Национальный статистический комитет республики Беларусь расширяет масштабы применения СЭД

Национальный статистический комитет республики Беларусь расширяет область применения системы электронного документооборота «Дело», разработанной компанией «Электронные офисные системы». Реализацией проекта занимается РУП «Центр электронного документооборота» БГУ (Минск).

Проект автоматизации делопроизводства стартовал в 2007 году. В 2010 году было принято решение о расширении области применения СЭД и запуске двух проектов по автоматизации документооборота. Целью первого проекта является создание Автоматизированной системы электронного документооборота (АСЭД) как самого Белстата, так и территориальных органов статистики: главных статистических управлений Брестской, Витебской, Гомельской, Гродненской, Минской и Могилевской областей, а также города Минска.

В рамках реализации проекта планируется создание единого информационного пространства, в котором пользователям предоставляется возможность совместной работы со всеми документами. При этом АСЭД Белстата автоматизирует не только традиционные делопроизводственные функции, но и предметную деятельность комитета, а также выполнение аналитической и справочно-информационной работы.

В новой системе обеспечена интеграция с системой защищенной электронной почты органов государственного управления Mailgov и Единой информационной системой контроля выполнения поручений Президента Республики Беларусь.

Второй проект нацелен на создание Базы готовых документов (БГД) Белстата. Это позволит стандартизировать и унифицировать процессы внутриведомственного ведения сводной статистической информации, а также соблюсти принцип «однократный ввод информации и многократное ее использование».

В ноябре 2010 г. в Национальном статистическом комитете Республики Беларусь была принята в опытную эксплуатацию корпоративная автоматизированная система электронного документооборота (АСЭД Белстата), построенная на платформе системы «ДЕЛО» компании «Электронные Офисные Системы».

Предполагается, что АСЭД Белстата объединит единой технологией работы все подключенные к системе органы статистики на республиканском, областном и районном уровнях и обеспечить соблюдение принципа «однократный ввод информации и многократное ее использование».

Основными целями создания АСЭД Белстата являются:

• рост эффективности деятельности структурных подразделений за счет за счет оптимизации технологических процессов обработки и движения документов;
• повышение качественного уровня работы сотрудников с электронными и бумажными документами;
• уменьшение времени, необходимого на выполнение различных операций с документами (регистрации, поиска, передачи и др.);
• ведение сквозного контроля исполнения документов;
• сокращение сроков исполнения документов;
• повышение исполнительской дисциплины сотрудников;
• постепенное снижение доли бумажных и увеличение доли электронных документов в общем документопотоке.

В июне – октябре 2010г. были выполнены следующие пусконаладочные работы по вводу в действие АСЭД Белстата:

• установка и настройка на рабочих местах пользователей клиентской части АСЭД;
• адаптация программного обеспечения АСЭД (шаблоны и отчетные формы для получения статистических данных по заданным критериям)
• обучение персонала Национального статистического комитета Республики Беларусь.

Пользователями АСЭД Белстата являются более 350 человек.

Использование АСЭД Белстата уже на данном этапе обеспечило:

• создание и ведение технологической базы типовых процессов обработки документов (структура базы отражает информационную модель системы управления организацией);
• автоматизированную регистрацию, размещение документов и информации в единой базе данных;
• единые инструменты создания, редактирования и обработки документов;
• контроль за исполнением документов и управленческих решений;
• стандартизацию форматов электронных документов внутри системы;
• интеграцию с системой защищенной электронной почты органов государственного управления «Mailgov», Единой информационной системой контроля выполнения поручений Президента Республики Беларусь;
• типизацию рабочих мест пользователей;
• формирование выходных документов и отчетов;
• защиту документов и информации от несанкционированного доступа на основе системы паролей и иерархии пользователей;
• контролируемое перемещение документов и карточек средствами электронной почты;
• доступ к информации и многопользовательскую работу с документами по локальной сети.

АСЭД Белстата поддерживает также предметный контур документооборота Национального статистического комитета Республики Беларусь. В настоящее время продолжаются работы по адаптации программного обеспечения по формированию выходных данных АСЭД, что позволит оптимизировать выполнение аналитической и справочно-информационной работы.