"Комос Групп" подытожила внедрение системы управления проектами

10 апреля 2014 года стало известно о проекте внедрения решения Адванта Облачная система управления проектами в компании "Комос Групп".

Задачи проекта

В холдинге существовало несколько ключевых проблем, которые стали основой для принятия руководством управляющей компании решения внедрить систему управления проектами:

• сложность обмена информацией в условиях территориального распределения предприятий по Удмуртской республике и России,
• отсутствие должного уровня контроля над реализацией проектов на самих предприятиях холдинга,
• недостаточный уровень коммуникаций при обсуждении рабочих вопросов в проектах и невозможность хранения истории их решения.

Отсутствия полноценного инструмента управления обусловливало превышение запланированных бюджетов и сроков инициированными проектами.

Инициативная группа разработала критерии выбора системы. Система управления проектами холдинга обязательно должна поддерживать корпоративный портал, электронный документооборот, веб-интерфейс и диаграмму Ганта, личный кабинет руководителя и функционал учета времени, затраченного сотрудниками на реализацию проектов. Обязательное требование - наличие интерфейса на русском языке.

Удовлетворить всем критериям смогла только система «Адванта», которая и была выбрана в качестве инструмента для создания корпоративной системы управления проектами.

Ход проекта

Проект внедрения продолжался около пяти месяцев и состоял из нескольких основных этапов.

Первый из них - запуск пилотного проекта в управляющей компании длительностью 2 недели, впоследствии система внедрялась сотрудниками компании самостоятельно.

В рамках пилотного проекта специалисты Адванта Групп в команде с сотрудниками управляющей компании холдинга провели обследование проектной деятельности холдинга и построению структуры проектов в системе.

Выделено три основных типа проектов:

• Организационные проекты. В рамках этих проектов ведется деятельность по реорганизации холдингов и субхолдингов, обсуждаются вопросы слияний и поглощений.
• Инвестиционные проекты. К ним относятся строительство и реконструкция производственных помещений, модернизация оборудования, разработка и усовершенствование продуктов.
• Финансовые проекты. Это проекты, предназначенные для постоянного контроля финансирования проектной деятельности.

В ходе пилотного проекта решили запустить систему на финансовых проектах. В систему загрузили шаблон проекта. При инициации нового проекта менеджеру не приходится расписывать все задачи - он получает готовый шаблон с регламентированными длительностями и связями между работами, по которым реализует проект, принимая их за директивные сроки. План проекта подготовлен, оставалось только фиксировать результаты, заполнять данные и заниматься непосредственно реализацией проекта.

Следующий этап - запуск инвестиционных проектов. В ходе настройки системы сформировали визуальные отчеты, которые помогают понять текущее состояние проекта и его предметных областей.

Все инициируемые проекты в холдинге проходят через тендеры. Адванта показала эффективность тендеров и возникающую экономию или перерасход запланированного бюджета.

Организационные проекты полностью спроектированы и занесены в систему самостоятельно силами специалистов "Комос Групп". В рамках данных проектов формализована деятельность компании, относящаяся к структурным преобразованиям. На этом этапе команда Адванта Групп занималась обучением основного персонала и помогала в заведении новых проектов.

В процессе реализации проекта внедрения, разработали регламенты проектной деятельности. В конце пятого месяца внедрения, после снятия всех возможных вопросов, систему управления проектами Адванта запустили в эксплуатацию.

Итог проекта

За два года работа в системе Адванта перешла в стадию регламентированной операционной деятельности и стала сформировавшимся процессом. С внедрением системы управления проектами Адванта инициацию и закрытие проектов удалось выстроить как процесс.

"Сейчас отклонений от сроков стало действительно меньше. Раньше руководители не чувствовали возложенной на них ответственности и позволяли себе некоторые недоработки на этапе планирования проекта. После внедрения системы Адванта все знают, что в случае существенных отклонений они будут отвечать перед инвестиционным советом. Появилась прозрачность проектов, появились сроки, суммы, план графики, распределение ресурсов. Для нас система стала необходимым инструментом контроля и влияния на руководителей проектов и сотрудников компании", - отметил Вячеслав Бердов, начальник управления стратегического планирования и развития "Комос Групп".