Нижегородская сбытовая компания (Directum: Управление договорами)

28 ноября 2014 года компания Directum оптимизировала основные документо – ориентированные процессы в ОАО «Нижегородская сбытовая компания».

Выбор решения

Основной принцип работы НСК – информационная прозрачность и открытость в отношениях с клиентами и партнерами. Комплексное решение задач и системный подход к ведению бизнеса способствуют достижению высоких финансовых результатов. Потому руководством компании было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. Предстояло решить целый ряд задач:

• сократить время прохождения документов в рамках процессов;
• повысить исполнительскую дисциплину;
• уменьшить трудозатраты на регистрацию, согласование, утверждение и подписание документов;
• создать единое информационное пространство для совместной работы сотрудников управления, отделений и участков, территориально удаленных друг от друга;
• полностью исключить потерю документов;
• создать единое электронное хранилище документов с возможностью удобного и быстрого многовариантного поиска.

Ход проекта

Любая крупная организация работает с большим объемом корреспонденции: письма, приказы, распоряжения. При этом работа с ними – это множество рутинных операций и этапов. За счет бизнес-решения «Классическое делопроизводство» все процессы канцелярии перенесены в Directum. Теперь исходящую и внутреннюю корреспонденцию может регистрировать не только специализированный отдел, но и каждый авторизованный сотрудник. Подобные изменения в работе способствовали созданию единого электронного хранилища документов с возможностью удобного поиска.

На следующем этапе в электронный вид были переведены работы по созданию и согласованию хозяйственных договоров. Благодаря использованию функционала бизнес-решения «Управление договорами» договорные документы своевременно согласовываются и подписываются – не за 1-2 дня, а в течение 2-3 часов. Создание и регистрация командировочных удостоверений и приказов на командировку также осуществляется в Directum СЭД. После заполнения реквизитов формируется документ с полной информацией о сотруднике, который отправляется в командировку. Делопроизводителю остается только распечатать документ и положить его на подпись Управляющему директору.

С мая 2014 года запущен бизнес-процесс по организации совещаний. Автоматизированы процедуры формирования, согласования повестки и протокола. Управляющий директор сам проводит контроль исполнения принятых на совещаниях решений. Оптимизированы и другие процессы. Для межрайонных отделений компании организовано согласование кассовых книг и Z-отчетов с Главным управлением. Сотрудники департамента по кадрам также подключены к работе в системе электронного документооборота.

Итоги и планы на будущее

Главное управление НСК работает в системе Directum c 2012 года. На сегодняшний день в СЭД работают все отделы Управления, межрайонные отделения по Нижегородской области, в общей сложности 18 филиалов.

Значительный вклад в успешное внедрение Directum в Нижегородской сбытовой компании внесло высшее руководство. Ключевые руководители подразделений активно используют ЭП и больше не согласовывают документы в бумажном виде.

В течение 2 лет компания оптимизировала основные документо – ориентированные процессы. Сами сотрудники отметили, что получили мощный инструмент автоматизации и быстрого взаимодействия сотрудников, работающих в разных городах Нижегородской области.

Дальнейшее развитие проекта предполагает создание финансового архива, переход на Directum 5.0, введение штрихкодирования для быстрой идентификации документов между Главным управлением и межрайонными отделениями.

Айрат Садыков, ведущий инженер-программист отдела АСУ Нижегородской СК: Почему выбор пал на Directum? Мы изучили рынок ECM-систем, их описания, предложения поставщиков решений и отзывы пользователей. Оптимальным вариантом для нас стала система Directum, которая успешно внедряется и работает в крупных компаниях с распределенной структурой. Также мы обратили внимание на опыт Оренбургской сбытовой компании, которая давно работает в Directum и дает высокую оценку эффективности от автоматизации своих процессов.

Cообщили TAdviser представители компании-интегратора.