Мурманское пароходство внедрило СЭД

"Мурманское морское пароходство" внедрило систему электронного документооборота и управления контентом CompanyMedia (разработчик – московская компания "ИнтерТраст").

В настоящее время СЭД функционирует на рабочих местах делопроизводителей, секретарей, менеджеров – около 80 сотрудников. В ближайшем будущем к системе будут подключены сотрудники юридической службы, а также руководство компании.

Поскольку сотрудники пароходства уже имели опыт работы с приложениями на платформе IBM Lotus Domino/Notes, на которой разработана СЭД CompanyMedia, внедрение системы прошло довольно быстро и легко. Специалисты компании "ИнтерТраст" провели обследование существующих бизнес-процессов компании и предложили варианты их оптимизации за счет CompanyMedia, сконфигурировали и установили на рабочих местах сотрудников пароходства систему, запустили ее в опытную, а затем промышленную эксплуатацию, обучили работе с ней технический персонал (администраторов системы и инструкторов, которые в дальнейшем сами обучили остальных пользователей работе в СЭД CompanyMedia). Проектная команда со стороны заказчика также продемонстрировала высокий профессионализм и знание современных информационных технологий электронного документооборота и методологии их внедрения.

Протестировав функционал CompanyMedia, специалисты "Мурманского морского пароходства" пришли к выводу об отсутствии необходимости дорабатывать систему и возможности внедрить ее типовую версию.

В целом, система позволила обеспечить информационную поддержку многих важных деловых процессов компании. Так, с помощью модуля "CompanyMedia-Обращения граждан" была организована работа с заявками бывших сотрудников на получение различных справок, копий трудовых книжек и других личных документов, выдачу материальной помощи и пр. В данном модуле заявки регистрируются, по ним назначаются ответственные исполнители и сроки исполнения, исполнители ставятся на контроль, настраивается периодичность напоминаний о выданных поручениях, регистрируются отчеты об исполнении и направляются авторам заявок вместе с необходимыми материалами. Таким образом, один модуль обеспечивает информационную поддержку всего комплекса связанных с данным видом работ процедур.

Модуль "CompanyMedia-Делопроизводство" позволил автоматизировать делопроизводство компании (централизованную регистрацию документов, выдачу по ним поручений и резолюций и контроль их исполнения, установку связей между документами, формирование дел, учет входящей корреспонденции и внутренней переписке, пр.).

Модули "CompanyMedia-Обращения граждан" и "CompanyMedia-Делопроизводство" были установлены на компьютерах делопроизводителей, секретарей и других предметных специалистов.

Для менеджеров среднего звена были закуплены лицензии на "CompanyMedia-Универсальное рабочее место", предназначенное для большинства сотрудников компании и руководителей всех уровней, т.е. для тех, кому важны не реквизиты, а содержание документа и ход исполнения поручений. Данный вид рабочего места позволяет его пользователям создавать проекты документов, коллективно работать над ними, хранить проекты документов и рабочие материалы в произвольной иерархии папок, согласовывать проекты документов, подписывать документы, направлять их на регистрацию; получать документы, выдавать и получать поручения, связанные и не связанные с документами и пр.

Для организации взаимодействия пароходства с контрагентами был приобретен модуль "CompanyMedia-Договоры".

На сегодняшний день CompanyMedia используют в основном предметные специалисты (секретари, делопроизводители) и менеджеры, ведется активная работа по вовлечению в работу с СЭД руководителей, а также других не подключенных к системе специалистов, чья деятельность связана с работой с документами.

В целом преследуется глобальная задача - организовать полностью электронный внутренний документооборот, что, как предполагает руководство предприятия, должно быть реализовано к концу 2012 года.