«Первый БИТ» автоматизировал в МАМИ расчеты со студентами

Специалисты компании «Первый БИТ» автоматизировали в конце 2015 года в Московском государственном машиностроительном университете (МАМИ) процесс расчетов со студентами с помощью программы «БИТ.Вуз.Расчеты».

Некоторое время назад университету потребовалась комплексная автоматизация расчетов со студентами, которая позволила бы оптимизировать ведение бухгалтерского учета и работу с договорами студентов. Целью было снижение трудозатрат, временных и финансовых потерь, а также исключение ошибок, связанных с человеческим фактором. Были поставлены первоочередные задачи: своевременно отслеживать изменения кадровой информации по студентам; сократить трудозатраты и потери времени на ввод данных по оплатам; автоматически рассчитывать размер пени и штрафов при просрочке платежа для исключения ошибок и денежных потерь; выполнять массовые операции над договорами студентов (индексация оплат, групповое закрытие и т.п.); исключить дублирование функций между сотрудниками.

Кадровые сведения о студентах, такие как информация о договорах и оплате по ним, хранились в базе программного комплекса «БИТ.Вуз». Однако часть задач, связанная с работой со студентами, требовала дополнительной автоматизации.

Большое количество времени и сил отнимал ввод данных об оплате обучения. Отсутствовали механизмы расчета пени и штрафных санкций за просрочку платежа, что приводило к денежным потерям и ошибкам при ручном расчете пени. Терялось время на повторное занесение одних и тех же данных в разные системы.

Для решения этих задач были привлечены сотрудники «Первого БИТа», офиса «Москва, м. Семеновская». Многолетний опыт «Первого БИТа» в автоматизации учреждений системы образования, в первую очередь — вузов, сыграл решающую роль в выборе интегратора.

К уже имеющемуся функционалу специалисты «Первого БИТа» добавили программный модуль «БИТ.Расчеты со студентами». Это позволило облегчить и ускорить работу сотрудников вуза.

В рамках проекта была разработана новая функция «Расчет пени», давшая возможность рассчитывать размер пени и штрафных санкций, а также настраивать вид и размер штрафов индивидуально для каждого договора. Добавлены инструменты для оперативного отслеживания изменений кадровой информации, внесенной деканатами (зачисление, перевод с курса, академический отпуск, восстановление и т.д.). Разработаны процедуры загрузки и анализа информации по оплатам и автоматического распределения оплат по договорам студентов. Создан удобный инструмент для группового редактирования данных в договорах студентов. Учетные системы вуза объединены в единую базу. Сотрудники деканатов и договорного отдела получили доступ к информации о финансовой задолженности студентов, что избавило их от необходимости запрашивать данные в бухгалтерии и дублировать информацию в своих базах.

Как отмечается, проект был завершен в короткие сроки — за 3 месяца. По отзыву заказчика, объединение учетных систем в единый комплекс позволило избавиться от повторного ввода данных и значительно сократить трудозатраты и временные потери сотрудников вуза. Блок расчета пени позволяет оперативно начислять штрафы и пени за просрочку платежа студентами. Это освободило сотрудников от проводимых вручную расчетов и позволило избежать финансовых потерь. Массовые операции над договорами студентов и автоматическое отслеживание кадровой информации позволили сократить время, затрачиваемое на эту работу, и снизить количество ошибок в данных. Функция загрузки информации об оплате позволяет поддерживать базу в актуальном состоянии, избавляет персонал вуза от большого количества трудоемкой работы и также сокращает количество ошибок.

«Автоматизация расчетов со студентами позволила существенно снизить нагрузки на специалистов университета. Раньше параллельная работа в нескольких программах приводила к проблемам с синхронизацией данных и дублированию функций сотрудников. `Первый БИТ` помог нам устранить эти недостатки. Теперь разные подразделения, в том числе филиалы, ведут учет контингента студентов и оплаты учебы в едином программном обеспечении. Появились дополнительные возможности для планирования финансово-хозяйственной деятельности и контроля за задолженностью по оплате», — сообщила Екатерина Афонина, зам. начальника УЭФ университета машиностроения.