Организация централизованного хранения архивной документации» на базе системы «Лоцман:PLM» в филиале «Самарагаз»

О необходимости организоватьцентрализованное хранение архива в филиале «Самарагаз» задумались уже давно. С 40-х годов здесь скопился огромный архив: чертежи, акты, технические документы. Все эти бумаги с расчерченными газопроводами практически всегда были в работе - ведь при постройке новых веток, при врезках и переврезках, а также при любом изменении коммуникаций (прокладке водопровода или реконструкции дорог) важно знать, где пролегают уже существующие сети. Но многие из документов пришли в негодность, некоторые обветшали настолько, что просто рассыпались в руках при работе с ними. Кроме того, на поиск нужной документации сотрудникам приходилось тратить массу времени.

Чтобы решить все эти проблемы, в 2009 году компания ООО «СВГК» обратилась в «АСКОН-Самара». В результате, ИТ-специалисты занялись разработкой системы, которая позволила бы организовать централизованное структурированное хранение архивной документации. В качестве базы выбрали «ЛОЦМАН», который позволяет хранить большое количество электронной информации. Но возник вопрос - откуда брать сами файлы? Ведь в электронном виде документов не было.

«АСКОН» предложил технологию предварительного сканирования документов, - рассказывает Семён Сергеевич Ганжа, коммерческий директор «АСКОН-Самара», - А так как качество сканированных оригиналов ожидалось невысоким, было найдено решение - пропускать электронные оригиналы документов через профессиональный гибридный графический редактор SpotLight. Главная его роль - корректировать изображение, очищать сканированные документы от «мусора», «склеивать» разорванные кромки. Только после этого файл хорошего качества должен был размещаться в системе «Лоцман».

Такая система централизованного хранения архивов на базе системы «ЛОЦМАН» и была внедрена в «Самарагаз». В результате у сотрудников отпала необходимость постоянно обращаться в архив, доступ к документам стало возможно получать прямо с рабочего компьютера.

Кроме того, специалисты «АСКОН-Самара» разработали внутри основной программы вспомогательные, которые позволили быстро находить интересующие объекты, а также редактировать чертежи, размещать новые и т.д.

Структура хранения была адаптирована под требования предприятия. Например, для удобства работы архив был разбит на разделы с использованием специальной терминологии: газопровод высокого, низкого и среднего давления; при необходимости, можно найти нужный документ и по территориальному расположению - по конкретной улице, а также по названию, инвентарному номеру, фамилии заказчика и т.д.

«Первым делом в электронную базу поместили газовые сети длиной от километра и больше, а также самарские просеки и посёлок Гранный, -поясняет Денис Алексеевич Крыльцов, руководитель группы ГИС филиала «Самарагаз». - Многие из этих газопроводов не имеют адресов, а некоторые, наоборот, значатся под несколькими, поэтому поиск их в обычном архиве был затруднён. Теперь - найти нужный участок в электронном виде - можно за считанные минуты».

При этом важно, что созданный на базе системы «ЛОЦМАН» программный продукт обеспечивает надёжное хранение всех архивных данных, то есть полностью исключает потерю данных, и следовательно обеспечивает беспрерывный рабочий процесс.

На предприятии обработано около 4 тысяч исполнительно-технических документов. Впрочем, это только начало. Создание электронного архива продолжается. Кстати, не только ветхие бумаги, но и вся новая документация также сканируется и хранится в новой электронной системе.