«Корус Консалтинг» создал ECM-систему для «МегаФона»

2017: Создание СЭД для ОЦО

31 января 2018 года компания «КОРУС Консалтинг» сообщила о завершении проекта по созданию системы электронного документооборота для Объединенного Центра Обслуживания ПАО «МегаФон». Решением, созданным на платформе SAP Extended ECM by Open Text, пользуется 800 сотрудников ОЦО оператора связи.

Предпосылки

ПАО «МегаФон» создало ОЦО в 2016 году для централизации таких бизнес-процессов, как ведение учета и отчетности, финансового контроля и казначейства, части функций управления персоналом, планирования и сопровождения заказов, администрирования дебиторской задолженности и поддержки операций корпоративного бизнеса.

Одним из важнейших условий успешной работы cтруктуры было оперативное взаимодействие между ОЦО, филиалами «МегаФона» и его дочерними компаниями. Большой объем документов должен был передаваться в электронном виде в ОЦО для его последующей обработки в учетных системах, а затем, в обратном направлении – из ОЦО в филиалы и дочерние компании для их печати и подписания, в том числе средствами электронно-цифровой подписи.

В силу территориальной распределенности всех подразделений «МегаФона» без высокопроизводительной системы электронного документооборота с широкой функциональностью этот процесс занимал бы длительное время и приводил бы к частичной потере данных. Поэтому еще при создании ОЦО был инициирован проект по внедрению технологического инструмента, который бы позволил оперативно получать и обрабатывать документы, а также централизованно хранить их. Выбор был сделан в пользу платформы OpenText, которая уже использовалась оператором связи и зарекомендовала себя как с точки зрения существующей функциональности, так и наличием возможностей для интеграции с другими информационными системами, в частности, с учетной системой SAP ERP.

Ход проекта

Партнером проекта была выбрана ГК «КОРУС Консалтинг». В ходе проекта специалисты «КОРУС Консалтинг» автоматизировали на платформе SAP Extended ECM by ОpenText обработку более 500 видов документов, которые используются в «МегаФоне». Cреди них – договоры, закрывающие документы, бухгалтерские документы, авансовые отчеты, документы кадровой службы, отчеты и расшифровки.

Особенностью проекта стало максимальное использование стандартной функциональности платформы для ускорения сроков разработки и простоты последующих миграций решения на новые версии OpenText. При этом все задачи и требования функциональных заказчиков выполнялись в срок и в полном объеме. Подобный подход позволил запустить первую очередь СЭД в короткие сроки – через два месяца от старта проекта. Этому же способствовало и применение agile-подхода на начальном этапе проекта, когда собираемые требования функциональных заказчиков оперативно вносились в систему и выносились на ревью для утверждения или доработок.

Итоги проекта

Созданная СЭД поддерживает одновременную работу 3000 пользователей, при этом время отклика системы – не более 10 секунд. Решение OpenText интегрировано с существующими информационными системами, используемым в «МегаФоне»: учетной системой SAP ERP, платформой для управления персоналом SAP HCM, системой сканирования и распознавания документов, с инфраструктурой электронной подписи КриптоПро DSS, со складской и биллинговой ИТ-системами.

«Результаты, к которым мы стремились при создании ОЦО – оптимизация и унификация бизнес- процессов компании, внедрение клиентоориентированной культуры в сервисных функциях, повышение прозрачности операционной модели компании, улучшение масштабируемости бизнеса и повышение управляемости – были бы не достижимы без перехода на единый электронный документооборот. СЭД, в которой обрабатывается 45 тысяч документов ежедневно, позволила не только автоматизировать рутинные операции, увеличить прозрачность и контроль бизнес-процессов, четко распределить зоны ответственности участников процесса, но и стала дополнительным шагом к созданию многофункционального безбумажного сервисного центра.» Любовь Стрелкина, директор ОЦО ПАО «МегаФон»

2013: Создание системы управления электронными документами

9 сентября 2013 года компания «МегаФон» и SAP СНГ объявили об успешном окончании проекта создания платформы управления электронными документами на базе продукта SAP Extended ECM by OpenText. По предварительным оценкам экспертов SAP, решение принесет компании «МегаФон» экономические выгоды, сократив количество непродуктивных часов сотрудников.

В результате проекта, длившегося 11 месяцев, компания «МегаФон» построила систему управления корпоративными электронными документами, включающую КСЭДО (корпоративную систему документооборота) как составную часть. Благодаря созданию сквозных бизнес-процессов работы с документами компания смогла обеспечить руководство оперативной и надежной информацией для принятия решений, увеличить производительность сотрудников при работе с документами, сократив число непродуктивных часов на 20 – 40%, и уменьшить затраты на хранение информации как на бумажных, так и на электронных носителях на 10% - 25% в год. Проект реализовывался специалистами SAP Consulting и Open Text.

«МегаФон» является одним из трех крупнейших сотовых операторов России и обслуживает более 64 млн абонентов. Численность сотрудников компании составляет около 33000 человек. До начала проекта «МегаФон» затрачивала существенные ресурсы на расширение функциональности и обновление существующей системы документооборота.

«Документооборот – один из важнейших инструментов управления Компанией в целом. Старые бизнес-процессы документооборота перестали удовлетворять нуждам развивающегося бизнеса Компании. В результате было принято решение минимизировать количество бумажной работы и выбрать единую платформу электронного документооборота для всей группы компаний «МегаФон», - сказала Любовь Стрелкина, главный бухгалтер компании «МегаФон». – Решение SAP было выбрано по причине продуктивности, соответствия требованиям законодательства, удобства для пользователей и экономической эффективности. Немаловажным фактором выбора в пользу SAP Extended ECM by Open Text стала возможность интеграции с уже существующими в компании решениями SAP. В состав проекта вошли основные блоки решения SAP Extended ECM by Open Text по управлению корпоративной информацией, включая управление документами, архивирование, маршруты согласования, управление записями и т.п.».

«Особенностью данного проекта являются его уникальный масштаб, сроки и состав участников. Если говорить о масштабе, то результаты проекта уже эксплуатируются во всех филиалах группы компаний «МегаФон». Сжатые сроки (менее года до продуктивного старта) и большое количество участников потребовали применения лучших практик управления проектами. На старте проекта была разработана стратегия автоматизации документооборота, которая определила направление для развития системы всей группы компаний «МегаФон». В результате проекта заказчик получил универсальную платформу документооборота, поддерживающую возможность дальнейшего развития функциональности и роста количества пользователей для упрощения поддержки решений в будущем и обеспечения эффективности бизнес-процессов даже с учетом роста компании. Основным результатом проекта для SAP Consulting мы считаем полученный нами опыт успешного создания крупной системы управления контентом и управления подобными проектами», – рассказал Ганрио Роман, директор по консалтингу и обучению, SAP СНГ.

Внедрение данного решения позволило автоматизировать жизненный цикл входящей и исходящей корреспонденции, минимизировать ручные операции, связанные с отправкой и получением документов между дочерними структурами, создать архив абонентской документации, Автоматизированы функции работы с абонентскими документами – договорами с абонентами, запросами клиентов на протяжении всего жизненного цикла – регистрация, сканирование, распознавание, ввод электронных образов, учет бумажных экземпляров, контроль сроков хранения, процедуры уничтожения, поиск и доступ к сканированным копиям. Ежедневно только в столичном филиале компании «МегаФон» более 72000 абонентских документов поступают в абонентский архив. Интеграция абонентского архива с биллинговой системой позволяет избежать двойного ввода реквизитов абонентских документов и обеспечить возможность уничтожения договоров с истекшим сроком действия, разгружая тем самым бумажный архив компании.

Благодаря SAP Extended ECM by Open Text повысилась эффективность деятельности компании за счет своевременного предоставления надежной информации руководству для принятия управленческих решений, сократилось время доступа к информации, автоматизировалась процедура сдачи документов в архив, усовершенствовался учет и контроль перемещения документов в компании. Кроме того, по консервативным оценкам, за счет сокращения использования бумажных носителей «МегаФон» помогает сохранить до 30 деревьев в день.

В данный момент идет тиражирование системы на филиалы группы компаний «МегаФон» в соответствии со стратегией автоматизации документооборота, разработанной консультантами SAP Consulting.