Копейка (GESTORI Pro)

Особенности автоматизации мультиформатной сети "КОПЕЙКА"

В сети "Копейка" представлены три формата:

"экономичный супермаркет": 700-1.000 кв.м, ассортимент 2500 товаров, 7-9 POS в каждом магазине;

"экономичный гипермаркет": 2000-3500 кв.м, ассортимент 10.000 товаров, 18-25 POS в каждом магазине;

"магазин у дома": 300-400 кв.м, ассортимент 1000 товаров, 2-3 POS в каждом магазине.

В настоящий момент управление товародвижением осуществляется интегрированным программным комплексом, включающим в себя корпоративную информационную систему SAP R/3 и специальную версию информационной системы GESTORI Pro от компании FIT.

Оба взаимодействующих программных комплекса имеют централизованную архитектуру, что обеспечивает наиболее эффективную для распределенной сети систему управления.

Необходимо также отметить, что система GESTORI Pro выступает и в качестве централизованного кассового сервера, управляя всеми функциями торгового зала: обеспечением различных дисконтных программ, формированием актов переоценки, управлением специализированным оборудованием, сбором и обработкой данных, включая базу чеков с более чем 850 POS-терминалов.

Интеграция SAP R/3 и GESTORI проходила в два этапа.

1. Интеграция с финансовой составляющей SAP R/3.

2. Углубленная интеграция SAP R/3 и GESTORI на товарном уровне.

На первом этапе система GESTORI автоматизировала управление товародвижением в сфере внутренней логистики компании. На втором этапе система GESTORI исполняет роль ИС по управлению розничными продажами.

ПЕРВЫЙ ЭТАП ИНТЕГРАЦИИ

Зарубежный опыт показывает, что внедрение в торговых компаниях системы ERP чаще всего ограничено сферами финансов и бухгалтрии. В таких компаниях как Wal-Mart и METRO ERP-системы взаимодействуют со специализированными Retail-пакетами, которые решают задачи управления логистикой торговых залов. Тем не менее, опыт компании "Копейка" показал, что для форматов магазинов, которые они избрали, а это экономичные супермаркеты, возможна более глубокая интеграция.

На первом этапе интеграции SAP R/3 и GESTORI были решены стандартные задачи – те же, что и при интеграции с простыми бухгалтерскими пакетами, такими как 1С, БЭСТ и т.п.

О специфике создания информационной системы применительно к сети универсамов "Копейка"

рассказывает г-н Новиков В.Э., к. т. н., технический директор компании FIT.

Проект, начатый в 1998 г. одним из клиентов FIT, компанией "Фелма", которая приняла решение об организации дискаунтной сети универсамов "Копейка" (г. Москва), выделяется качественной новизной. Перед компанией FIT была поставлена многогранная задача – обеспечить:

* единое информационное пространство для принятия решений в реальном масштабе времени;

* возможность проведения консолидированной закупочной политики торгового предприятия (ТП) в любой момент времени на основе актуальной информации;

* максимальная автоматизация в решении задач пополнения запасов магазинов;

* возможность централизованного управления ценообразованием;

* "жесткое" управление ассортиментом;

* актуальный мониторинг функционирования ТП на любом рабочем месте, включая возможность эффективного удаленного доступа;

* обеспечение оптимальных предпосылок для концентрированного размещения управленческой инфраструктуры ТП;

* максимально возможное сокращение количества управленческого персонала в магазинах;

* оперативная консолидированная аналитика работы ТП.

Для обеспечения заданных условий функционирования, было принято решение об установке информационной системы GESTORI в конфигурации с единой, центральной БД. Для обеспечения удаленного доступа к БД были построены выделенные каналы связи, соединяющие центральный офис с распределительным центром и всеми магазинами.

О результатах внедрения

рассказывает г-н Дмитриев С.Ю., к. т. н., директор Департамента информационных технологий сети универсамов "Копейка".

Первый универсам "Копейка" был открыт 7 мая 1998 года. Опираясь на собственный опыт и опыт других российских предприятий по управлению сетевыми структурами, руководство Компании изначально ориентировалось на жесткое централизованное управление сетью универсамов. Данное обстоятельство предопределило и выбор централизованной схемы построения информационной системы с единой базой данных.

Главные итоги внедрения централизованной информационной системы находятся в сфере основного бизнеса:

* интенсификация всех внутренних логистических процессов: например, длительность цикла "заказ-поставка" от начала формирования заказа в универсаме до поставки его с распределительного центра не превышает 12 часов при номенклатуре около 1000 наименований;

* упрощение ценообразования: цена назначается один раз на один товар, причем эту операцию делают в центральном офисе до 20 часов, и на следующее утро в 9 часов ценники уже стоят в универсамах;

* полное исключение двойного ввода и двойного контроля информации;

* наличие исчерпывающей информации о взаимоотношениях с поставщиком: заказах, поставках, ценах, возвратах и т. д. вне зависимости от точки поставки в сети универсамов;

* возможность производить по централизованной схеме и прямые поставки в универсамы отдельных видов товаров (в данном случае длительность цикла "заказ-поставка" не превышает 18 часов);

* экономия высококвалифицированных кадров занятых в маркетинге, логистике и бухгалтерии за счет высокой автоматизации основных процессов и разделения персонала на аналитиков и операционистов в соотношении 1 к 4 (общая экономия высококвалифицированных кадров составляет в настоящее время до 25 человек, и данная тенденция усиливается с ростом числа универсамов).

Эксплуатационные расходы снижаются для централизованной информационной системы главным образов за счет:

* резкого снижения затрат на содержание персонала IT-служб, администрирование и сопровождение осуществляется из центрального офиса с редкими выездами на место. Так отношение численности IT-персонала к числу универсамов составляет 0,75, тогда как в традиционном случае этот показатель составляет более 2-х, и эта тенденция усиливается с ростом числа универсамов;

* существенного повышения надежности всей системы за счет использования высокотехнологичных программных продуктов (используемый комплекс GESTORI производства компании FIT построен на базе СУБД Progress), высокопроизводительных Alpha-серверов производства фирмы Compaq, современного телекоммуникационного оборудования фирмы Motorola, а также высококачественных каналов передачи данных фирмы "Голден Лайн". Централизация позволяет консолидировать расходы и, однократно приобретая технические решения высокого класса, экономить;

* использования современных "пограничных" технологий, таких как, например, "голос поверх IP". Данная технология с использованием аппаратуры фирмы Motorola без существенных дополнительных издержек позволяет на централизованной сети передачи данных организовать корпоративную телефонную сеть, стоимость эксплуатации которой близка к нулю в противовес поминутной тарификации, принятой в МГТС. Телефон МГТС используется только для переговоров с территориальными органами власти и со специальными службами города. Экономия от применение такой технологии позволяет покрыть от 40 до 70% затрат на аренду канала передачи данных до универсама.

Кроме перечисленных прямых выгод имеются также преимущества, которые трудно оценить в денежном выражении. Например, возможность содержания одного-двух IT-специалистов высокого класса на каждом из основных направлений работы.

Опираясь на опыт последних двух лет, можно сказать, что все преимущества централизованного построения управления сетью универсамов одновременно становятся заметными, начиная с 5-го…6-го универсама. И чтобы их получить, необходимо принять сложное управленческое решение – изначально строить систему управления сетью по централизованной схеме.

IT-персонал "Копейки" отвечает за бесперебойное функционирование всего спектра IT-оборудования, начиная с кассового оборудования, весов, сканеров, ЛВС и заканчивая офисной техникой (принтеры, ксероксы и т.п.), а также всего спектра программных решений.

ВТОРОЙ ЭТАП ИНТЕГРАЦИИ

На втором этапе интеграции SAP R/3 и GESTORI были найдены эффективные способы решения ряда сложных задач:

1. Синхронизация справочников, необходимых для управления розничными продажами, таких как товарные, структурных подразделений и т.д.

2. Организация импорта документов установления розничных цен на товары.

3. Усиление аудита розничных продаж с более чем 460 POS-терминалов перед экспортом в систему SAP R/3. 4. Организация экспорта розничных продаж в систему SAP R/3.

5. Реализация регламентного псевдо-on-line режима доставки продаж с касс в систему GESTORI.

Использование системы GESTORI в торговой компании "Копейка" на протяжении более чем 12 лет позволило менеджерам ритейлера отладить бизнес-модель, что существенно сократило объем работ по внедрению системы SAP R/3.

В результате реализации проекта глубокой интеграции систем GESTORI и SAP R/3 получено решение, сочетающее мощные функциональные возможности одной из самых эффективных ERP-систем и специализированные функции наиболее популярной в автоматизации российского сетевого ритейла системы GESTORI.