Международный Аэропорт «Уфа» внедрил систему Lexema ERP

Предпосылки проекта

АО «Международный аэропорт «Уфа» - один из крупнейших аэропортов Приволжского федерального округа, связывающий воздушными линиями десятки городов Российской Федерации, стран СНГ и дальнего зарубежья. Предприятие постоянно развивается и совершенствуе т свою деятельность по обслуживанию авиакомпаний, перевозке пассажиров, багажа и грузов.

В 2009 году согласно стратегическому плану развития было принято решение о внедрении системы бюджетного управления, с целью регулирования расходов предприятия для получения определенных целевых показателей, установленных собственником. В круг решаемых задач системы бюджетирования должны были войти планирование, регулирование и контроль исполнения основных финансово-экономических параметров предприятия, таких как доходы, расходы, прибыль и потребность в денежных средствах.

ОАО «Международный аэропорт «Уфа» ведет бухгалтерский учет в системе "Лексема".

Система управления предприятием включает в себя:

• Учет договоров
• Банк, Касса, векселя
• Выставление счетов, выписка актов, счетов-фактур
• Настройка интеграции с BOSS, с Клиент-банком,
• Складской учет
• Учет кредиторской/дебиторской задолженности
• Расчеты с подотчетными лицами
• Книга покупок, книга продаж
• Учет ГСМ
• Учет спецодежды
• Генерация OLAP-сервера, создание многомерных анализов
• Учет основных средств
• Учет валютных операций
• Калькуляция себестоимости
• Выставление счетов-фактур, кассовый модуль по гостинице
• Выставление счетов-фактур, кассовый модуль по турагентству
• Интеграция с базами данных по учету электроэнергии, газа, связи
• Налоговый учет
• Главная книга
• Учет в автохозяйстве. Учет путевок, расчет расхода топлива по нормам
• Учет движения бланков строгой отчетности
• Финансовое планирование
• Формы бухгалтерской отчетности
• Увязка с системой расписаний
• Контроль исполнительской дисциплины
• Налоговый учет

Было принято решение, что бюджетное планирование и управленческий учет целесообразно вести в том же программном продукте.

Ход проекта

Для работы над проектом была сформирована команда, состоящая из топ-менеджеров, специалистов финансово-экономических и информационно-технических подразделений аэропорта и разработчиков Лексемы – специалистов ЭкоСофт, тесно сотрудничающих для достижения общей цели. Перед участниками проекта были поставлены следующие задачи: формирование годовых бюджетов (доходов и расходов (БДР), движения денежных средств (БДДС), планов закупа, капитальных вложений), ежемесячное планирование потребности в денежных средствах, контроль и анализ исполнения планов, построение планового баланса.

В тот момент очень остро стояла проблема контроля и регулирования расходов предприятия, сохранения рентабельности и платежеспособности. В первую очередь был необходим механизм для эффективного управления движением денежного потока, который позволил бы оценивать потребности служб в деньгах, а также возможности предприятия. Создание платежного календаря на месяц, то есть календарного графика поступлений денежных средств на расчетный счет или в кассу и графика расходования денежных средств, решило данную проблему. Центры финансовой ответственности создают заявки на оплату на следующий месяц, в которых отражают плановую потребность в деньгах, и согласуют их в системе электронного документооборота. На ежемесячном заседании бюджетного комитета, согласно плановому остатку денежных средств и плану поступлений, утверждается плановый бюджет на месяц, сформированный из заявок подразделений. При появлении незапланированной потребности в денежных средствах в текущем месяце, создается корректирующая заявка, которая также проходит согласование в системе электронного документооборота. Решение об утверждении или отклонении данной заявки принимается индивидуально ответственным лицом на завершающем этапе маршрута. Служебная записка, на основании которой формируется платежное поручение, в обязательном порядке ссылается на утвержденный план, а сумма всех служебных записок по одной заявке не должна превышать плановой.

Разработка и внедрение системы бюджетирования началась именно с этого модуля, так как он понятен всем пользователям и позволяет при сравнительно небольших затратах в краткие сроки получить значительные эффекты, такие как предвидение кассовых разрывов, выделение приоритетных и второстепенных расходов, финансовая дисциплина на предприятии. Все это обеспечивает предприятию финансовую устойчивость и платежеспособность.

Вторым этапом внедрения системы было создание годовых бюджетных планов. На предприятии существовал опыт по планированию БДР, который формировался на основании заявок подразделений, предоставленных на бумажном носителе, а также по статистике прошлых лет. На основании этого плана подготавливался БДДС. Появилась идея связать все бюджеты, относящиеся к одному бизнес-процессу, в одной заявке. Например, заявка на услуги содержит графики списания затрат и перечисления денежных средств подрядчику. В сжатые сроки были разработаны различные типы годовых заявок, соответствующие бизнес-процессам предприятия. Все заявки регистрируются в системе центрами финансовой ответственности и после согласования по электронному документообороту рассматриваются и утверждаются на заседании бюджетного комитета. Интерфейс для утверждения бюджета отображает основные финансово-экономические показатели (доходы, расходы, прибыль, остаток денежных средств на расчетном счете), которые изменяются в интерактивном режиме при утверждении или отклонении заявок.

В 2010 году была запущена упрощенная модель бюджета, для того чтобы проверить саму идею подобной модели. Для того чтобы появилась именно возможность, а не иллюзия управления бюджетами, во всех фактических документах настроены обязательные ссылки на годовой план, контроль превышения сумм, а также соответствие аналитик по плану и факту. Для оперативного внесения изменений в бюджеты используется механизм корректировки. Корректировка выглядит как обычная заявка, но имеет дополнительную возможность списания утвержденных сумм из других заявок, переноса запланированных сумм из месяца в месяц, увеличение бюджета по одной статье, группе материала за счет уменьшения по другой. Согласование и утверждение каждой корректировки проходит индивидуально согласно маршруту документооборота.

Существующая на тот момент система ежемесячного планирования БДДС была также адаптирована под систему годового бюджетирования. Теперь все заявки на оплату в Лексеме в обязательном порядке ссылаются на годовые заявки, контролируется превышение сумм.

2010 год показал, что данная система жизнеспособна. К моменту формирования плана на 2011 год система активно развивалась. Система бюджетирования дополнена планированием капитальных вложений, закупа и остатков материалов на складах, разработана система лимитирования БДР по статьям. В форму утверждения бюджета добавлен автоматизированный расчет плана основных налогов предприятия (НДС и налог на прибыль) на основании утвержденных заявок.

На основании каждой заявки автоматически формируются проводки в плановый баланс с показателем «План». Фактические документы даются проводки в баланс в том же плане счетов и с теми же аналитиками, но с показателем «Факт». На основании журнала плановых и фактических проводок формируется оборотно-сальдовая ведомость, отчет о прибылях и убытках, плановый бухгалтерский баланс и другие плановые и план-фактные аналитические формы в любых разрезах.

Разработана аналитическая форма «План-фактный анализ». Она отображает различные бюджеты (годовой, квартальный и оперативный) и содержит авто-матизированную финансовую модель, которая может строиться на основании плановых, фак-тических сумм в любых разрезах. «План-фактный анализ» помогает топ-менджерам и специалистам финансово-экономических служб в принятии управленческих решений.

Итоги проекта

Таким образом, в 2011 году в ОАО «Международный аэропорт «Уфа» была сформирована полноценная система бюджетного управления, отвечающая основным потребностям предприятия. Благодаря внедрению системы бюджетирования, повысилась финансовая дисциплина предприятия, бизнес стал более «прозрачным» для руководства, а также появилась возможность оперативного регулирования потребностей предприятия для достижения определенных значений прибыли, утвержденных собственниками.