«Р7-Офис» помогает «Приволжской Медиашколе» вести работу по методам проектного управления

2021

Использование облачного сервиса «Р7-Офис»

Приволжская Медиашкола (г. Нижний Новгород) решила свои задачи по организации совместной работы сотрудников с помощью облачного сервиса «Р7-Офис». Об этом стало известно 15 декабря 2021 года. Помимо ожидаемого эффекта — налаженной совместной работы - сервис «Р7-Офис» принес Медиашколе и дополнительные выгоды.

До внедрения Р7-офис в Приволжской Медиашколе использовался облачный сервис, предназначенный для совместной работы с документами, планирования задач и контроля за их исполнением. Когда в 2020 году из-за пандемии встал вопрос о переводе сотрудников на удаленный режим работы, руководству Медиашколы потребовалось найти наиболее функциональное и удобное в использовании решение.

На момент локдауна выяснилось, что используемое решение не совсем подходит под наши потребности, — сказала Ольга Баранова, директор по развитию ЧОУ ДПО «Приволжская Медиашкола», — интерфейс сервиса для планирования самых простых действий оказался сложным. Например, сотрудник тратил в 2 раза больше времени, чем требовалось, чтобы поставить задачу, а потом проконтролировать ее исполнение. Особенно это касалось новичков, у которых процесс «освоения» сервиса занимал длительное время.

Ольга Баранова также добавила, что еще одно неудобство работы в системе заключалось в том, что сам процесс не был «автоматическим»: сначала создавали и редактировали офисные документы на компьютерах, пользуясь десктопным офисным ПО, а потом подгружали документы в проектный модуль используемой системы.

То есть одновременно вносить изменения в документ мог только один специалист или несколько – по очереди.

Также были проблемы с работой системы уведомлений в сервисе: часто сообщение о том, что клиент оставил заявку на сайте, поступало с существенной задержкой, что сказывалось на продажах.

Выбор и его критерии В поисках оптимального решения для удаленной работы в Медиашколе тестировались разные продукты — зарубежные и российские — но в первую очередь они не устраивали своей громоздкостью: слишком большой функционал или не вполне интуитивно понятный интерфейс.

Мы искали «легкое», но при этом достаточно функциональное решение для одновременной удаленной работы сотрудников, — отметила Ольга Баранова. — Для руководства компании был важен момент использования инструмента календаря для совместной работы, поскольку бизнес-процессы образовательной организации зависят от календарного времени. Возлагали надежды на зарубежные онлайн-платформы, но по факту оказалось, что они для нас не совсем удобны: в частности, из-за проблем с авторизацией, так как далеко не у всех сотрудников есть аккаунт даже в самых популярных системах.

В итоге выяснилось, что на рынке не так много решений, которые подходили бы под запросы учреждения. Фаворитом стал сервис «Р7-Офис».

В Медиашколе еженедельно проходят планёрки, по итогам которых формируются документы о работе учреждения. Например, единая таблица c показателями деятельности. Важно, чтобы сотрудники, в том числе генеральный директор, могли открыть их удаленно. Также необходимо оперативно регистрировать все изменения в базе слушателей. При этом она должна быть доступна в облаке, чтобы к ней в любое время можно было обратиться. Сотрудники также активно пользуются документом по нагрузке на аудиторный фонд. Доступ к этому документу может быть необходим нескольким коллегам. Все это Медиашкола получает с помощью «Р7-Офис».

Внедрение продукта в повседневную практику заняло в Медиашколе полгода — ровно столько длится бесплатный пробный период использования «Р7-Офис». Летом 2020 года сотрудники уже смогли приступить к полноценному использованию сервиса — освоить основные функции. Переход из тестового режима в «боевой» сложностей не вызвал. «Процесс внедрения «Р7-Офис» занял от двух недель до месяца, — уточняет Ольга Баранова. — во многом благодаря интуитивно понятному интерфейсу. Простота в освоении — это очень важный фактор».

Из всего объема возможностей платформы «Р7-Офис» в Медиашколе наиболее активно используется модуль «Проекты». Модуль удобен тем, что весь функционал компании можно поделить по проектам и в рамках этих проектов объединять необходимые для работы документы, с разными правами доступа сотрудников. Бизнес-процессы Медиашколы разделены на детское направление, взрослое, бухгалтерскую часть, хозяйственную и др. Каждое направление – проект. По ним назначены ответственные сотрудники, которые контролируют рабочий процесс и работают с относящимися к ним документами. Ставятся задачи, отмечается ход их исполнения - так руководство компании отслеживает уровень загрузки сотрудников. В соответствии с направлениями работы в «Р7-Офис» созданы и группы пользователей. В сервисе активно работают 7-8 человек. Один сотрудник может участвовать сразу в нескольких проектах. Кроме того, теперь руководство в любой момент может контролировать выполнение планов, следить за внутренними процессами в компании, и как основной результат, слушатели получают высокое качество образовательных услуг.

Медиашкола планирует расширять использование платформы «Р7-Офис», вводя в полноценную практическую эксплуатацию новые модули системы. В планах подключить к сервису «Р7-Офис» преподавателей.

Переход на «Р7-Офис»

Частное образовательное учреждение дополнительного профессионального образования «Приволжская Медиашкола» 20 июля 2021 года сообщило о завершении перевода сотрудников на российское офисное ПО «Р7-Офис». Внедрение отечественного решения помогло систематизировать бизнес-процессы и оптимизировать работу со слушателями учреждения.

Интеграция «Р7-Офис» стала результатом длительного процесса отбора и тестирования. «Приволжская медиашкола» искала решение, которое позволяет сотрудникам одновременно работать с документами. Вопрос совместного доступа был для учреждения особенно актуальным после перехода на удаленную работу в 2020 году.

В ходе тестирования специалисты опробовали ряд иностранных и российских решений, но большинство не прошли в финал из-за чрезмерного функционала и сложного для восприятия интерфейса.

В связи с тем, что бизнес-процессы образовательной организации зависят от календарного времени для руководства компании отдельным приоритетом была возможность использования календаря как инструмента совместной работы. «Р7-Офис» оказался одним из немногих отвечавших этому требованию решений.

Выбору отечественной разработки также способствовал бесплатный пробный период в 180 дней, во время которого сотрудникам школы удалось освоиться с работой в приложениях «Р7-Офис», а руководству – увидеть эффективность инструментария на практике.