РН-Бурение (Логика СЭД Alfresco)

2016: «РН-Бурение» расширяет географию использования «Логики СЭД»

Корпоративная система управления документами ООО «РН-Бурение» построена на базе решения «Логика СЭД» на платформе IBM Notes/Domino и используется центральным аппаратом и региональными филиалами компании с 2014 года. Очередное расширение географии использования системы произошло за счет подключения порядка 300 пользователей из Нижневартовского филиала ООО «РН-Бурение», который был образован в июне 2016 года. Теперь в территориально-распределенной СЭД работают в общей сложности 1200 пользователей.

СЭД предназначена для автоматизации деятельности, связанной с обработкой документов, а именно, процессов создания, согласования, подписания, утверждения, регистрации и рассылки документов, а также контроля исполнения связанных с ними поручений и организации оперативного хранения документов. «Логика СЭД» также обеспечивает контроль, учет и регистрацию корреспонденции, организационно-распорядительный документооборот, внутреннюю переписку, нормативное обеспечение бизнеса, договорную деятельность и контроль исполнительской дисциплины.

Одна из особенностей версии «Логики СЭД», установленной в Нижневартовском филиале, — модуль «Сравнение документов», построенный на базе технологии ABBYY ScanDifFinder (SDK). Модуль автоматически находит различия в версиях документа и выделяет все изменения в тексте. Использование такой функциональности снижает риски подписания некорректной версии документа и упрощает работу всех сотрудников, взаимодействующих с контрагентами, — юристов, финансистов и др.

Пользователь может сопоставить оригиналы и копии документов в любой комбинации поддерживаемых форматов, как текстовых, так и графических (например, *.doc и *.jpeg, *.tiff, *.pdf), и получить список всех найденных отличий в удобном представлении.

2014

8 октября 2014 года компания «Логика бизнеса» сообщила о внедрении в ООО «РН-Бурение» системы электронного делопроизводства «Логика СЭД» на платформе IBM Notes/Domino.

Задачи проекта

В связи с расширением деятельности, учреждением дочерних компаний, открытием региональных представительств объем документооборота в «РН-Бурение» за последние годы вырос в несколько раз. При этом обмен документами между центральным офисом и региональными подразделениями осуществлялся перепиской по электронной почте. Отсутствие электронного документооборота и единых подходов к делопроизводству стало сдерживающим фактором развития компании. Руководство «РН-Бурение» приняло решение о развертывании во всех офисах организации современной системы электронного документооборота.

Для внедрения информационной системы электронного делопроизводства пригласили компанию «Логика бизнеса». Технологической основой для ведения электронного документооборота стало решение «Логика СЭД» на платформе IBM Notes/Domino.

Ход проекта

Специалисты подрядчика провели детальное обследование бизнес-процессов «РН-Бурение», выполнили анализ стандартов и внутренних процедур, действующей и планируемой инфраструктуры в компании. На основе оценки текущего состояния документооборота в компании сформированы требования к системе, разработана архитектура СЭД и концепция ее дальнейшего развития.

В частности, эксперты предложили оптимизировать процессы работы с внешней и внутренней корреспонденцией, приказами, распоряжениями, доверенностями, договорами и т.п. Учитывая специфику заказчика, интегратор предложил выполнять обработку как электронных, так и бумажных документов, причем бумажный документ используется только в том случае, если без него нельзя обойтись.

Затем СЭД последовательно внедрили в центральном офисе в Москве и восьми филиалах в городах: Нефтеюганск, Иркутск, Красноярск, Губкинский, Усинск, Грозный, Сахалин, Краснодар.

Итог проекта

В единой информационной среде действуют 819 сотрудников «РН-Бурение», обрабатывается около 8 тыс. документов.

Результаты:

• Повышение уровня информационной безопасности при работе с конфиденциальными документами
• Повышение эффективности информационного и документационного обеспечения управления
• Эффективный контроль рассмотрения и исполнения документов
• Сокращение сроков подготовки и согласования документов
• Введение единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов
• Упрощение процедуры и сокращение времени поиска документов по известным реквизитам вне зависимости от места хранения документа
• Сокращение объема «бумажного» копирования документов в процессе рассмотрения документов
• Повышение качества и эффективности работы участников процесса, как на уровне персональной деятельности, так и на уровне организационных образований

«В результате проекта мы создали единое информационное пространство для документооборота территориально распределенной организации, — сообщил Александр Шевцов, главный специалист по ИТ ООО "РН-Бурение". — Организовано единое хранилище документов, единые справочники, единая среда для налаживания движения электронных документов между сотрудниками по любым маршрутам. При этом система "Логика СЭД" обеспечивает ряд административных и контрольных функций для поддержки оперативной работы с документами».

«Проект был реализован всего за четыре месяца, — отметил Георгий Подбуцкий, коммерческий директор "Логики бизнеса". — Этого результата удалось достичь за счет использования нашего "коробочного" решения "Логика СЭД", которое не требует дополнительных разработок и содержит весь необходимый функционал, включая требования информационной безопасности "Роснефти" по работе с документами».

2013

Выполнение уcлуг по адаптации и внедрению распределенной информационной системы электронного делопроизводства на платформе IBM Lotus Notes/Domino.