Московское Агентство Воздушных Сообщений (Directum)

Проект:

Внедрение системы DIRECTUM в компании «Московское Агентство Воздушных Сообщений»

Цель проекта:

внедрение собственной системы электронного документооборота в связи с реструктуризацией компании.

Автоматизируемые процессы:

• классическое делопроизводство;
• рассмотрение и вынесение резолюций;
• ведение электронного архива документов;
• исполнение и контроль за исполнением документа по резолюции руководителя Управление договорами.

Особенности внедрения:

значительный объем работ в сжатые сроки.

Результаты проекта:

• повысилась эффективность договорной работы;
• значительное сокращение бумажного документооборота, т. к. вся входящая корреспонденция регистрируется и отправляется на исполнение в электронном виде;
• значительное сокращение времени документооборота;
• создание архива электронных документов.

История проекта

После реструктуризации компании, появилась острая необходимость в самостоятельной системе документооборота. Была выбрана СЭД DIRECTUM, как система, наиболее отвечающая задачам компании, а исполнителем работ по внедрению была выбрана компания TANAIS.

Определенную сложность при внедрении внесли сжатые сроки проекта и ограниченный бюджет при большом объеме работ. В связи со значительным объемом работ, внедрение было разбито на 2 этапа: обследование и обучение рабочей группы и, вторым этапом, - автоматизация процессов документооборота и взаимодействия сотрудников. Работы по первому этапу начали с проведения обследования существующего в организации документооборота, в результате которого были описаны автоматизируемые бизнес-процессы для подготовки проектных решений. Для работы по реализованным процесса были обучены участвующие в них сотрудники, подготовлены подробные инструкции для осуществления ежедневных операций.

В результате проведения второго этапа внедрения была полностью автоматизирована работа по согласованию организационно-распорядительных документов, исходящих писем, служебных записок.

Для повышения эффективности договорной работы были использованы такие методы, как создание документов из шаблонов, подписание с помощью электронной подписи, штрихкодирование входящих и исходящих договоров, отправка и контроль подписания контрагентом. Вся входящая корреспонденция сейчас регистрируется и отправляет на исполнение в электронном виде.

Вот что в своем отзыве о проекте говорит управляющий директор ЗАО "Московское АВС", Курочкин А.В.: