Электронные ресурсы Самарской области

В рамках «Плана мероприятий по развитию информационного общества и формированию электронного правительства в Самарской области на 2010-2012 годы» корпорацией ЭЛАР выполнен комплекс проектов по созданию электронных информационных ресурсов и переводу в электронный вид услуг ОГВ и государственных учреждений области.

Электронный архив ЗАГС Самарской области

Федеральный закон от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ не только закрепил за органами ЗАГС обязанность по исполнению прямых услуг, но и утвердил их в качестве ключевого источника сведений, необходимых прочим органам и организациям для предоставления государственных и муниципальных услуг. При этом сроки предоставления сведений жестко ограничены административными регламентами.

В 2011 году Правительством области принято решение о создании автоматизированной поисково-справочной системы «Электронный архив ЗАГС» и формированию электронного фонда записей актов гражданского состояния Самарской области для:

• оптимизации предоставления государственных и муниципальных услуг, оказываемых областными органами ЗАГС
• оптимизации предоставления сведений заинтересованным органам в рамках межведомственного взаимодействия
• обеспечения сохранности оригиналов архивных документов

В рамках проекта специалистами ЭЛАР был создан централизованный электронный архив Управления ЗАГС Самарской области на базе ECM-платформы Саперион, доступ структурных подразделений ЗАГС к которому осуществляется через корпоративную VPN-сеть. На электронный архив были возложены функции:

• ведения объединенного электронного фонда и его актуализации
• обработки и загрузки данных из модуля текущего вода документов
• интеграции с учетной системой ЗАГС
• ведения единых эталонных справочников и рубрикаторов
• автоматического формирования комплексных отчетов об использовании информационных ресурсов

Параллельно с внедрением архива в электронный вид был переведен бумажный массив в составе 1 832 998 актовых записей за период с 1976 года по 1997 год. Оцифровке подлежали исключительно первые экземпляры записей, находящиеся на хранении в территориальных органах ЗАГС и представляющие собой сшитые в книги формата А5 двухсторонние документы с рукописным текстом, зачастую в плохом состоянии. В целях обеспечения бесперебойной деятельности органов ЗАГС, сканирование актовых книг осуществлялось мобильными бригадами непосредственно в территориальных отделах, без изъятия из архивов.

После полученные электронные копии были проиндексированы по набору наиболее часто используемых для поиска полей и загружены в систему электронного архива. Причем при индексировании применялись собственные технологии ЭЛАР по обезличиванию персональных данных.

Результат

Создание электронного архива позволило не только повысить эффективность деятельности, но и решить главную задачу - сократить сроки предоставления услуг в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния и отработки межведомственных запросов, за счет быстрого доступа сотрудников к электронным копиям актовых записей и возможности составления произвольных подборок сведений по запросам других государственных органов и организаций.

Единая система управления архивным делом Самарской области

Поток обращений за информацией в архивные учреждения со стороны физических лиц, органов власти и организаций постоянно возрастает в связи с развитием информационного общества. Самарская область стала одним из первых субъектов РФ, решившим создать единое информационное пространство архивных учреждений региона.

В рамках проекта в 2011-2012 годах специалистами ЭЛАР была создана единая система управления архивным делом Самарской области, объединившая:

• Управление государственной архивной службы Самарской области
• Центральный государственный архив Самарской области
• Самарский областной государственный архив социально-политической истории
• Самарский областной государственный технотронный архив, включая лабораторию по созданию электронных копий документов и микрофильмов
• Самарский областной государственный архив документов по личному составу

В каждом архиве была внедрена специализированная система АИС ЭЛАР-Архив, обеспечившая полноценную автоматизацию процессов архивной деятельности:

• хранения и ввода индексной информации и графических копий документов
• учета приема и исполнения запросов пользователей и внутренних заявок
• обслуживания пользователей в читальном зале
• деятельности экспертно-проверочных комиссий

Была произведена оцифровка суммарно более 15 000 000 листов архивных описей и документов.

На завершающем этапе проекта специалистами ЭЛАР был разработан новый Интернет-портал государственной архивной службы СО, в состав которого вошли «Виртуальный читальный зал» и «Виртуальный стол справок» – модули АИС ЭЛАР-Архив, обеспечившие удаленное обслуживание и обработку запросов пользователей, поступающих посредством сети Интернет.

Результат

Таким образом, корпорацией ЭЛАР была не только автоматизирована деятельность архивных учреждений, но и создана централизованная точка доступа к ресурсам государственных архивов Самарской области, позволившая обеспечить предоставление услуг в электронном виде по V этапу. Сегодня пользователям направляются электронные копии подготовленных справок и выписок, сопровожденные информацией о точном времени и месте получения оригинала.

Развитием проекта предусматривается интеграция системы с Единым порталом государственных и муниципальных услуг, а также подключение к ней архивов муниципальных образований.

Электронный архив Министерства имущественных отношений Самарской области

Своевременный доступ к документам влияет на обоснованность принятия решения по управлению или распоряжению имуществом: вовлечению объекта недвижимости в арендную деятельность, приватизации пакета акций, предоставлению земельного участка под индивидуальное строительство и т.д.

С целью оптимизации внутренней деятельности и услуг по выдаче копий архивных документов, а также снижению рисков порчи и утраты архивных документов, Министерством имущественных отношений Самарской области было принято решение поэтапного перевода всего информационного потока, связанного с бумажными носителями, в электронный вид и внедрения специализированного хранилища электронных документов.

В рамках проекта в 2011 году корпорацией ЭЛАР создана система электронного архива на базе ECM-платформы Саперион, имеющей сертификат соответствия ФСТЭК по уровню НДВ-4 (с возможностью использования для защиты информации в информационных системах ПД до 1 класса включительно). Произведена оцифровка и загрузка в систему более 1 100 000 листов имущественных документов - приватизационных дел, а также приказов и распоряжений по основной деятельности. При этом была успешно решена задача корректировки устаревших используемых в документах адресов – все они были сверены и приведены в соответствие современному адресному справочнику.

Результат

Созданный электронный архив позволил значительно сократить сроки предоставления государственных услуг, связанных с имущественными отношениями, и упростить отработку межведомственных запросов, благодаря чему он стал одним из основных инструментов работы сотрудников Министерства, предоставив им возможность быстрого доступа к востребованной информации и документам.

В качестве развития проекта рассматривается расширение состава хранящихся документов, а также возможность интеграции электронного архива с элементами электронного правительства Самарской области – геоинформационной системой, что сделает электронный архив частью областной ИСОГД.