КонсОМ СКС (Directum)

Компания СТ Урал приступила к внедрению ECM-системы DIRECTUM в компании "КонсОМ СКС". Одной из особенностей проекта станет перевод в электронный вид ключевых документов проектной деятельности компании.

Основное направление деятельности компании "КонсОМ СКС" - реализация комплексных интеграционных решений в области ИТ-инфраструктуры и автоматизации крупных государственных структур, промышленных предприятий, банков, организаций малого и среднего бизнеса Уральского региона. С момента образования компанией реализовано более 570 проектов различного масштаба и степени сложности.

Динамичному развитию бизнеса и увеличению числа курируемых проектов в последние годы все чаще мешали устаревшие методы работы с документами. Из-за недостатков бумажного делопроизводства затягивались согласование и обработка документов, хранение важной и конфиденциальной документации было затруднено. Плюс ко всему компания остро нуждалась в единой системе управления взаимоотношениями с заказчиками и партнерами. Для преодоления сложившейся ситуации руководство компании приняло решение внедрить систему электронного документооборота.

Выбор системы DIRECTUM был обусловлен ее богатым функционалом и положительными примерами внедрения в проектных организациях (ОАО "Гипрогазцентр", ГУП "Проектный институт по проектированию городских инженерных сооружений "Ленгипроинжпроект"). В пользу системы свидетельствовало и наличие в регионе опытного партнера DIRECTUM – компании СТ Урал, - что позволяло стартовать проект внедрения в минимальные сроки.

Проект начался в декабре 2009 года, а уже к началу января 2010 года были завершены все подготовительные работы: проведено исследование бизнес-процессов, подготовлены проектные решения, обучены ведущие пользователи. Сегодня в компании осуществляется развертывание и настройка системы на рабочих местах пользователей.

В промышленную эксплуатацию система DIRECTUM будет переведена в конце февраля 2010 года. К этому времени в системе будут работать все сотрудники компании "КонсОМ СКС" - более 115 специалистов, включая руководство, которое получит возможность визировать и утверждать электронные документы с помощью ЭЦП.

В результате внедрения системы будут решены все ключевые задачи, связанные с документооборотом и взаимодействием: будут ускорены процессы, связанные с обработкой и движением документов, сокращено время на создание и поиск документов, автоматизирована работа канцелярии, введены новые механизмы контроля исполнения поручений, создана единая корпоративная база знаний, повышена информационная безопасность компании. Кроме того, в систему перейдет управление процессами, связанными с контролем деловых обязательств – это позволит более четко строить отношения с деловыми партнерами и заказчиками.

Также к этому времени полностью в электронный вид перейдет процесс согласования служебных записок. Особенностью этого процесса является то, что служебные записки выполняют функцию административно-технических документов в разрезе проектной деятельности компании "КонсОМ СКС". После внедрения DIRECTUM они будут создаваться и утверждаться исключительно в электронном виде.

Таким образом, с помощью системы DIRECTUM будет решен ряд важнейших бизнес-задач, связанных с документооборотом и взаимодействием в компании "КонсОМ СКС". Важным итогом внедрения станет формирование единого информационного пространства, что поднимет уровень корпоративной культуры сотрудников и оптимизирует взаимодействие как внутри компании "КонсОМ СКС", так и с внешними организациями.