«Международный аэропорт Минеральные воды» ускорил согласование договоров с помощью «1С:Документооборота»

Специалисты компании «Макрософт» завершили в конце 2015 года создание системы электронного документооборота в «Международном аэропорту Минеральные воды». Система «1С:Документооборот 8 Корп» объединила работу более 50 структурных подразделений предприятия. По итогам проекта унифицированы формы документов, четко прописаны правила их оформления, хранения и обработки. По отзыву заказчика, объем бумажного документооборота сокращен на 60%. На поиск нужного документа в архиве уходят теперь не часы, а минуты. Более чем в 1,5 раза ускорилось согласование договоров.

«Международный аэропорт Минеральные Воды» — аэропорт Ставропольского края и Северо-Кавказского федерального округа. Аэропорт находится на 16 месте по объёму пассажирских перевозок в России по итогам 2014 г. За 12 месяцев 2014 г. аэропорт обслужил 1 921 669 пассажиров.

Ранее документооборот в компании не был автоматизирован. Сотрудники вручную оформляли около 1000 документов ежемесячно. Совместная работа с документами была затруднена. Не всегда удавалось вовремя довести до сотрудников тот или иной приказ, инструкцию или поручение. Для того чтобы согласовать документ, его приходилось по нескольку раз передавать из отдела в отдел в подразделениях, находящихся в разных концах города. На согласование договоров уходило около 2-3 недель. Кроме того, за все время работы аэропорта образовался огромный бумажный архив, на поиск нужных документов в котором тратилось слишком много времени.

Перед руководством предприятия остро возникла необходимость в наличии информационной системы, которая помогла бы систематизировать документы, ускорить их формирование и согласование, исключить утерю оригиналов, наладить контроль за сроками действия договоров, повысить исполнительскую дисциплину сотрудников.

Для управления и учета на предприятии уже используются решения на базе «1С:Предприятие 8», поэтому для создания системы электронного документооборота была выбрана ECM-система «1С:Документооборот 8 Корп». Партнером по внедрению стала компания «Макрософт». По итогам проекта в единой системе электронного документооборота работают более 50 структурных подразделений предприятия, в том числе территориально удаленные.

Это обеспечило возможность совместной работы над документами, повысилась оперативность исполнения задач. В сжатые сроки на предприятии была разработана вся нормативная документация по организации деятельности службы делопроизводства — должностные инструкции специалистов, положение о документообороте и делопроизводстве, положение о работе с договорной документацией. Упорядочен состав документов, все документы приведены к единому стандарту разработки и оформления. Сотрудники всех подразделений теперь используют только актуальные унифицированные шаблоны документов. Формирование документов упростилось и ускорилось. В то же время, организована удобная система учета и хранения всех (более 35 видов) документов предприятия. Оригиналы документов хранятся в архиве, а сотрудники работают с их электронными версиями. Права доступа к документам разграничены на основании должностных обязанностей специалистов. Поиск нужного документа в архиве занимает теперь не более пары минут, в то время как раньше на это мог уйти не один час. Сокращены затраты на расходные материалы, а также доставку и хранение документов. Согласование и утверждение документов переведено в электронный вид. Процесс согласования строго регламентирован, четко прописаны маршруты движения для каждого вида документов. В итоге согласование документов ускорилось, по оценкам заказчика, более чем на 50%. В системе назначены исполнители по каждому виду задач, настроена маршрутизация задач по ролям исполнителей. Например, заявку на оплату счета поставщику получит не один конкретный бухгалтер, а все ответственные сотрудники по этому участку работы.

Такая схема работы помогает предотвращать случаи утери документов или неисполнения задач из-за болезни или отпуска сотрудника. Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников: список задач теперь всегда под рукой на рабочем столе, сроки и последовательность действий заранее определены. Большее удобство при работе с документами обеспечивается установленным для руководителей мобильным приложением. В любое время и в любом месте с его помощью можно ускорить рассмотрение и согласование важного документа. Значительная часть рабочего времени управленческого персонала освободилась для решения других важных задач предприятия, рассказали в «1С».