Внедрение MS Office 2010 в Правительстве Ярославской области

Сотрудники аппарата Правительства и других органов власти Ярославской области широко используют продукты Microsoft в своей работе. В 2010 году, когда встала задача перехода на новую версию Microsoft Office, было решено принять участие в программе Microsoft Home Use Program (HUP), позволяющей сделать такой переход максимально легким. Эта программа является частью подписки Software Assurance и предоставляет возможность установки лицензионных копий приложений Microsoft Office на домашних компьютерах сотрудников по минимальной цене (9$). Благодаря простоте и удобству в использовании программы HUP пользователи смогли осуществить установку нового ПО дома самостоятельно, не прибегая к помощи ИТ-специалистов. Полномасштабное внедрение Microsoft Office Professional Plus 2010 в организации помогло обеспечить доступ к документам Office из любой точки и способствовало повышению производительности труда сотрудников.

О заказчике

Ярославская область входит в состав Центрального федерального округа и объединяет 100 муниципальных образований, 3 городских округа, 17 муниципальных районов и 80 сельских поселений. Административный центр области — город Ярославль.

Правительство Ярославской области является постоянно действующим высшим исполнительным органом государственной власти, формируемым Губернатором. Основными задачами правительства являются разработка проектов областного бюджета и программ социально-экономического развития региона; обеспечение их исполнения и подготовка соответствующих отчетов об исполнении; формирование других областных органов исполнительной власти.

Ситуация

Как рассказал заместитель директора Департамента информатизации и связи Правительства Ярославской области Владимир Ионов, несколько лет назад сотрудники органов власти региона использовали в своей деятельности приложения пакета Open Office. При этом достаточно часто возникали проблемы при работе с документами, поступающими от партнеров, поскольку из-за различия форматов эти документы не всегда корректно отображались.

Чтобы решить данную проблему и вместе с тем обеспечить пользователям комфортные условия работы, было принято решение об использовании набора приложений Microsoft Office. С этой целью в июне 2009 г. между Департаментом информатизации и связи Правительства Ярославской области и компанией Microsoft было заключено соглашение Enterprise Agreement. Это соглашение представляет собой программу корпоративного лицензирования, созданную корпорацией Microsoft для организаций, которые имеют 250 и более компьютеров, выбрали платформу Microsoft в качестве корпоративного стандарта и намерены развивать сотрудничество в сфере информационных технологий.

Лицензионное соглашение Enterprise Agreement позволяет организации использовать различные версии Microsoft Office, поэтому Департамент информатизации и связи Правительства Ярославской области решил провести эксперимент.

«Когда вышла версия Microsoft Office 2010, мы установили ее на компьютерах нескольких пользователей-добровольцев. После нескольких недель работы ни у кого из них не возникло желания возвращаться к предыдущей версии. И тогда мы поставили задачу осуществить полномасштабное внедрение Microsoft Office Professional Plus 2010». - Владимир Ионов, заместитель директора Департамента информатизации и связи Правительства Ярославской области

Решение

В качестве консультанта для проекта внедрения Microsoft Office 2010 был привлечен партнер Microsoft — ярославская компания АЛАН, которая уже имела опыт успешного внедрения ряда инфраструктурных программных продуктов корпорации Microsoft в органах власти Ярославской области.

Чтобы осуществить переход на последнюю версию набора приложений Microsoft Office наиболее быстрым и эффективным образом и при этом не увеличить бремя нагрузки на специалистов Департамента информатизации и связи, на которых, как правило, ложится консультирование сотрудников при использовании нового ПО, было решено принять участие в программе Microsoft Home Use Program.

Эта программа предоставляет сотрудникам организации возможность за минимальную стоимость (9$) получить копию приложений Microsoft Office, на которые были приобретены корпоративные лицензии, для установки на домашних компьютерах. Благодаря такой возможности они могут работать дома с той же версией программного продукта, что и на работе. Это дает сотрудникам уверенность в совместимости создаваемых ими документов, а также облегчает переход на новую версию ПО, так как знакомство с ней происходит и дома, и на работе. На использование продуктов не накладывается никаких ограничений — сотрудник может использовать их как для рабочих, так и для личных целей. Количество сотрудников, имеющих право на домашнее использование ПО, определяется количеством закупленных корпоративных лицензий.

Как рассказал директор компании АЛАН Александр Елин, развертывание Microsoft Office Professional Plus 2010 осуществлялось в три несложных этапа. На первом из них следовало активировать программу Home Use Program и получить код доступа. Для этого сотрудник организации, который был указан в качестве основного контактного лица при подписании корпоративного соглашения, регистрировался на портале Центра поддержки корпоративных лицензий (Volume Licensing Service Center, VLSC) и, выбрав из списка предложенных опций «Программа Home Use Program», вводил номер лицензии. При этом он указывал доменные имена адресов сотрудников, участвующих в программе.

На втором этапе выполнялась передача дистрибутива пользователям. Для этого тот же сотрудник, который активировал программу Home Use Program, рассылал сотрудникам письмо с кодом доступа и ссылкой на сайт www.microsofthup.ru, где они получали ключ и дистрибутив Microsoft Office.

И наконец, на третьем этапе проводился инструктаж пользователей по установке продуктов с помощью специально подготовленной «Инструкции по установке Home Use Program».

Как отметил Владимир Ионов, говоря об особенностях процесса развертывания новой версии ПО, чтобы не загружать сеть большим количеством закачек дистрибутива Microsoft Office Professional Plus 2010, сначала дистрибутив был передан ответственным специалистам в каждом органе исполнительной власти, а те, в свою очередь, распространили его среди сотрудников своей организации.

«Использование программы Home Use Program легко и понятно, она не требует выполнения каких-либо сложных действий. В органах исполнительной власти Ярославской области работают специалисты с разным уровнем компетенции в области информационных технологий, но существенных проблем с установкой ПО на домашних компьютерах не возникло ни у кого», — подчеркнул Владимир Ионов.

Преимущества

На сегодняшний день в органах государственной власти Ярославской области свыше 1200 пользователей работают с офисными продуктами Microsoft. Каждый сотрудник имеет возможность использовать Microsoft Office Professional Plus 2010 на домашнем компьютере.

«Большинство наших сотрудников имеют дома компьютеры, и им иногда случается брать работу на дом. Теперь, чтобы работать с документами на домашнем компьютере, им не требуется выделять из семейного бюджета средства на покупку офисного программного обеспечения. Приобретенные нами лицензии Software Assurance на продукты семейства Microsoft Office позволяют нашим сотрудникам использовать их на домашнем ПК по цене дистрибутива», - сказал Владимир Ионов.

Рассказывая о преимуществах новой версии Microsoft Office, Владимир Ионов выделяет такие усовершенствования, как улучшенный календарь Microsoft Outlook и новые возможности управления электронной почтой, а также значительно расширенные возможности редактирования мультимедийных элементов, включая видео, в Microsoft PowerPoint. Microsoft Office 2010 обеспечивает быструю подготовку документов с помощью представления Microsoft Office Backstage, объединяющего основной набор команд, а появление функции Sparklines в Microsoft Excel позволяет строить миниграфики, помещающиеся внутри ячеек и наглядно отображающие динамику числовых данных.

«Усовершенствования в Microsoft Office 2010 позволяют сотрудникам органов власти Ярославской области не только решать такие проблемы, как сложности с визуализацией данных и быстрым отслеживанием взаимозависимостей между компонентами, совместная работа, использование устаревших программ, не отвечающих современным требованиям, но и более оптимально планировать и использовать свое время», - считает Владимир Ионов.

Переход на новую версию Microsoft Office позволяет решить и такую проблему, как доступ к документам отовсюду, где есть интернет. Такая возможность появляется с онлайн-приложениями — облегчёнными версиями Word, PowerPoint, Excel и OneNote, работающими в браузере.

«Особо хотелось бы отметить прекрасно продуманный интерфейс приложений Microsoft Office — для рядового пользователя это самое главное», — подчеркнул Владимир Ионов.

В Microsoft Office 2010 значительно расширены возможности соавторской работы, когда несколько пользователей, находящихся на любом удалении друг от друга, могут одновременно редактировать документы в Microsoft Word, Microsoft PowerPoint или Microsoft OneNote.

«Совместная работа в Microsoft Office 2010 в конечном итоге очень позитивно сказывается на производительности труда», — убежден Владимир Ионов.

«Участвуя в проекте по переводу органов государственной власти Ярославской области на новую версию Microsoft Office, наша компания в очередной раз убедилась в качестве, простоте использования и современности продуктов, созданных корпорацией Microsoft, а так же в удобстве для корпоративных клиентов таких специальных программ, как Home Use Program», - резюмировал Александр Елин.

Говоря о планах на будущее, Владимир Ионов отметил, что в 2011 году Департамент информатизации и связи намерен продлить лицензионное соглашение на использование программных продуктов Microsoft в органах власти Ярославской области.