ЛонМади (Клеверенс: КИЗ)

2020: Группа компаний «Лонмади/Квинтмади» управляет складом запчастей JCB с помощью ПО Cleverence

О заказчике

Склад — это сердце любой компании, которая производит или реализует какую-либо продукцию. Помимо товаров под заказы покупателей здесь хранят также товарно-материальные ценности для нужд организации, запасы и сырьё. Чем лучше выстроена система управления складом, тем большую прибыль получит компания. Но без современной системы учёта высоких показателей достичь будет сложнее.

«С 1991 года мы являемся официальными дистрибьюторами всемирно известных марок дорожно-строительной техники: JCB, Powerscreen, Terex Demag, GROVE, Deutz GROVE, Tadano, GOMACO и SENNEBOGEN. А также занимаемся продажей и обслуживанием авто от этих производителей. Компания "Лонмади/Квинтмади" сегодня занимает около 50% нишевого рынка в России. Основной наш продукт — дорожно-строительная техника JCB. Те самые жёлтые экскаваторы-погрузчики с крупной надписью бренда на кузове, которые можно увидеть на улицах крупных городов. Склад обеспечивает запасными частями, маслами и фильтрами в том числе наши собственные ремонтные зоны и механиков, работающих на месте», — рассказал Александр Шведов, исполнительный директор по линии сервиса группы компаний «Лонмади/Квинтмади».

Почти 70% от всего объёма запчастей и товаров «Лонмади/Квинтмади» получает с центрального склада JCB в Подольске. Остальное — из Китая и Турции: запасные части для дорожно-строительной техники JCB и других брендов, реализуемые группой компаний в рамках собственного бренда «ЛОНМАДИ Parts».

«Заказы покупателей отображаются на экране компьютера на трёх страницах. Для того, чтобы выполнить их все, нужно обработать большой объём документов — приёма-поступления и выдачи. Потому что мы получаем огромное количество продукции. Например, на прошлой неделе получили 40-футовый контейнер из Турции: около 600 единиц номенклатуры. И это не самая крупная поставка. В качестве основного бизнес-решения мы используем "1С:УПП", но вся складская документация до недавнего времени была на бумаге», — поделился Александр Шведов.

Задачи

Если правильно организовать бумажный документооборот, он будет не менее эффективен, чем учёт по штрихкодам. Даже несмотря на то, что придётся задействовать более компетентных и ответственных сотрудников. Но при больших объёмах товара и большом штате, компания не может полагаться только на профессиональные качества работников. В данном случае более жёсткая система управления складом, в рамках которой даже новички не будут совершать ошибок, позволит получить более высокие результаты работы.

Первые шаги к автоматизации

Центральный офис группы компаний «Лонмади/Квинтмади» располагается в деревне Елино Солнечногорского района с 2016 года. В нём разместился ряд подразделений, отвечающих за жизнедеятельность холдинга, включая головной офис, центральный склад, сервисные службы и офисы продаж.

«Мы не сразу поняли, что пришло время автоматизировать работу склада — товаров было меньше. И только благодаря чистому энтузиазму IT-отдела сначала внедрили сканеры штрихкодов, а затем сканирование непосредственно документов. Так как физическая необходимость во внедрении какого-либо программного решения и оборудования отсутствовала, то и прочувствовать все преимущества автоматизации склада мы не могли. Это выглядело бы искусственно, как некая надстройка над нашими бизнес-процессами», — рассказал исполнительный директор директор по линии сервиса ГК «Лонмади/Квинтмади».

Старые методы учёта и поиск новых решений

В течение нескольких лет сотрудники склада группы компаний «Лонмади/Квинтмади» вели учёт на бумажных носителях. Документы приёмки, отгрузки, перемещений товаров сначала распечатывали на бумаге, затем обрабатывали в 1С. Но с переездом в новый офис приоритетных задач прибавилось, что вызвало необходимость автоматизации процессов.

«Рынок программных решений большой. Продукт `Клеверенса` привлёк своей доступной и легко осваиваемой средой разработки мобильных приложений. Плюс в софте данного конкретного разработчика уже встроен com-объект, используя свойства и методы которого, мы могли бесшовно соединить ПО с нашей учётной системой 1С. Другими словами, нам нужен был продукт для гармоничной интеграции системы штрихкодирования в алгоритмы работы нашего склада выдачи, чтобы с его помощью можно было осуществлять приём товаров и комплектацию заказов посредством чтения ШК», — рассказал Александр Шведов.

Решение

Адаптировали опыт других компаний к собственным потребностям

Что может быть проще учёта на бумаге? Одна пачка документов — новые заказы, вторая — готовые к выдаче клиенту. Но можно ли организовать такой механизм в электронном виде? Будет ли система учёта сразу списывать товар с остатков?

«Первоначально мы сделали так называемые визуальные очереди заказов на базе платформы `Клеверенс`. Нечто подобное можно увидеть в McDonald's и Burger King. Экран разделён на две части: в левой отображаются заказы на комплектацию, а в правой — уже готовые. При этом номер заказа исчезает с экрана после выдачи. Так как часто текущую загрузку склада определить очень сложно, внедрение визуальной очереди позволило нам оперативно реагировать в режиме онлайн на вызовы, связанные с поступлением большого количества заказов. Это было первое решение по автоматизации и визуализации выполнения складских операций», — рассказал исполнительный директор по линии сервиса ГК «Лонмади/Квинтмади».

Новый механизм выдачи заказ-нарядов

Внедрение софта и ТСД, настройку принтера, адаптацию мобильного клиента Cleverence к потребностям компании, а также настройку и доработку интерфейса выполнили специалисты группы компаний «Лонмади/Квинтмади». В настоящее время механизм обмена данными выглядит следующим образом: задание из 1С выгружается на мобильный компьютер, а после обработки возвращается в систему учёта.

«Второй проект реализовали немного позднее. В 2014 году я посетил компанию JCB в Великобритании. Дилер общался со своими инженерами-механиками через мобильное приложение. В двух филиалах использовали для этих целей смартфоны, в третьем — планшеты с ОС Android. Наш склад мы также перевели на выдачу заказ-нарядов в электронном виде на `мобильник` сотрудника. И кладовщик теперь может что-то записывать в документе, оставлять комментарии и фиксировать результат работы», — рассказал Александр Шведов.

Платформа Клеверенс от Cleverence и созданное на её основе приложение META (Mobile Engineer Task Application) позволяют управлять временем начала и окончания работ, паузами и временем в пути. Бланк любого заказа сотрудники ГК «Лонмади/Квинтмади» могут легко и быстро найти в архиве.

«Раньше нужно было потратить полдня на то, чтобы отыскать нужный заказ-наряд. Сейчас необходимость поднимать из архива бумажные документы полностью отпала. Ситуация кардинально изменилась и в плане общения с заказчиками: никакого больше неразборчивого почерка и нечитаемых букв — мы выдаём грамотно и корректно заполненную инженером-механиком версию заказ-наряда. Это, пожалуй, одно из главных преимуществ», — поделился Александр.

Оборудование для склада

Первыми терминалами сбора данных, которые приобрёл для работы на складе директор по линии сервиса Группы Компаний «Лонмади/Квинтмади», стали АТОЛ SMART.Droid. Одновременно с ним взяли и лазерный сканер для считывания 1D-штрихкодов. Впоследствии возникла необходимость сканировать 2D-коды и маркировку, и ТСД пришлось заменить на АТОЛ Smart.Lite.

«Нам пришлось "перевооружаться": адаптировать платформу Клеверенс к учёту DataMatrix кодов и знакомиться "Честным ЗНАКом". Предыдущая наша попытка внедрить систему штрихкодирования в начале 2000-х не получила логического завершения, и шесть принтеров Zebra 2824 в течение нескольких лет лежали без дела. Сегодня мы печатаем этикетки при помощи всё той же `Зебры`, но плюсом используем Bluetooth-принтер TSC. На двух складах у нас порядка 20 терминалов: 7 на складе "Квинтмади" и 12 на складе "Лонмади". Все операции кладовщики, где бы они ни находились — на масле, на шинном складе, в зоне хранения ковшей, ходовых частей — обязательно выполняют на ТСД», — рассказал Александр Шведов.

Усовершенствовали ПО

В программном обеспечении «Клеверенс» специалисты ГК «Лонмади/Квинтмади» доработали печать этикеток и приходные документы: сразу нанесённая на товар «Приёмная этикетка» с указанием места хранения значительно упрощает распределение продукции на стеллажах. Документ «Перемещение по ячейкам» также изменили в соответствии с потребностями склада. Без изменений остались только «Подбор заказа» и «Инвентаризация».

Небольшое сложности проекта по автоматизации склада

Первые сложности, с которыми столкнулись специалисты «Лонмади/Квинтмади», были связаны с развёртыванием сервера и печатью этикеток. На устранение неполадок ушло 2 месяца. И чтобы избежать повторной выдачи запасных частей, практически сразу запретили печать документов на бумажных носителях, оставив только электронные экземпляры.

«В начале внедрения мы провели несколько бессонных ночей в поисках ответов на наши вопросы. А когда так и не смогли найти решение, обратились в техническую поддержку разработчика. Специалисты `Клеверенса` быстро и по существу отвечали на наши запросы. Мы долго работали на старой версии сервера и мобильного клиента, потому что они более устойчивые. Я считаю, что не стоит трогать то, что и так прекрасно функционирует. И хотя я не люблю новые релизы из-за того, что в них всегда есть ошибки, нам всё же пришлось обновиться. И именно после обновления прошивки ТСД `Клеверенс` стал выдавать нам пустые ячейки при размещении товара. Мы так разместили на складе 300 позиций одним документом в пустоту: товар есть, а адреса хранения система не показывает. Очень много времени потратили, пока всё нашли. Больше так не делаем», — поделился рабочими моментами Александр Шведов.

Новый алгоритм работы

Шаг первый — договор о штрихкодировании продукции внутренними ШК «Лонмади/Квинтмади» в Турции перед отправкой в Россию. В РФ приёмку осуществляют на основании документа «Приём товара», наносят этикетку с местом хранения и размещают по ячейкам.

«Наши основных операций — подбор заказа, инвентаризация, перемещение по ячейкам, приём товара. Все их выполняем с помощью ТСД. Не нужно постоянно смотреть в монитор компьютера, забивая товар на полку. Не нужно весь приход сверять по листочку. Ведь прийти может и 300, и 500 позиций. А это не один лист. Мы просто раз в месяц делаем выборочную инвентаризацию. И раз в год полную — по всему складу. Если бы не `Клеверенс`, мы бы не были готовы к 1 ноября обрабатывать столько DataMatrix кодов. На двух складах у нас порядка 50 000 товарных позиций: `Лонмади` — около 26 тысяч, `Квинтмади` — 16 тысяч. Поартикульно по количеству штук — и того больше», — рассказал Николай Чумаков, заместитель руководителя департамента складской логистики компании «Лонмади/Квинтмади».

Шаг второй — штрихкоды наносят на все товары, которые приходят от поставщика непромаркированными. Для печати этикетки не нужно завершать документ поступления: достаточно нажать кнопку «Печать этикетки товара», и принтер выдаст готовую наклейку с адресом хранения и артикулом.

«95% работы кладовщики выполняют на терминалах сбора данных. Так как поставки от JCB Russia регулярные, товара приходит немного — до 60 позиций. Сначала в системе учёта формируем документ и выгружаем его на ТСД сотрудника. Он открывает задание и приступает к сканированию. Одновременно распечатывает на мобильном принтере адрес хранения. Далее физически размещаем продукцию по полкам и стеллажам. Так намного проще. Склад у нас по типу хаба: работает на пополнение запасов, на отгрузки товаров клиентам. Здесь же выездные механики, которые уезжают на ТО или срочные ремонты, получают всё необходимое. Ответственный выгружает на терминал задание, оно фиксируется номером в Клеверенс. А в 1С отмечается регион-получатель», — рассказал исполнительный директор по линии сервиса Группы Компаний «Лонмади/Квинтмади».

«Мы распределяем задания: кто-то пополняет склады в ОП и занимается клиентами из дальних регионов с отправкой сегодня, кто-то укомплектовывает товары для клиентов и выездных механиков с отправкой на следующий день. Задания кладовщики выгружают с ПК на ТСД в порядке живой очереди. В задании, которое сотрудник скидывает себе на ТСД, первым делом он заполняет графу "Клиент на ворота, номер машины". И только после этого начинает сборку товара. Обмен данными между 1С и подключаемым оборудованием настроили по Wi-Fi в онлайн-режиме», — рассказал Николай Чумаков.

Всего 4 часа на обучение

Сопротивление — естественная реакция на нововведения. Автоматизация складских и товарных операций пугает линейный персонал, потому что такой механизм работы непривычен. Но знакомый всем учёт «по бумажке» давно устарел. И как показывает практика, стоит только кладовщикам научиться вести учёт при помощи мобильных компьютеров, как сотрудники компании уже не хотят брать в руки бумажные накладные.

«Я за 4 часа обучил кладовщиков Ростовского филиала работать с `Клеверенсом`: распечатал и наклеил штрихкоды с адресами на полки стеллажей и объяснил, как размещать товар и выполнять приход, расход, поступления. Интерфейс мобильного клиента на ТСД очень простой. Сейчас ещё изредка показываю персоналу, где должны храниться винтики, гаечки, болтики, сварочная проволока, спецодежда. Бухгалтерию тоже обучал проводить годовые инвентаризации по регионам с терминалами. По всем возникающим вопросам звонят мне. Иногда я помогаю, иногда направляю в IT-отдел. В среднем нового сотрудника можно за час научить пользоваться ТСД. Дальше он спокойно работает самостоятельно. Нужна помощь — обращается к завскладом», — поделился рабочими моментами заместитель руководителя департамента складской логистики компании «Лонмади/Квинтмади».

Результаты

Влияние человеческого фактора, низкая скорость работы персонала, зависимость склада от конкретных сотрудников — самые распространённые сложности, с которыми сталкивается компания без автоматической системы контроля за движением запасов. Чем больше склад, тем более стабильное, быстродействующее и проверенное решение нужно. Автоматизация позволяет сократить расходы на возмещение ущерба по рекламациям клиентов, увеличить объёмы продаж, и одновременно ускорить работу всех подразделений.

«Мы получили массу преимуществ от внедрения `Клеверенса`. Это и более быстрая приёмка товара, и более качественные инвентаризации силами меньшего количества людей. Результат не может не радовать. Нам было важно иметь доступ к доработке приложения. Платформа Клеверенс такой доступ обеспечивает — код открыт. Считаю, что софт `Клеверенс` — это одно из самых лучших решений на рынке на сегодняшний день», — рассказал Александр Шведов.

Внедрение платформы «Клеверенс» позволило группе компаний «Лонмади/Квинтмади»:

• менее критично относиться к персоналу и не требовать от кладовщиков каких-то супер возможностей и способностей,
• отказаться от системы нумерации мест хранения, используемой во всех филиалах, и упорядочить и структурировать склады,
• легко контролировать качество работы того или иного подразделения, так как процессы приёмки и выдачи товара стали однотипными.

«Мы полностью отказались от бумажных носителей. Все заказ-наряды можно найти в любое время и отправить заказчику документ с максимально полной информацией о выполненной работе. Плюс мы теперь без проблем фиксируем время в пути, время начала и окончания работы, паузы. Программа простая, удобная и нравится пользователям», — подвёл итог Николай Чумаков, заместитель руководителя департамента складской логистики компании «Лонмади/Квинтмади».

Подсказки на ТСД помогают сотрудникам ГК «Лонмади/Квинтмади» не ошибаться: ТСД сразу сообщает, если товар распределили не на ту полку при приёмке. А на экране мобильного компьютера появляется уведомление, что поставщик прислал не тот товар и что продукции нет в документе поставки.

«`Клеверенс` тебе сразу после сканирования штрихкода скажет "положи туда". Мы хотим ещё больше усовершенствовать эту систему: у нас мезонин в четыре этажа, на каждом из которых по 9 линий, запчасти размещаются по востребованности. Например, первый этаж — самый ходовой, второй — менее ходовой, третий — ещё менее ходовой, четвёртый — совсем редко продаваемый. Уверен, что платформа Клеверенс позволит нам реализовать ещё не одну нашу задумку», — подвёл итог Николай Чумаков.