На платформе «Летограф» создан электронный архив Кызылординской области Казахстана

Компания «Летограф» сообщила о создании электронного архива города Кызылорда, одного из областных центров республики Казахстан на платформе «Летограф». В ходе проекта была внедрена система управления электронным архивом документов, выполнена поставка оборудования для потокового ввода данных (документные сканеры, принтеры этикеток и сканеры штрих-кодов), а также начаты работы по переводу всего фонда областного архива в цифровой формат. Результаты проекта скоро смогут оценить жители Кызылординской области при получении различных справок из областного архива, говорится в сообщении «Летографа».

Региональные архивы Казахстана обеспечивают хранение и доступ к большому количеству бумажных документов, требуемых для работы Центров обслуживания населения (ЦОН) страны. В десяти архивных учреждениях Кызылординской области (семи в районах и трех в областном центре) хранится более 600 тыс. бумажных документов, объем многих превышает 100 печатных листов, а количество документов постоянно растет. В процессе хранения и эксплуатации архивных документов со временем происходит износ ветхих документов, для восстановления которых приходится проводить реставрационные работы. Достаточно сложной является и задача поиска требуемого бумажного документа в таком массиве информации.

Для оптимизации деятельности областного архива, достижения экономии финансовых, трудовых и временных ресурсов организации было принято решение перевести архивные документы в цифровой формат. Планируется, что по завершении проекта поиск и предоставление требуемых документов будет происходить практически мгновенно, в то время как до старта проекта данная задача занимала 3-4 рабочих дня.

Победителем конкурса по выбору поставщика программного и аппаратного обеспечения электронного архива была признана компания «Летограф ИТ Консалтинг и услуги Казахстан», казахстанский офис российской компании «Летограф», разработчика и поставщика одноименной системы управления документами. Перед специалистами «Летографа» была поставлена задача в сжатые сроки разработать унифицированное проектное решение для автоматизации типовых операций по работе с документами. Решение должно было обеспечить надежное хранение и быстрый доступ к информации посредством веб-браузера с учетом прав доступа, отметили в «Летографе».

Функциональные возможности системы электронного архива должны были включать учет и хранение документов различных видов, в том числе электронных образов файлов. Решение должно автоматизировать ввод документов в систему с использованием механизма потокового ввода, а также создание и управление карточками документов и карточками дел архива. Сотрудникам архива требовалась возможность выполнения операций по обслуживанию бумажного архива, в том числе учета, хранения, определения местонахождения, поиска, организация выдачи дел. Электронный архив должен был обеспечить возможность классификации дел с использованием различного вида справочников, предоставить различные механизмы поиска дел и документов, а также построения различных статистических отчетов и отчетных форм.

Эксперты компании «Летограф ИТ Консалтинг и услуги Казахстан» реализовали проект за полтора месяца, разработав и внедрив информационную систему «Электронный архив» на платформе системы «Летограф». В ходе проекта был проведен монтаж аппаратного обеспечения: сканеров для нерасшитых документов, документых сканеров формата А3, сканеров штрих-кодов и принтера этикеток, также был установлен сервер с дисковым хранилищем размером 4 ТБ. Для сотрудников архива (ИТ-специалистов и архивистов) был проведен трехдневный курс обучения возможностям новой системы, после чего знания о системе были закреплены в ходе семидневного совместного внедрения-тренинга.

В настоящее время система позволяет решать следующие основные задачи: ведение номенклатуры дел (в том числе на основе принятой в каждом из фондов классификации и номенклатуры), формирование печатных форм, разграничение прав доступа; формирование и оформление дел, в том числе поточное сканирование документов дела; управление архивом, в том числе формирование отчетных форм и топографирование документального фонда; поиск дел и документов (по реквизитам регистрационных карточек, по другим поисковым запросам).

«По нашим прогнозам, после завершения перевода всего фонда в электронный вид хранилище архива будет подключено напрямую к информационной системе ЦОН, что позволит сократить скорость получения гражданами любой справки или копии документа до нескольких минут, — отметил начальник Управления архивов и документации Кызылординской области Гайнулла Жаркынбаев. — В значительной степени поисковые возможности системы упростят и работу ученых и исследователей, которые смогут в полной мере воспользоваться богатством областного архива, некоторые документы которого датируются 18 веком».

«Внедрение `Летограф` в областном архиве Кызылорды — еще один из примеров широчайших возможностей системы в области работы с крупными массивами данных, — заявила Шелястина Елена, технический директор компании «Летограф». — Благодаря сканированию и распознаванию архивных документов специалисты организации смогут значительно повысить качество хранимой информации, сберечь ценные исторические сведения, а также снизить рутинные трудозатраты на поиск и учет документов».