Майский чай заварили на платформе Microsoft

Основание проекта

Компания «Май» ― один из лидеров инноваций в отрасли. С момента ее основания руководство Компании стремилось к постоянному совершенствованию и использованию передовых технологий управления. Еще в 1997 году Компания первой на российском рынке внедрила систему Navision. «Наша Компания использует лучшие мировые практики, ― отмечает Балабанов Александр, ИТ-директор Компании «Май». ― Это касается различных направлений работы и, в первую очередь, оптимизации бизнес-процессов и информационной поддержке нашей деятельности».

По мере роста Компании и усложнения бизнес-процессов, информационная система Компании развивалась вместе с бизнесом. В течение более чем 8 лет функционирования Microsoft Dynamics NAV ее поддержкой занималась внутренняя команда Компании «Май», которой удалось модифицировать систему для максимального соответствия индивидуальным бизнес-процессам компании.

В 2009 году было принято решение о модернизации информационной системы. За годы усовершенствований, архитектура Microsoft Dynamics NAV значительно усложнилась, ведь система поддерживалась и развивалась разными специалистами в течение долгого времени. Кроме того, решено было изменить подход к внедрению и развитию системы: менеджментом Компании «Май» было принято решение о максимальной адаптации собственных бизнес-процессов к лучшим практикам, заложенным в системе.

Выбор решения

Для выбора наиболее подходящей ERP-системы специалистами компании была проделана большая работа по анализу существующих на рынке решений. В результате была выбрана система Microsoft Dynamics AX благодаря высокой производительности и широкой функциональности в части процессов производства. «Выбирая ERP-систему, мы искали сочетание инновационности, передовых технологий и понимания отраслевой специфики. Все это реализовано в Microsoft Dynamics AX», ― подчеркивает Александр Балабанов.

Основной задачей внедрения стала автоматизация контура «выходной логистики»: предстояло оптимизировать и реализовать в системе Microsoft Dynamics AX процессы движения готовой продукции ― от конвейера и до отгрузки заказчику. Поэтому одним из главных критериев при выборе партнера по внедрению стало наличие экспертизы в торговых и логистических процессах, а также опыт успешных проектов в дистрибуции. В результате победителем тендера среди ведущих российских ИТ-интеграторов стал «КОРУС Консалтинг» благодаря огромному проектному опыту и наличию собственного отраслевого решения «КОРУС | Дистрибуция» на базе Microsoft Dynamics AX.

Ход проекта

«Известно, что один из главных факторов успеха внедрения ― это политическая воля руководства, его способность воодушевить весь коллектив для достижения целей проекта. В этот проект мы шли с полной уверенностью в его успехе, ведь руководство компании отнеслось к своим задачам более чем ответственно: стратегическим заказчиком со стороны Компании «Май» стал непосредственно Генеральный директор Игорь Лисиненко. Своим энтузиазмом он вдохновил весь коллектив на активную работу, инициировал серию презентаций ― о значимости проекта для Компании, ходе работ, достигнутых результатах ― для того, чтобы каждый сотрудник понимал, что работает на общее дело, на совместный результат», ― рассказывает Татьяна Наволоцкая, руководитель проекта со стороны «КОРУС Консалтинг».

«По моему глубокому убеждению, любой масштабный проект затрагивает абсолютно всех сотрудников организации. И проектная команда по внедрению ERP ― это тоже весь коллектив компании. Внедрение информационной системы ― это в первую очередь изменение мышления сотрудников, которое необходимо готовить еще до момента старта проекта. Только в этом случае новые технологии будут реально использоваться и приносить пользу бизнесу», ― уверен Генеральный директор Компании «Май» Игорь Лисиненко.

Целью проекта стала оптимизация и автоматизация важнейших для компании бизнес-процессов: обслуживания клиентов, складской и транспортной логистики. Новая система должна была обеспечить повышение прозрачности бизнеса, сокращение трудозатрат сотрудников на рутинные процессы и создать платформу для дальнейшего совершенствования компании.

Один из главных приоритетов Компании «Май» ― это высокий уровень обслуживания клиентов. Поэтому новая информационная система должна была стать надежным инструментом для соблюдения договорных условий и жесткой дисциплины поставок. С этой целью в Microsoft Dynamics AX была реализована система бронирования и резервирования: она обеспечивает наличие товара на складе как по видам клиентов, так и для каждого конкретного заказчика.

Также был создан гибкий инструмент, который существенно сократил время подготовки документации для клиентов Компании. В ходе работы с крупными торговыми сетями, российскими и зарубежными дистрибуторами компании «Май» часто требовалось предоставлять не только стандартный пакет документов, но также формировать ряд дополнительных. Для автоматизации этого процесса специалистами «КОРУС Консалтинг» был разработан уникальный механизм, позволяющий команде по обслуживанию клиентов самостоятельно настраивать любые печатные формы документов, в том числе и на иностранных языках.

Для сквозного учета товаров, в том числе и находящихся в процессе транспортировки, в Компании «Май» была создана система, позволяющая отслеживать статус отгрузки каждой конкретной упаковки чая. Более того, благодаря интеграции Microsoft Dynamics AX с ГИС (географической информационной системой) стало возможным определить точное местоположение каждой единицы продукции в пути. Интеграция систем позволяет значительно сократить время на подготовку транспортной документации для товара. Теперь в конце каждого рабочего дня из ERP в ГИС поступают заказы на доставку, а ГИС рассчитывает маршруты, формирует рейсы и возвращает в ERP информацию, на основе которой автоматически формируются товарно-транспортные накладные, доверенности для водителя и другие требуемые документы.

В проекте участвовала сильная команда со стороны заказчика ― она взяла на себя серьезную работу по интеграции ERP с системами EDI (обмена внешними коммерческими документами), ТСД (терминалами сбора данных) и ГИС.

«Нужно отметить, что внедрение системы в Компании «Май» потребовало от нас минимального количества доработок и кастомизаций. Ведь Microsoft Dynamics AX предлагает лучшие отраслевые практики организации дистрибуторского бизнеса, а бизнес-процессы в Компании «Май» также изначально были построены на их основе. Следование стандарту сейчас становится главным трендом в автоматизации, и в этом есть смысл: такой подход позволяет значительно сократить бюджет внедрения, расходы на техподдержку и дальнейшее развитие системы», ― резюмирует Татьяна Наволоцкая.

Мнение

"Известно, что один из главных факторов успеха внедрения ― это политическая воля руководства, его способность воодушевить весь коллектив для достижения целей проекта. В этот проект мы шли с полной уверенностью в его успехе, ведь руководство компании отнеслось к своим задачам более чем ответственно: стратегическим заказчиком со стороны Компании «Май» стал непосредственно Генеральный директор Игорь Лисиненко. Своим энтузиазмом он вдохновил весь коллектив на активную работу, инициировал серию презентаций ― о значимости проекта для Компании, ходе работ, достигнутых результатах ― для того, чтобы каждый сотрудник понимал, что работает на общее дело, на совместный результат", ― рассказывает Татьяна Наволоцкая, руководитель проекта со стороны «КОРУС Консалтинг».

�По моему глубокому убеждению, любой масштабный проект затрагивает абсолютно всех сотрудников организации. И проектная команда по внедрению ERP – это тоже весь коллектив компании. Внедрение информационной системы – это в первую очередь изменение мышления сотрудников, которое необходимо готовить еще до момента старта проекта. Только в этом случае новые технологии будут реально использоваться и приносить пользу бизнесу», - уверен Игорь Лисиненко.

Итог

Автоматизация контура выходной логистики позволила компании полностью перенести в систему работу с готовым товаром. Его движение ― от выхода с производства и до поставки клиенту ― четко контролируется системой и прозрачно для всех ответственных сотрудников. Это позволило компании поднять на новый уровень обслуживание клиентов, точность планирования, оперативность работы, и в целом ― управляемость бизнеса и его эффективность.

В системе работают более 180 пользователей. Сотрудники Компании «Май» отмечают, что команде «КОРУС Консалтинг» удалось сделать систему очень «дружелюбной» к пользователям: интерфейсы Microsoft Dynamics AX интуитивно понятны, удобны и не перегружены лишней информацией. Более того, работа в системе позволила сократить трудозатраты на рутинные операции: например, на проведение инвентаризации бухгалтерии теперь требуется в 10 раз меньше времени, чем до внедрения.

В планах руководства Компании «Май» ― дальнейшее развитие системы силами собственной ИТ-команды и консультантов.