НК «Альянс» (система под заказ на базе CUBA)

С учетом требований НК «Альянс» («САНЕКО» г. Самара, «Печора-Нефть» г. Усинск, «ВТК» г. Томск) была разработана система электронного документооборота CubaDocs, созданная на базе платформы CUBA. В системе работают более двухсот сотрудников компании. Общий объем заключаемых договоров, проходящих через СЭД, превышает 5000 в год. Система постоянно расширяется и обновляется специалистами «Хоулмонт Самара» в зависимости от требований заказчика.

В результате внедрения системы, компания получила ряд преимуществ, а именно:

• ускорение процесса согласования документов (документ поступает на согласование одновременно ко всем согласующим сотрудникам);
• экономия времени сотрудников (необходимый документ можно согласовать, не выходя за пределы своего кабинета);
• прозрачность и контролируемость процесса согласования;
• надежность хранения документов (процедура архивирования защищает документы от потери);
• удобство аналитики финансовой деятельности организации;
• быстрый доступ сотрудников к необходимой информации (каждый сотрудник, имеющий доступ к системе, -может найти любой договор по множеству критериев);
• возможность доступа к информации, а также участия в процессе согласования документов из любой точки мира;
• экономия времени сотрудников бухгалтерии за счет автоматической выгрузки данных договоров в систему 1С;
• построение консолидированных отчетов по результатам деятельности подразделений компании.

Заказчик отмечает, что благодаря использованию системы электронного документооборота, ЗАО «САНЕКО» удалось на 90% сократить временные затраты сотрудников на согласование договоров. Соответственно, существенно снизились издержки, связанные с оплатой труда персонала, который до этого был загружен непрофильными задачами. Время обработки документов сократилось на 60-80 %.