Завершен первый этап внедрения Directum в компании «Мелькомбинат»

Проект:

Внедрение системы DIRECTUM в компании ОАО «Мелькомбинат»

Цель проекта:

повышение качества управления организацией и оптимизация процессов документооборота.

Используемые решения и сервисы:

• Классическое делопроизводство
• Рассмотрение и вынесение резолюций
• Ведение электронного архива документов
• Исполнение и контроль за исполнением документа по резолюции руководителя
• Управление договорами
• Согласование со специалистами неавтоматизированных филиалов посредством OverDoc

Особенности внедрения:

• сложная структура организации, включающая дочерние компании и филиалы;
• маршруты согласования и процессы контроля исполнения документов были модифицированы и дописаны.

Результаты проекта:

• сокращение сроков подготовки и согласования документов;
• обеспечение централизованного хранения документов и удобства поиска;
• повышение уровня прозрачности процессов документооборота;
• повышение уровня взаимодействия и эффективности деятельности персонала.

История проекта

Рассказывает Директор департамента ИТ ЗАО «Объединенная продовольственная компания», Управляющая компания ГК «Аграрный Союз», Мохов А.В.: - Руководство нашей компании в течение длительного периода изучало все имеющиеся на рынке системы электронного документооборота. В итоге выбор был сделан в пользу системы DURECTUM. Договор на услуги был заключен с компанией ТАНАИС, имеющий большой практический опыт. Основными задачами проекта были автоматизация наиболее приоритетных процессов компании:

• Регистрация входящей, исходящей корреспонденции, исполнение поручений Президента Управляющей компании и генерального директора ОАО «Мелькомбинат»;
• Работа с организационно-распорядительной документацией, создаваемой в управляющей компании и распространяемой по дочерним предприятиям;
• Согласование служебных записок с назначением исполнителей;
• Все этапы договорной работы, начиная от подготовки проекта, согласования и утверждения до контроля исполнения этапов договора.

Учитывая, что структура организации сложная, включающая дочерние компании и филиалы, маршруты согласования и процессы контроля исполнения документов были модифицированы и дописаны специалистами компании ТАНАИС. Удаленные организации при согласовании официальных документов активно используют OverDoc.

Во время реализации проекта в Учебном центре компании ТАНАИС прошло обучение рабочей группы, которая активно участвовала в процессе внедрения. Были проведены семинары для высшего руководства, руководителей департаментов и ведущих сотрудников Управляющей компании и ОАО «Мелькомбинат».

По итогам проекта:

• Все исходящие и организационно-распорядительные документы проходят согласование с помощью типовых маршрутов и регистрируются в журналах системы DIRECTUM.
• Поручения Президента Управляющей компании и генерального директора ОАО «Мелькомбинат» выдаются исполнителям в электронном виде и контролируются высшим руководством, которое активно работает в системе.
• На рабочих местах делопроизводителей и руководства установлены сканеры штрих-кодирования, облегчающие процессы поиска электронных документов в системе по их бумажным оригиналам для регистрации и подписания.

Развитие проекта:

• техническая поддержка системы;
• внедрение системы DIRECTUM в остальных предприятиях холдинга.