Компьютер-Центр Кей (Columbus - решение для распределительного центра)

Microsoft Dynamics AX обеспечила региональный рост питерской розничной сети

Крупнейшая в Санкт-Петербурге торговая сеть «Компьютер – Центр «КЕЙ» использовала самописную ИТ-систему, не обладающую достаточной гибкостью. Расширение размеров сети, планируемое значительное увеличение доли рынка, направленность на более полное удовлетворение запросов покупателей потребовали совершенствования информационных технологий компании. На платформе Microsoft Dynamics AX специалистами Columbus IT были построены два решения – для автоматизации бизнес-процессов центрального офиса и WMS-система для управления складским комплексом.

Ситуация

На протяжении последних лет компания «Компьютер – Центр «КЕЙ» динамично развивается, одновременно расширяя свое региональное присутствие и осваивая новые направления бизнеса (продажа компьютеров под собственной маркой). На фоне динамичного развития бизнеса существовавшая в «КЕЙ» система собственной разработки перестала соответствовать потребностям компании. С развитием рынка менеджерам требовалась все более разнородная информация для принятия решений, требовалась возможность самостоятельно конфигурировать аналитические отчеты и самостоятельно получать из базы данных необходимую аналитическую информацию. При этом часть рутинных операций оставалась неавтоматизированной. По словам директора по информационным технологиям «КЕЙ» Олега Вайнберга «старая система не позволяла использовать современные методы обработки данных, такие как, например, OLAP. Кроме того, построение региональных отделений потребовало создания системы с более широкими возможностями масштабирования. Очевидно, глобальная перестройка системы на устаревшей платформе была совершенно нецелесообразна».

Выбор решения

В итоге уже в 2004 году компания начала задумываться о необходимости внедрения ERP-системы. Решение подбиралось ИТ-директором "КЕЙ" Олегом Вайнбергом около года: изучались представленные на рынке системы, анализировался опыт других компаний, работающих в рознице. В итоге было выбрано решение Microsoft Dynamics AX и компания Columbus IT для его внедрения. "Columbus IT, можно сказать, нас просто убедил в том, что у них действительно есть хорошая команда, способная довести проект до конца, - говорит Олег Вайнберг. – Это стало одним из решающих факторов". Помимо этого одним из важных обстоятельств принятия решения о внедрении Microsoft Dynamics AX стало изменение бизнес-процессов компании «Компьютер центр «Кей» и, в частности, выход ритейлера на рынки других областей Северо-Западного региона. В представительствах также начала развиваться ИТ-инфраструктура, и переделывать собственную систему под особенности представительств, которые рано или поздно потребуют автоматизации бизнес-процессов, в компании сочли нецелесообразным.

«Основная цель проекта заключалась в том, чтобы консолидировать управление закупками и продажами, оптимизировать товарные потоки и получить в свое распоряжение мощный аналитический инструмент. Так как мы по праву считаем себя лидерами регионального рынка, мы хотели получить систему, полностью удовлетворяющую особенностям нашего бизнеса и при этом не утратить разработанные собственными силами ноу-хау», - отметил Олег Вайнберг. На решение в пользу Microsoft Dynamics AX повлияли следующие ее характеристики: более простая адаптация и модернизация системы по сравнению с решениями других вендоров, а также приемлемая цена.

Решение

Таким образом, в феврале 2004 года стартовал первый этап проекта – автоматизация центрального офиса на базе стандартной функциональности Microsoft Dynamics AX. Всего продолжительность установки ПО составила 8 месяцев. В эксплуатацию система была запущена 4 сентября 2005 года. В ходе проекта были автоматизированы важнейшие аспекты деятельности розничной сети: прогнозирование продаж, планирование закупок товара на основе полученных прогнозов продаж, ценообразование, планирование запасов – на складах и в магазинах (планирование ассортимента) на основе полученных прогнозов продаж, автоматизация процессов управления поставками, корпоративная отчетность при помощи OLAP-инструментов и т.д.

Автоматизация центрального офиса позволила компании «КЕЙ» консолидировать управление сетью и оптимизировать товарные потоки. Получив мощный аналитический инструмент и четкое представление о состоянии товаров на складе, топ-менеджмент компании определил следующую важную ИТ-задачу, диктуемую стремительным ростом бизнеса. Этой задачей стала автоматизация нового 4-х этажного складского комплекса, призванного обеспечить товарами сеть магазинов в Питере и в близлежащих регионах. Старый склад площадью 4000 кв. метров перестал соответствовать потребностям быстрорастущей сети, поэтому было принято решение о покупке нового комплекса, в два раза превосходящего старый по площади.

Одновременно с выбором подходящего помещения под распределительный центр руководство «КЕЙ» поставило перед консультантами Columbus IT задачу по созданию дизайна ИТ-решения будущего складского комплекса. Параллельно с разработкой дизайна компания Columbus IT проводила встречи со специалистами «КЕЙ», в результате чего было создано готовое техническое задание на внедрение WMS-системы.

WMS-система на платформе Microsoft Dynamics AX, предложенная компанией Columbus IT, полностью учитывала специфику деятельности «Компьютер-Центр «КЕЙ» и не требовала практически никаких доработок. Это решение, апробированное во многих российских розничных сетях, позволяло оптимизировать складское пространство, ускорить распределение товаров, сбор и упаковку грузов.

Определившись с помещением под складской комплекс и оттестировав новую WMS-систему, руководство «Компьютер-Центр «КЕЙ» решило перенести начало проекта по автоматизации нового распределительного центра на январь 2007 года. Такое решение было продиктовано желанием минимизировать потери от переезда склада и внедрения системы, так как в новогодние праздники наблюдается традиционный спад, связанный с каникулами поставщиков.

Таким образом, 2 января 2007 года проектная команда, состоящая из специалистов Columbus IT, бизнес-экспертов «КЕЙ», а также работников склада приступила к заключительной стадии проекта – автоматизации распределительного центра. В рамках проекта были изменены параметры учета товара: так, в старой системе при учете товара его габариты не играли важной роли, а в новой – наоборот, учитывалась конкретная ячейка, соответственно, необходимо было просчитать размеры каждого товара.

Результаты

Внедрение Microsoft Dynamics AX позволило автоматизировать работу центрального офиса компании, а именно центрального склада, коммерческой службы, отдела логистики и аудита и сервисного центра. Сейчас Microsoft Dynamics AX автоматизирует процессы товарооборота компании. Внедрение позволило «КЕЙ» решить ключевые задачи центрального офиса, включая прогнозирование продаж, планирование закупок товара на основе полученных прогнозов продаж, ценообразование, планирование запасов – на складах и в магазинах (планирование ассортимента) на основе полученных прогнозов продаж, автоматизация процессов управления поставками и др.

Реализуемая чуть позже WMS-система позволила "КЕЙ" более точно видеть состояние склада компании, знать, какой товар где лежит, как он движется. «Процесс участия специалистов склада в принятии решения, куда положить тот или иной товар, минимизирован — система сама анализирует оборачиваемость товара, наличие свободных мест, и выдает предложения, как разместить партию товара. Это позволяет более точно прогнозировать внутрискладские потоки и формировать заказы, заявки на отгрузку товара», - отмечает г-н Вайнберг.

В итоге сегодня система Microsoft AX, используемая "КЕЙ", являясь мощным аналитическим инструментом, позволила сети консолидировать управление закупками и продажами, оптимизировать товарные потоки. WMS-решение также стало набором мощных инструментов, каждый день помогающих эффективно организовать работу сотрудников, движение товаров и документов.

На сегодняшний день в системе центрального офиса работают 40 одновременных пользователей, а в WMS-системе – 20. Компания «КЕЙ» планирует развивать полученное решение в тесном сотрудничестве со специалистами Columbus IT Russia.