Правительство Хакасии завершило внедрение СЭД в органах исполнительной власти региона

Цели проекта

В рамках программы «Электронная Хакасия» была создана корпоративная сеть Правительства Республики Хакасия, в результате чего все локальные информационные системы министерств и ведомств Республики были объединены в единое информационное пространство с помощью магистральных оптических каналов. Также программа позволила запустить ряд порталов, среди которых – официальный Портал органов государственной власти Республики Хакасии, объединяющий более 30 сайтов министерств, различных комитетов и так далее, Портал государственных закупок Республики Хакасии, на котором публикуется информация о заказах для государственных и муниципальных нужд.

Одной из важнейших составляющих программы «Электронная Хакасия» стало создание системы межведомственного электронного делопроизводства и документооборота.

Ход и этапы проекта

Проект по внедрению системы электронного документооборота на базе флагманского продукта компании ЭОС «Дело», реализованный в рамках программы «Электронная Хакасия», уникален тем, что все работы велись непосредственно силами заказчика. Участие компании «Корпоративные Системы – Консалтинг», партнера компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири, заключалось в техническом сопровождении поставляемого ПО, технологической поддержке и помощи в планировании расширения и совершенствования системы.

Проект стартовал в 2001 году, когда Правительство Республики Хакасия начало активно перестраивать свою ИТ-инфраструктуру. Для этого был объявлен конкурс на реализацию первого этапа построения единой корпоративной сети в здании Правительства и Верховного совета. Заказчику требовались построение локальной сети, поставка и инсталляция серверов, СУБД и системы автоматизации документооборота «Дело» на 20 рабочих мест. Также было необходимо провести обучение администратора и технолога системы, поскольку Правительство пошло по пути самостоятельного внедрения и настройки.

Непосредственно работы по внедрению СЭД «Дело» стартовали осенью 2002 года, когда Правительством Республики были закуплены первые двадцать рабочих мест. Компания «Корпоративные Системы – Консалтинг» провела обучение специалистов Правительства настройке системы. После этого сотрудники Правительства сами начали поэтапное внедрение при методической и технической поддержке системного интегратора.

В течение года специалисты отдела информатизации и связи Республики Хакасия при консультационной поддержке по горячей линии «Корпоративные Системы – Консалтинг» внедрили закупленные 20 рабочих мест системы. Когда появилась потребность в разработке специфических отчетных форм, этому был обучен представитель аппарата Правительства.

С 2005 года началась планомерная реализация мероприятий РЦП «Электронная Хакасия». Рабочими местами были обеспечены почти все министерства, инсталлированы все базы данных Правительства и министерств на едином сервере документооборота. В аппарате Правительства запустили подсистему поточного сканирования. Внедрением опять же занимались специалисты из аппарата Правительства.

В 2006 году прошло очередное расширение рабочих мест, и системой охватили все министерства. В 2007 году кроме планового расширения мест по потребностям ведомств, была закуплена опция «ЭЦП и шифрование», разработан регламент безбумажного обмена распорядительными документами между правительством и министерствами. С ноября 2007 года Правительство и министерства Республики перешли на безбумажный документооборот по ключевым видам документов.

В 2008 году прошел первый этап расширения системы электронного документооборота в районные муниципальные образования. «Корпоративные Системы – Консалтинг» поставили комплекты ПО, включая опцию «ЭЦП и шифрование», необходимую для включения районных администраций в единую систему.

Текущее состояние проекта

В настоящий момент к системе электронного документооборота подключены 17 министерств и ведомств Республики. Налажен обмен документами в электронном виде с использованием ЭЦП («Законы», «Постановления Правительства РХ», «Постановления Президиума», письма и т.д.). В 2009 году в единую базу были объединены базы данных системы «Дело» всех ведомств и Аппарата Правительства РХ. Это позволило не только получить сквозное управление документами и поручениями в режиме реального времени в масштабе всей этой структуры, но и эффективно задействовать дополнительные функции СЭД «Дело» в режиме межведомственного документооборота: создание, согласование проектов документов с использованием ЭЦП и так далее.

Таким образом, на сегодняшний день в системе «Дело» работают все министерства и аппарат Правительства – всего 225 рабочих мест. Одиннадцать администраций муниципальных образований с общим числом рабочих мест более 120 получили возможность использовать систему для автоматизации собственного внутреннего документооборота и обмена электронными документами с Правительством Республики.

Объединение в единую базу дало возможность еще более повысить прозрачность документооборота. Все работы по исполнению документов видны в режиме онлайн по цепочке «сверху вниз». В рамках проекта удалось оптимизировать обработку документов: не происходит излишней перерегистрации документов и появления новых регистрационных номеров при движении из ведомства в ведомство. Теперь возможно проводить визирование и согласование (в том числе – межведомственное), а также разработку проектов документов в электронном виде. Это обусловлено не только охватом системой «Дело» министерств и ведомств Республики и количеством установленных рабочих мест, но и умением должностных лиц этих организаций работать в СЭД «Дело».

В январе 2010 года Правительство провело закупку дополнительных 100 рабочих мест ПО «Дело-Предприятие», 425 рабочих мест Дело –WEB, 10 мест опций «Сканирование»,5 рабочих мест подсистемы «Поточное сканирование» и «Печать штрих кода» и 75 комплектов опции «Электронная цифровая подпись».

Общее число рабочих мест единой системы электронного документооборот достигло в настоящий момент 750, а для полного охвата всех государственных служащих планируется увеличить это число до 1100.

2013 год. Динамика развития положительная

В единую СЭД органов государственной власти Республики Хакасия имеют доступ около 1 тыс. пользователей, сообщила пресс-служба разработчика 18 апреля 2013 года.

Помимо этого используются 30 лицензий опции «Поточное сканирование», 116 мест – «ЭЦП и шифрование». В течение 2012 года канцелярия аппарата Правительства зарегистрировала более 10 тыс. ед. документов. В администрациях муниципальных образований республики функционирует более 200 АРМ системы.

Планы и перспективы

Работы по экспансии СЭД и ее совершенствованию ведутся постоянно. В ближайших планах – внедрение системы «ДЕЛО» во все подведомственные органам исполнительной власти Республики государственные учреждения, предоставляющие услуги населению. Кроме того, проводятся мероприятия по интеграции системы автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия с системой межведомственного документооборота федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации (МЭДО ФОИВ) и с системой электронного документооборота Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций.

СЭД используют 44 учреждения

23 октября 2013 года компания КС-Консалтинг сообщила о продолжении развития проекта внедрения СЭД "Дело" в административных учреждениях региона.

На 23 октября 2013 года в единой региональной СЭД работают 44 организации. В их составе: исполнительные органы государственной власти Республики Хакасия -30 ведомств, 9 подведомственных министерствам и ведомствам организаций и 5 территориальных подразделений федеральных органов исполнительной власти.

В органах власти Хакасии используется 282 лицензии СЭД «ДЕЛО», 660 – «ДЕЛО-WEB», 30 лицензий на приложение «Мониторинг документов» (собственная разработка компании «КС-Консалтинг»), 31 лицензия на опцию «Поточное сканирование», 32 – «сканирование». 138 пользователей используют опцию «Электронная подпись и шифрование», 108 – систему криптографической защиты «Карма». Администрации муниципальных образований РХ работают в собственных базах и взаимодействуют с ЕСЭД по открытым каналам связи при использовании ЭП.

Итог проекта

1 июля 2014 года стало известно о завершении периода автоматизации делопроизводства внедрением СЭД "Дело" в органах исполнительной власти Республики Хакасия.

Делопроизводство в органах исполнительной власти Хакасии автоматизировано полностью, в СЭД зарегистрировано около 900 пользователей, еще около 200 рабочих мест используются в администрациях муниципальных образований РХ. Каждый пользователь работает в СЭД в отдельном личном кабинете, при этом участниками СЭД являются все должностные лица, вплоть до министров и заместителей главы Республики.

В единой СЭД Правительства РХ работают не только региональные министерства и ведомства, но и другие структуры - прокуратура, территориальные отделения Минюста, Росстата, ТФОМС и пр., то есть, те ведомства, которые взаимодействуют с Правительством РХ в процессе подготовки и согласования нормативных актов.