«Карелкамень» оптимизировал работу флота и исключил убыточные контракты с помощью «1С:ERP» и «1С:Документооборота»

2023: Завершение проекта комплексной автоматизации

16 января 2023 года компания 1С сообщила о том, что РАУ АйТи завершила проект комплексной автоматизации Группы компаний «КАРЕЛКАМЕНЬ». Система «1С:ERP», интегрированная с решением «1С:Документооборот», помогла оптимизировать управление продажами и доставкой щебня.

По информации компании, изменилось планирование работы более 20 речных судов общей вместимостью 40 000 тонн, сокращены простои кораблей. Оптимизировалось согласование коммерческих предложений, заказов, заявок на расходование денежных средств. Обеспечен точный расчет себестоимости добываемых материалов с учетом лизинга, выплат процентов по кредитам, затрат на хранение и перемещение партий товара. Усилен контроль за рентабельностью продаж, исключены убыточные контракты, которые ранее составляли до 5% от общего числа сделок.

Ранее в группе компаний не было автоматизировано управление финансами, оптовой торговлей, речными грузоперевозками. В работе флота нередко возникали простои. Заявки на расходование денежных средств (около 60 заявок ежедневно) согласовывались по электронной почте. Казначей вел реестр заявок вручную, согласование платежей могло затягиваться на несколько дней. Не было возможности точно рассчитать себестоимость добываемых материалов, фактические затраты не сходились с плановыми. Было сложно контролировать расходы компании и рентабельность контрактов. В итоге около 5% сделок оказывались убыточными.

Кроме того, возникали сложности при расчете вознаграждений менеджерам по продажам. Менеджеры и логисты рассчитывали премии вручную в электронных таблицах. При этом часто возникали ошибки, данные менеджеров расходились с бухгалтерской информацией, сравнить рассчитанную менеджером планируемую прибыль с фактической было практически невозможно. Сотрудники получали премию даже за заключение убыточного контракта.

Группа компаний нуждалась в другой информационной системе, которая позволила бы точно рассчитывать себестоимость продукции по всем звеньям производственной и логистической цепочки, контролировать рентабельность сделок, быстро согласовывать заказы и документы, эффективно управлять флотом, оперативно планировать и рассчитывать премиальные платежи.

Для решения поставленных задач были выбраны решения 1С:ERP и ECM-система «1С:Документооборот». Партнером по внедрению стала компания «РАУ АйТи», имеющая статус Центра компетенций 1С по ERP-решениям.

Проект был выполнен за 9 месяцев. На первом этапе был составлен список требований к системе, построена матрица «Как есть» и «Как должно быть», разработан план следующих этапов проекта. Для расчета себестоимости было создано текстовое описание Учетной политики. Под специфику ГК «КАРЕЛКАМЕНЬ» доработали многоуровневую систему согласования документов, для оптимизации согласования пользователям подготовили инструкции и провели обучение.

В итоге свой 19-й сезон навигации судов и транспортировки щебня по России компания начала с обновленной системой управления ресурсами. Работы по проекту планируется продолжить после окончания сезона навигации судов, когда дирекция освободится от операционных задач и вернется к развитию системы. В планах — автоматизация производства нерудных материалов (процессы разработки открытым способом на месторождениях компании) и бюджетирования (выполнение задач по отслеживанию движения ресурсов внутри предприятия и контроль финансовой деятельности подразделений группы).

Ключевые результаты проекта:

• Обеспечен точный расчет себестоимости продукции с учетом лизинга, процентов по кредитам, затрат на приобретение, хранение и перемещение партий товара. Устранены расхождения между плановыми и фактическими расходами по каждой конкретной сделке. Финансовый результат рассчитывается теперь автоматически. Это позволило оперативно оценивать рентабельность продаж: убыточные контракты, которые ранее составляли до 5% от общего числа продаж, полностью исключены.
• Интеграция 1С:ERP с системой «1С:Документооборот» оптимизировала согласование документов — коммерческих предложений, заказов, заявок на расходование денежных средств. С помощью обновленной системы менеджер оперативно направляет документ на согласование своему руководителю, после согласования в отделе система по настроенным маршрутам автоматически передает документ по цепочке согласования — ответственному по направлению, по организации или группе компаний. В итоге сделки заключаются быстрее, заказы быстрее передаются в работу, усилен контроль за целевым использованием денежных средств.
• Автоматизировано управление собственным и арендованным флотом. Создан календарь судодвижения, который позволяет планировать работу более 20 речных судов общей вместимостью 40 000 тонн во время навигационного сезона. Система оперативно определяет неоптимальные переходы судов без коммерческой загрузки или переходы с балластом. Это помогает своевременно выявлять простои и принимать меры для их сокращения.
• Кроме того, автоматизирован расчет премий менеджерам. Система проверяет правильность расчета плановой прибыли и сравнивает ее с фактической. Если контракт убыточен — премия за него не начисляется. В итоге компания оптимизировала расходы на персонал, а менеджеры получают справедливое вознаграждение за свою работу.

1С:ERP помогает нам более рационально управлять ресурсами компании. Мы начали верно считать себестоимость и исключили возможность продавать "в минус". Процесс согласования заявок на расходование средств переехал в систему, что помогло оптимизировать контроль за финансами. Автоматизирован расчет премий — снизились расходы на персонал. Изначально мы планировали инвестировать в систему, которая даст нам положительный экономический эффект, и у нас это получилось. рассказала Кузнецова Любовь, главный бухгалтер ГК «КАРЕЛКАМЕНЬ»