«Московская Пивоваренная Компания» внедрила СЭД на базе EOS for SharePoint

2018: Завершение проекта

4 июля 2018 года компания «ЭОС» сообщила о том, что «Московская Пивоваренная Компания» завершила внедрение на своем предприятии системы электронного документооборота на базе продукта EOS for SharePoint.

Московская Пивоваренная Компания

На первом этапе, с февраля 2015 по май 2016 года, происходило наполнение системы: создание групп документов, картотек и маршрутов. В это же время в систему были внесены архивные договоры с 2008 года и таким образом создан полный реестр договоров, которые можно фильтровать, формировать из них отчеты для госорганов и внутренних нужд компании. При запуске системы в промышленную эксплуатацию в компании был издан внутренний локальный акт, придающий юридическую значимость СЭД.

На втором этапе, с ноября 2017 по февраль 2018 года, была начата интеграция EOS for SharePoint с основной ERP заказчика – MS Dynamics NAV. С этого времени в ERP ведется учет списания/порчи товара и выгрузка в СЭД, где он утверждается и возвращается в ERP. В этот же период предприятие перешло к использованию усиленной квалифицированной электронной подписи.

Третий этап начался в апреле 2018 года: это завершение интеграции с ERP в части создания карточек организаций и соглашений и их утверждения для проведения оплат и отгрузок, настройка сервиса проверки контрагентов, а также внедрение «Конструктора документов» для автоматизации работы с комплектами договорных документов и создания подробного реестра.

На июль 2018 года архитектура внедренного решения включает в себя около 40 групп документов: входящая и исходящая корреспонденция, входящие и исходящие иски, доверенности, претензии, приказы, пропуска, регламенты процедур, служебные записки, банковские гарантии, договоры (15 видов), документы отдела претензионной работы и другие. В системе создано более 140 маршрутов (процессов согласования). Количество пользователей – около 40% сотрудников компании: все офисные работники, часть сотрудников склада и других подразделений. Ежегодная нагрузка (по итогам 2017 года) составила более 15 000 документов и 23 000 проектов.

Основным итогом проекта для компании стало обеспечение прозрачности всех бизнес-процессов, сокращение сроков согласования и утверждения, так как оперативность является важным преимуществом и повышает клиентоориентированность. Также компания приобрела возможность удаленной работы с системой, в том числе через мобильные решения.

2014: Старт внедрения EOS for SharePoint

16 января 2014 года компания «Юниксофт» сообщила о финале пилотного проекта внедрения ECM-продукта EOS for SharePoint в Московской Пивоваренной Компании.

Предпосылки

До внедрения СЭД документооборот в нашей компании был организован без использования каких-либо технологических средств — все делалось на бумаге. К примеру, для утверждения документа сотруднику необходимо было обойти всех, кто участвовал в процессе согласования, чтобы получить их резолюцию — всё это сотрудник делал, теряя время на звонки для уточнения статуса документа, а затем на возможные повторные согласования при необходимости корректировать текст, а порой и на поиск потерявшегося документа, проверяя всю цепочку согласующих. Были у нас случаи, когда к согласующему выстраивались очереди, что, разумеется, влияло на рабочий процесс. Нас это не устраивало, и мы приняли решение об автоматизации документооборота, — рассказали в Московской Пивоваренной Компании

В качестве интегрированной системы управления на предприятии используется ERP-система MS Navision. Кроме этого, в МПК реализован корпоративный портал на MS SharePoint 2010. Вместе с тем, имеющиеся системы не обеспечивали в полном объеме компоненты эффективного менеджмента: рациональную организацию движения документов, обеспечение должного уровня исполнительской дисциплины и сокращение неэффективных временных затрат в документ-ориентированных бизнес-процессах. Специализированная СЭД/ECM-система должна решить эти задачи.

Выбор системы

В качестве системы управления документами выбрали EOS for SharePoint, срок внедрения пилотного пакета определили до конца 2013 года (общий срок реализации проекта 1,5 месяца).

СЭД должна была стать инструментом, с помощью которого мы могли бы наладить контроль и мониторинг исполнения документов и поручений — это очень важно для нашей компании, которая работает в условиях регламентированных сроков согласно бизнес-процедурам. Результатом усиления контроля в компании должно было стать повышение административной дисциплины работников всех категорий. Так что мы очень вдумчиво выбирали решение: для нас важны были функциональность и быстродействие, хорошее соотношение цены и качества, простота и дружелюбность интерфейса, профессиональная и своевременная техподдержка продукта. В результате выбор был сделан в пользу EOS for SharePoint, — обосновали выбор решения в Московской Пивоваренной Компании

Задачи проекта

Заказчик определил основные контуры проекта:

• внедрение электронного документооборота на этапе согласования проектов документов (договоров, заявок и др);
• усовершенствование технологий и процессов работы с документами, включая обеспечение возможности совместной работы, оптимизация процессов движения документов;
• контроль сроков исполнения и временных затрат на движение документов в компании;
• организация централизованного корпоративного электронного хранилища документов;
• после освоения EOS for SharePoint – ее интеграция с ERP-системой.

Ход проекта

Специалисты компании «Юниксофт» провели исследование схемы движения документов в компании, изучили действующие правила. На начальном («пилотном») этапе решено внедрить 20 лицензий категории «Участник» и 10 – «Читатель» (рабочее место с ограниченными возможностями). Настроили картотеки, создали справочники, группы документов и написали автоматические процессы.

• Февраль - апрель 2015: ввод в СЭД доходных договоров
• Апрель - ноябрь 2015: в СЭД около 20 групп документов
• Май 2016: входящая/исходящая корреспонденции Ввод в СЭД фиксации времени входа/выхода (для ускорения выписки пропусков)
• Июнь 2016: Ввод в СЭД документов регламентации деятельности на базе Business Studio
• Февраль 2017: Согласование изменения процессов СЭД в СЭД (28 изменений в СЭД за 4 месяца 2018 года)
• Апрель - июль 2017: судебная работа Ввод в СЭД согласования макетов этикеток.
• Февраль 2018: начало интеграции СЭД с ERP MS Dynamics NAV: в ERP ведется учет списания/порчи товара и выгрузка в СЭД, там утверждается и возвращается в ERP, начало использования квалифицированной электронной подписи
• Апрель 2018: старт проекта по внедрению конструктора договоров, по сервису проверки контрагентов, по интеграции СЭД с MS Dynamics NAV в части создания карточек организаций и соглашений и их утверждения для проведения оплат и отгрузок

Итог проекта

После тестирования процессов, компания «Юниксофт» провела обучение группы пользователей, в которую входили как производственный персонал, так и руководители, финансовые службы.

В декабре 2013 года система EOS for SharePoint версии 3.5 развернута на сервере и пользовательских рабочих местах. Организован основные группы документов, описаны базовые бизнес-процессы, связанные с документооборотом, проведено обучение пользователей.

Развитие проекта

Полноценное внедрение системы EOS for SharePoint началось весной 2015 года. С помощью компании-интегратора «Юниксофт» были сформированы первые группы документов, созданы картотеки для них и маршруты согласования. Переход на СЭД происходил поэтапно. Так, вначале на работу в СЭД был переведен лишь один департамент и только одна группа документов. Постепенно, с каждым кварталом увеличивалось как количество сотрудников, использующих СЭД, так и количество групп документов, согласование которых происходило в системе.

В мае 2016 года Московская Пивоваренная Компания перешла с версии 4.0 на 4.2, что было сопряжено с некоторыми незначительными трудностями. Например, новый интерфейс потребовал адаптации со стороны сотрудников, поэтому были небольшие сбои в работе проектов, созданных в предыдущей версии СЭД, а также иные технические вопросы, которые были успешно решены с помощью сотрудников «Юниксофт».

На этом развитие системы не остановилось: в 2017 году был запущен процесс использования функционала по поручениям. Также активно осваиваются другие возможности системы EOS for SharePoint, например, зоны общения и обмена информацией, воплощенные в виде тематических сайтов, различного рода библиотек и баз данных. Также был приобретен пакет ПО для работы на мобильных устройствах. Благодаря этому сотрудники Московской Пивоваренной Компании работают в СЭД на устройствах, базирующихся на платформе iOS – мы используем мобильное приложение iEOS.

Итоги развития СЭД

По состоянию на июль 2017 года настроено и используется 27 групп документов, создано более 120 маршрутов согласования, к СЭД подключена значительная часть сотрудников компании. По отзыву заказчика, удалось решить задачи, которые был обозначены в начале проекта.

Мы удовлетворены результатами. Система EOS for SharePoint отличается гибкостью и возможностью удовлетворения большинства запросов наших сотрудников разного уровня, хотя и не лишена некоторых недостатков. Но важно, что большинство из них можно устранить с помощью дополнительных опций, не входящих в «коробочный» функционал, подвели итоги проекта в Московской Пивоваренной Компании

По словам представителей компании-заказчика, поскольку еще не весь потенциал СЭД исчерпан, планируется расширять набор используемых функций. В частности, в дальнейшем в компании планируют полностью перенести работу по поручениям из области Outlook в СЭД, освоить функционал СЭД на мобильных устройствах, базирующихся на платформе Android. Кроме того, в Московской Пивоваренной Компании намерены продолжать переносить различные типы документов внутреннего документооборота в СЭД.

• Значительное сокращение времени согласования договоров и соглашений (с «неопределённо» до 2 р.д по нетиповым договорам на каждый этап, до 1 р.д по типовым договорам на этап). Согласование типового договора – от 6 часов.
• Отсутствие затрат времени на обзвон согласующих, чтобы найти документ, узнать о завершении согласования, забрать договор с листом согласования, отнести следующему согласующему
• Снижение потерь документов (около 10% договоров терялось)
• Единая база документов в разных статусах согласования (даже отклоненные)
• Возможность удаленного согласования договоров (RDS, мобильное решение)