"Новосибирское карьероуправление" внедрило средства автоматизации документооборота

30 июня 2015 года компания "1С-Рарус" сообщила о завершении внедрения системы "1С:Документооборот 8 КОРП" в "Новосибирском карьероуправлении". Система действует на 50 рабочих местах^[1].

Задачи проекта

Ежедневный документооборот предприятия - около 400 документов:

• входящая и исходящая корреспонденция,
• приказы,
• распоряжения,
• служебные записки,
• заявки.

Карьер "Новосибирское карьероуправление", 2013

Чтобы приступить к работе с документами (подписать, согласовать и т.д.) требовалось вначале передать их секретарю, который затем распределял их по подразделениям главного управления и удаленных карьеров. Затем их доставляли на места. Из-за географической удаленности карьеров, до сотни километров, на доставку документов тратилось значительное количество времени и финансов. В ходе перемещений оригиналы документов терялись, нарушались сроки их согласования, что приводило к неисполнению заявок и срыву производственных процессов. Кроме того, формы документов не были унифицированы, зачастую удаленные подразделения использовали неактуальные версии шаблонов документов и тратилось время на повторное оформление.

Предприятие испытывало необходимость в информационной системе, посредством которой поддерживается единая база входящей и исходящей корреспонденции. Требовалось сократить количество бумажных внутренних документов, исключить возможность их потерь. Необходимо обеспечивать сотрудникам оперативный доступ к актуальным версиям шаблонов документов, ускорить согласование документации, сократить расходы на бумагу и ГСМ.

Для решения поставленных задач руководство "Новосибирского карьероуправления" выбрало систему "1С:Документооборот 8 КОРП". Партнером по внедрению стал новосибирский филиал компании "1С-Рарус".

Итог проекта

Из бумажного в электронный формат переведены:

• входящая и исходящая корреспонденция,
• приказы,
• распоряжения,
• служебные записки,
• заявки на оплату счетов,
• договоры.
• трансформированы 45 видов документов.
• вдвое сократились затраты на канцелярские товары и втрое - на доставку документов в удаленные подразделения.

создана единая для всех подразделений система учета и хранения документов, разработана структура папок внутреннего документооборота, созданы шаблоны документов. Для каждого сотрудника настроены индивидуальные права по грифам доступа и исполняемым обязанностям. Это обеспечило быстрый и удобный поиск документов, сократило время на их формирование. Исключена утеря оригиналов - заявки теперь исполняются точно в срок, производственные процессы и задачи решаются своевременно.

• организовано параллельное согласование документов. Список лиц, участвующих в согласовании, сокращен. Система электронного документооборота с четко прописанной схемой движения документов помогла предприятию сократить временные затраты на их передачу по цепочке обработки и согласования до момента подписания. Согласование документов ускорилось в 5 раз.
• в системе реализован механизм выдачи поручений и контроля их исполнения, настроено оповещение пользователей по электронной почте о поставленных задачах и установленных сроках. Теперь руководители в режиме реального времени могут оценить, сколько времени каждый документ находился на обработке у каждого сотрудника. Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников.

Вячеслав Хворостенюк, начальник отдела информационных технологий ОАО "Новосибирское Карьероуправление", рассказал: "Система электронного документооборота, созданная с помощью решения "1С:Документооборот", помогла нашему предприятию решить актуальные вопросы: создано единое хранилище документов, значительно упрощен их поиск, к минимуму сведена потеря оригиналов. Это позволило нам работать быстрее. Реализован механизм контроля сроков редактирования документов и исполнения поручений. Тем самым руководители могут легко контролировать исполнение поставленных задач. Для географически удаленных подразделений система стала незаменимым рабочим инструментом: все действия выполняются в электронной версии документа, отпала необходимость снимать бумажные копии и доставлять их в региональные представительства. Тем самым экономятся значительные средства на покупку бумаги и бензина".

Примечания