Модуль «Электронная тендерная площадка» системы IT-Enterprise на портале ОАО «Полтавский ГОК»

Корпорация «Информационные технологии» начала в начале 2011 года реализацию проекта «Управление выбором поставщика» на ОАО «Полтавский ГОК» на базе ERP-системы IT-Предприятие.

Проект предусматривает оптимизацию процесса выбора поставщика за счет использования современных информационных технологий:

• Информирование поставщиков о тендерах через интернет-сайт предприятия
• Передача и получение коммерческих предложений поставщиков из web-приложения в ERP-систему «IT-Предприятие»
• Анализ предложений в ERP-системе, обеспечение сохранности тендерных документов
• Аккредитация и оценка поставщиков Целью данного проекта является своевременное удовлетворение потребностей Комбината в закупке ТМЦ и услуг при достижении максимально низкой закупочной цены за счет детального анализа рынка, запроса коммерческих предложений и проведения переговоров с поставщиками.

Проект курируется непосредственно руководством предприятия – председателем правления, первым заместителем председателя правления, заместителем председателя правления по коммерческим вопросам.

Управление процессом выбора квалифицированных поставщиков и формирования с ними взаимовыгодных партнёрских отношений являются основными факторами, которые позволяют снизить риски во время проведения закупочных тендеров.

В связи с этим, руководство ОАО «Полтавский горно-обогатительный комбинат» Ferrexpo поставило перед корпорацией «Информационные технологии» чёткую задачу – оптимизировать процесс выбора поставщиков. Организовать процесс таким образом, чтобы участники тендеров конкурировали между собой, тем самым обеспечивая предприятию наиболее выгодные условия сотрудничества и оптимальную закупочную стоимость товарно-материальных ценностей и услуг. Другими словами поставщики должны участвовать в открытых электронных торгах - аукционах в режиме реального времени, а система должна анализировать процесс.

Корпорация «Информационные технологии», как разработчик программного обеспечения для автоматизации крупных промышленных предприятий, предложила инструмент оптимизации закупочной деятельности ОАО «Полтавский горно-обогатительный комбинат» Ferrexpo. Все работы по оптимизации бизнес-процесса управления тендерными закупками и выбором поставщиков товарно-материальных ценностей и услуг успешно реализованы на базе специализированного web-модуля «Электронная тендерная площадка» ERP-системы IT-Enterprise.

Теперь процедура взаимодействия между компанией и поставщиками выглядит следующим образом.

Модуль «Электронная тендерная площадка» системы IT-Enterprise на портале ОАО «Полтавский ГОК» https://tender.ferrexpo.poltav a.ua/tenders, обеспечивает доступ потенциальным поставщикам к открытым и закрытым торгам ОАО «Полтавский ГОК». Система IT-Enterprise позволяет подать заявку на аккредитацию с регламентированным перечнем документов, ознакомиться с тендерной документацией, подать тендерное предложение, следить за ходом процесса подачи коммерческих предложений другими поставщиками и участвовать в аукционе на протяжении всего тендерного периода.

В ERP-системе IT-Enterprise осуществляются также вся основная часть бизнес-процессов, связанных с закупками и проведением тендеров по выбору поставщиков. На основании плана закупок автоматизировано формируется перечень необходимых тендеров по номенклатурным группам. По каждому тендеру проходит бизнес-процесс стадийного согласования, в рамках которого формируется запрос коммерческого предложения и утверждается перечень участников для рассылки. Далее тендер размещается на портале ОАО «Полтавский ГОК» и проводятся электронные торги. По завершению тендера в системе IT-Enterprise сохраняются все тендерные предложения в электронном виде, формируются сравнительные тендерные таблицы и протоколы заседания тендерного комитета. Система автоматизировано рекомендует победителя тендера на основании бальной оценки показателей тендерных предложений. Также в системе IT-Enterprise хранится история всех тендеров, ведётся нормативно-правовой учёт, структурируется информация по товарным группам, параметрам проведения тендеров по каждой товарной группе и т.д.

На сегодняшний день корпорация «Информационные технологии» успешно завершила проект «Управление выбором поставщика» для ОАО «Полтавский горно-обогатительный комбинат» обеспечив заказчику ряд важнейших конкурентных преимуществ, в частности:

• Обеспечена прозрачность тендерного процесса;
• За счёт тендеров типа «Аукцион», поставщики конкурируют между собой в режиме онлайн, что позволяет снизить цену закупки;
• Ведётся автоматизированная аккредитация поставщиков по группам товарно-материальных ценностей и услуг, а также «чёрный список» поставщиков;
• Сокращено время на обработку тендерной документации (электронное согласование и утверждение закупочных заявок, протоколов решений);
• Поставщики информируются о тендерах;
• Все коммерческие предложения поставщиков попадают в ERP-систему IT-Enterprise в электронном виде через сайт;
• В ERP-системе IT-Enterprise анализируются предложения, и обеспечивается сохранность тендерных документов.