В МФЦ Волгоградской области внедрили подсистему мотивации сотрудников через показатели KPI

2021: Модернизация ГИС КИАР

В МФЦ Волгоградской области внедрили подсистему мотивации сотрудников через показатели KPI. Об этом компания Бюджетные и Финансовые Технологии (БФТ) сообщила 10 сентября 2021 года.

В МФЦ Волгоградской области регулярно проводится модернизация государственной информационной системы «Контроль исполнения административных регламентов предоставления государственных и муниципальных услуг Волгоградской области» (ГИС КИАР). Так, были внедрены модули, которые позволяют оценивать работу сотрудников через показатели KPI, а также создавать в системе графики работы и вести регулярный табельный учет рабочего времени сотрудников. Данные проекты были реализованы совместно с Компанией БФТ.

Для объективной оценки работы сотрудников МФЦ Волгоградской области был внедрен модуль, позволяющий количественно оценивать трудозатраты каждого специалиста на основании данных, которые зафиксированы в ГИС КИАР. Данное решение позволяет рассчитать, насколько хорошо сотрудник справляется со своими рабочими задачами, и с помощью этого расчета определить размеры мотивационной части его зарплаты.

В функциональном блоке KPI и мотивационных выплат предусмотрены следующие возможности:

• внесение исходных данных в карточку сотрудника для расчета показателей его деятельности: это информация о должности сотрудника, его окладе, надбавке за стаж, количестве отработанных дней и другие показатели;
• учет базовых показателей, которые определяют результат деятельности сотрудника в определенной области: количество отработанных дней и часов, принятых документов, консультаций, жалоб на специалиста, больничных листов и другие показатели;
• внесение дополнительных показателей для специалиста или подразделения;
• построение формул расчета мотивационных выплат. Для каждого вида специалистов есть возможность задать отдельную формулу;
• указание вознаграждения сотрудника за каждое действие в рамках оказания услуги (консультация, прием документов, выдача результата и пр.). Размер вознаграждения может устанавливаться в зависимости от услуги.

Таким образом, оценка результативности работы сотрудников происходит в полностью автоматическом режиме. Все необходимые данные – о сотрудниках, подразделениях, услугах, количеству обращений граждан и прочее – модуль KPI получает из основной базы данных ГИС КИАР.

Также в рамках модернизации ГИС КИАР был внедрен модуль, который позволяет создавать в системе графики работы сотрудников подразделений МФЦ и вести регулярный табельный учет их рабочего времени. Если ранее процессы строились на основе шаблонов, разработанных в MS Excel, то теперь это происходит в автоматическом режиме.

Как это устроено:

• Сотрудники разделяются на основной и вспомогательный персонал. Для основного персонала на каждый месяц создаются индивидуальные графики работы с указанием рабочих и нерабочих дней, рабочего времени. Для вспомогательного персонала на каждый месяц создается типовой график работы на основании производственного календаря.
• Для каждого сотрудника ведется учет плановых и внеплановых отсутствий: отпуск, больничный и пр.
• После подготовки графики работы на месяц проходят процесс согласования и утверждения с ответственными лицами и руководителями: отделом кадров, отделом методологии, руководителем сети МФЦ.
• На ежедневной основе в каждом подразделении производится заполнение табеля учета рабочего времени. Информация в табель вносится не вручную, а заполняется автоматически – на основании факта входа сотрудника в систему. Далее эти данные могут быть уточнены сотрудником, ответственным за табельный учет.
• Дважды в месяц табели учета рабочего времени проходят процесс сверки и согласования с ответственными лицами и руководителями: отделом кадров, руководителем сети МФЦ.

Процессы сверки, согласования и утверждения графиков и табелей фиксируются в электронном виде с использованием электронной подписи. Предусмотрен экспорт графиков и табелей в форме электронной таблицы. Сформированные данные также используются при расчете KPI.

Подсистема мотивации охватывает все подразделения и всех сотрудников МФЦ Волгоградской области. Благодаря модернизации ГИС КИАР появилась возможность без лишних трудозатрат и в автоматическом режиме оценивать работу каждого сотрудника и назначать соответствующее вознаграждение. Кроме того, многофункциональные центры Волгоградской области получили удобный инструмент, который облегчает рутинную работу по составлению графиков и табелей работы сотрудников.