Компания Galika использует Microsoft Dynamics CRM для управления продажами промышленного оборудования

Фирма Galika является российским представительством швейцарской компании Galika AG и специализируется на поставке металлообрабатывающего и контрольно-измерительного оборудования более 30 ведущих европейских производителей (Agie, INTECH, BREMOR, Charmilles, Brown & Sharpe и других). Galika также оказывает весь комплекс инженерных услуг в области точного машиностроения и инструментального производства, в том числе подбор, продажу, ввод в эксплуатацию и техническое сопровождение поставляемого оборудования.

Филиалы компании расположены во многих городах России и стран СНГ - Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Тольятти, Пермь, Воронеж, Екатеринбург, Новосибирск, Киев, Минск и многие другие.

Для обеспечения эффективной работы с заказчиками фирма Galika организовала собственные технические учебные классы, сервисный центр, а также демонстрационный зал, в котором представлены работающие экземпляры оборудования.

Компании Galika работает более чем с 30 зарубежными производителями промышленных систем, а продуктовая линейка компании представлена различными видами измерительного, электроэрозионного, шлифовального, фрезерного и токарного оборудование, а также оборудования для лазерной резки и обработки давлением. Помимо этого цикл продаж сложных технических систем кроме процессов обработки заявок, формирования коммерческих предложений, ведения договорной работы включает также контроль графиков платежей и поставок оборудования, а также взаимодействие с клиентом до завершения всех пуско-наладочных работ и обучения.

Отсутствие единой системы управления отношениями с клиентами в компании Galika в ситуации, когда продажи ведутся по 10 продуктовым направлениям, серьезно усложняло процедуру управления работой коммерческого отдела и снижало достоверность прогнозных данных по объемам продаж.

Для упрощения работы менеджеров, стандартизации процессов продаж, повышения оперативности работ по оформления сделок, а также в целях внедрения удобного инструмента для анализа коммерческой активности компании руководство Galika приняло решение о разработки корпоративной CRM-системы на основе решения Microsoft Dynamics CRM.

Проект внедрения Microsoft Dynamics CRM стартовал в компании Galika в сентябре 2006 года. В качестве консультанта по внедрению и настройке CRM-решения в соответствии с технологией продаж промышленного оборудования выступила компания «НОРБИТ», имеющая большой опыт работы в области разработки и внедрения CRM-систем для автоматизации процессов продаж и обслуживания в сервисных, торговых и дистрибьюторских компаниях.

Microsoft Dynamics CRM была рекомендована специалистами компании «НОРБИТ» в качестве платформы для разработки корпоративной CRM-системы фирмы Galika, поскольку решение Microsoft предоставляет широкие возможности по доработке системы без существенного увеличения затрат на внедрение, а также позволяет гибко настраивать различные бизнес-правила, отчетные формы и интерфейсы системы, при этом система обладает достаточной функциональностью для решения коммерческих и маркетинговых задач крупной сервисной компании.

«С Microsoft Dynamics CRM мы смогли познакомиться на примере тестового проектного решения, разработанного специалистами компании «НОРБИТ» в целях презентации возможностей Dynamics CRM. По нашим оценкам, с точки зрения функциональных и технологических возможностей Dynamics CRM в полной мере отвечала основным задачам разработки корпоративного CRM-решения – автоматизация основных операций по работе с клиентами, разработка и внедрение типовых циклов продаж для различных групп оборудования и создание информативных и удобных отчетных форм для анализа текущей ситуации. Естественно стоимость самого проекта внедрения Microsoft Dynamics CRM сыграла не последнюю роль при выборе решения».

CRM-решение фирмы Galika внедрено и используется в коммерческом отделе компании и предназначено для автоматизации управления продажами и поставкой оборудования, а также для ведения учета и контроля пуско-наладочных работ по текущим проектам компании. Руководство Galika и ведущие топ-менеджеры компании используют корпоративную CRM-систему для получения отчетных и прогнозных данных по продажам, сделкам, общей ситуации на рынке и активности менеджеров компании.

Функциональный контур CRM-системы фирмы Galika включает ведение единой базы клиентов, иерархического каталога продуктов, хранение истории взаимоотношений с заказчиками, а также документальное обеспечение сделок, в том числе ведение договоров и коммерческих предложений, контроль исполнения графиков платежей, сроков поставок оборудования и проведения пуско-наладочных работ.

«Корпоративное CRM-решение, разработанное для компании Galika - это пример достаточно удачного переноса действующего бизнес-процесса продаж в систему Microsoft Dynamics CRM. Фактически для повышения эффективности продаж оказалось достаточным оптимально организовать работу с информацией, необходимой для оперативного взаимодействия с заказчиком и быстрого принятия решений, например, разработать шаблоны спецификаций, механизмы обновления прайс-листов и курсов валют, автоматический перерасчет стоимости предложений, удобный иерархический каталог продуктов и прочие сервисы».

Поскольку процессы продаж компании Galika имеют свои особенности, стандартные возможности Dynamics CRM по управлению продажами были расширены за счет разработки новых сервисов и настройки дополнительных возможностей.

В частности для компании Galika специалистами компании «НОРБИТ» была разработана функциональность управления спецификациями, в том числе возможность упрощенного создания коммерческих предложений на основе шаблонов типовых спецификаций. Использование шаблонов спецификаций позволило ускорить и упростить процедуру подбора позиций по заявкам заказчиков, поскольку спецификации уже включают в себя некоторый типовой набор продуктов, который в случае необходимости может быть дополнен для каждого конкретного коммерческого предложения за счет позиций из каталога продуктов.

Для упрощения работы менеджеров компании с коммерческими предложениями НОРБИТ разработала в среде Dynamics CRM механизм автоматического пересчета стоимости предложений в зависимости от количества оборудования и выбранного вида валюты, при этом созданные в системе коммерческие предложения могут выгружаться в типовом для компании шаблоне в формат Microsoft Word и Microsoft Excel. Обновление курсов валют специалисты компании могут вести как в режиме On-line, так и вручную.

В CRM-решении для компании Galika был также видоизменен стандартный каталог продуктов, что позволило осуществлять поиск нужных позиций не только по артикулу и названию, но и по типам (измерительное, электроэрозионное, шлифовальное и прочее), и группам (станки, детали, оснастка, инструменты) оборудования, а это в свою очередь существенно упростило работу с каталогом.

За счет программы импорта цен, разработанной НОРБИТ, Galika получила возможность оперативно обновлять прайс-листы в соответствии с информацией, присылаемой головной швейцаркой компанией Galika AG. Программа импорта сконструирована таким образом, что позволяет обновлять только цены в случае совпадения артикульных номеров, а в случае отсутствия артикула – автоматически добавлять новые позиции в прайс-лист.

Существенно были доработаны возможности ведения договоров по сделкам, что позволило не только фиксировать в системе всю общую информацию по договорам, в том числе номер коммерческого предложения, стоимость договора, включая оборудование, обучение и пуско-наладочные работы, но и контролировать исполнение графиков платежей и сроки отгрузочных и пуско-наладочных работ.

CRM-система компании Galika также позволяет проводить аудит всех изменений в системе и помимо стандартных отчетных форм включает также дополнительные настройки для ведения аналитики:

• прогноз продаж по месяцам;
  
• отчет по количеству текущих незавершенных сделок с привязкой к ответственным менеджерам;
  
• анализ причин несостоявшихся сделок;
  
• отчет по состоянию исполнения договоров и срокам поставок оборудования с учетом графика платежей;
  
• отчет по итоговым суммам продаж по месяцам и видам оборудования.

Разработка корпоративной CRM-системы в компании Galika позволила:

• объединить информацию по клиентам и текущим сделкам в рамках единой информационной системы по всем направлениям работы коммерческого отдела;
  
• повысить скорость обработки входящих запросов и оформления сделок за счет настройки удобных форм поиска по каталогу продуктов, разработки типовых шаблонов спецификаций и настройки возможностей работы с коммерческими предложениями и договорами;
  
• повысить скорость обновления критически важной для проведения сделок информации – прайс-листы и курсы валют, за счет разработки автоматических инструментов импорта данных;
  
• повысить эффективность работы менеджеров по продажам за счет использования возможностей ведения актуальных планов по рабочим задачам и доступа ко всей необходимой информации для взаимодействия с клиентами;
  
• наладить оперативный контроль работы коммерческого отдела за счет разработки удобных отчетных форм и получения всей необходимой аналитической информации по коммерческой активности компании;
  
• повысить эффективность прогнозных данных по продажам и сделкам за счет повышения достоверности исходной аналитической информации.
  
  

«В настоящее время Microsoft Dynamics CRM поддерживает работу всех подразделений коммерческой службы компании, ведущих топ-менеджеров и специалистов административного отдела, в общей сложности в системе зарегистрировано 26 пользователей. Благодаря внедрению CRM-системы мы смогли формализовать и существенно оптимизировать бизнес-процессы продаж в компании, что должно позволить нам повысить эффективность управления коммерческой работой и вывести обслуживание клиентов на более высокий качественный уровень».

Дальнейшие направления развития корпоративной CRM-системы компании Galika пока не определены, однако руководство компании обсуждает возможность расширения действующей CRM-системы за счет внедрения модуля Сервисного обслуживания Microsoft Dynamics CRM, поскольку помимо продаж и настройки промышленного оборудования компания предоставляет целый комплекс услуги по гарантийному и сервисному обслуживанию промышленных технических систем.

На российском рынке CRM компания «НОРБИТ» представляет ведущую экспертизу по разработке и внедрению CRM-решений на основе программного продукта Microsoft Dynamics CRM. НОРБИТ является единственным российским партнером Microsoft, обладающим статусом Premium Partner по направлению Microsoft Dynamics CRM, и победителем конкурса Microsoft Dynamics CRM Awards 2007-2008 «5 Звезд».

В активе компании три крупнейших внедрения Microsoft Dynamics CRM в России - Страховой дом ВСК, группа компаний Энергобаланс и компания «Афиша», а также отраслевые CRM-проекты для ведущих игроков российского бизнеса: Группа компаний ЛАНИТ, Издательский дом «Альпина Бизнес Букс», радиостанции СИТИ-FM и Relax FM, КА «ДОМЕЛИ» и другие.

Отраслевые CRM-компетенции компании сосредоточены в отраслях информационные технологии, кадровые услуги, страхование, энергетика, торговля и дистрибуция, издательский и медиабизнес. Специалисты компании «НОРБИТ» также имеют опыт проектирования и внедрения информационных CRM-решений для торговых и дистрибуторских компаний, инвестиционно-финансового сектора, телекоммуникационных компаний, рекламных агентств, риэлтерского бизнеса и автодилеров.