизированной системы с четко заданным механизмом движения документов в соответствии с разработанными регламентами.

Компания рассматривала несколько ведущих систем электронного документооборота от российских вендоров. Для реализации проекта ОАО "Кировский завод" был организован тендер, по результатам которого выбор был остановлен на компании Digital Design с предложением на основе системы управления документами и бизнес-процессами DocsVision 4.0.

Проект был выполнен на основе системы управления документами и бизнес-процессами DocsVision 4.0 (Расширенная редакция) с использованием встроенных приложений «Делопроизводство», «Управление процессами» и модуля «Расширенные отчеты».

Система DocsVision установлена на платформе Microsoft Windows Server 2003 и Microsoft SQL Server 2005.

Проект был реализован с апреля по сентябрь 2008 года. На первом этапе экспертами Digital Design были проанализированы бизнес-процессы заказчика и разработано техническое задание. Далее проведена автоматизация задач канцелярии (входящие документы), после чего на базе DocsVision автоматизирован процесс согласования ОРД и исходящей документации. Наконец, на заключительном этапе проекта было проведено обучение более 70 пользователей, а система запущена в опытную эксплуатацию. Проект по автоматизации документооборота охватил ряд процессов корпоративного центра и дочерних обществ ОАО "Кировский завод", где система DocsVision была внедрена на рабочих местах директоров и секретарей. В ходе внедрения была автоматизирована обработка входящих, исходящих и различных внутренних документов, включая регистрацию, хранение и выдачу поручений. С помощью СЭД организованы процессы контроля исполнительской дисциплины. Также максимально глубоко было автоматизировано согласование организационно-распределительной и исходящей документации. Для этого экспертами Digital Design совместно со специалистами заказчика была задана схема прохождения документов, определены согласующие лица, внедрены шаблоны документов и т.д. Теперь в результате процесса системой генерируются лист и протокол согласования на фирменном бланке ОАО "Кировский завод". Согласование договорной документации было реализовано с использованием стандартной карточки согласования. Для этого IT-специалистами Кировского завода были настроены специальные шаблоны с предопределенными параметрами.

В системе также были задействованы аналитические функции: в частности, реализован отчет об исполнении заданий с использованием модуля расширенных отчетов, предназначенный для контроля исполнительской дисциплины. С этой же целью специалистами Digital Design были настроены отчеты, позволяющие руководителям просматривать выполненные задачи каждого сотрудника с указанием их статуса.

"Система DocsVision обеспечила гибкий инструментарий для решения специфических бизнес-задач нашего предприятия", - комментирует Когтев Виталий, директор по ИТ ОАО "Кировский завод". - За счет формирования единого информационного пространства значительно ускорились коммуникации внутри компании, повысился уровень исполнительской дисциплины и, наконец, эффективность корпоративного управления в целом".

Система DocsVision была внедрена в 9 дирекциях ОАО "Кировский завод" и двух дочерних обществах. В дальнейшем планируется создать рабочие места еще в 11 компаниях, входящих в холдинг. Общее количество пользователей системы составляет около 500. Реализованный проект стал одним из наиболее масштабных внедрений DocsVision на промышленных предприятиях: в системе будет регистрироваться более 3 тыс. входящих документов в год.

В результате внедрения в ОАО "Кировский завод" удалось сократить сроки обработки организационно-распорядительной документации. Документы стали более доступными за счет возможности оперативного поиска в электронном архиве. Этот архив также позволил сформировать своего рода базу знаний, постоянно пополняемую за счет новых поступающих документов. Созданная СЭД обеспечивает поддержку единого механизма безопасности работы с документами.

В дальнейшем в ОАО "Кировский завод" планируется внедрение решения для автоматизации работы IT-службы на базе приложения DocsVision ServiceDesk.

• Проект - лицензии: 100
• Проект - пользователи: 100
• Распределенное решение: НЕТ
• Делопроизводство: ДА
• Управление процессами: ДА
• Административное делопроизводство: НЕТ
• ServiceDesk: НЕТ
• Разработка на платформе DocsVision: НЕТ
• Шлюз к 1С:Предприятие: НЕТ
• Шлюз к Microsoft Office SharePoint Server: НЕТ
• Шлюз к Microsoft Dynamics AX: НЕТ
• Другие шлюзы: НЕТ
• Электронная цифровая подпись: НЕТ

В рамках проекта предполагается: автоматизировать задачи канцелярии, процессы согласования ОРД и исходящих документов. Первоначально система будет развернута в центральном офисе компании, затем планируется автоматизация работы службы ИТ. Количество пользователей: 100 пользователей. Тип решения: настройка приложений «Делопроизводство» и «Управление процессами».