| Заказчики: Рахат Алматы; Пищевая промышленность Подрядчики: Этлас-Софт (Atlas Soft) Продукт: Электронный архив ЭтласНа базе: Платформа Этлас Дата проекта: 2015/07 — 2015/09
|
Содержание |
17 февраля 2016 года компания "Этлас-Софт" сообщила о внедрении системы электронного архива "Этлас" в компании «Рахат».
Задача проекта
Летом 2015 года в компании «Рахат» приняли решение о поиске и внедрении системы электронного архива для ведения учета оригиналов документов, хранящихся в архиве. После анализа ряда продуктов руководство приняло решение о старте проекта внедрения системы электронного архива "Этлас", с использованием дополнительной подсистемы архивного дела. Она помогает:
- автоматизировать учет и выдачу хранимых на складе архивных бумажных документов
- вести учет дел
- контролировать хранение дел на складе
- управлять свободным местом на складе
- автоматизировать работу со сдаточными описями и запросами на выдачу
Подсистема предоставляет возможности по созданию и хранению сопроводительной документации (акты, описи, карты сбора и т.д.) на всех этапах работы с архивными материалами. Помимо учета собственных документов организации, подсистема позволяет полностью автоматизировать процесс архивного обслуживания сторонних контрагентов.
Ход проекта
В команде проекта приняли решение о формировании реестра описей дел, с указанием мест хранения оригиналов документов. В связи с большим входящим потоком архивных документов, передаваемым на хранение в архив по описям, остро встал вопрос создания дополнительных механизмов автоматизации ввода этих описей в систему.
Для решения задачи создали механизм ускоренной регистрации описей, который помог ускорить процесс регистрации описей в 12 раз.
Итог проекта
После формирования структуры хранения описей и дел в электронном архиве, специалисты компании "Этлас-Софт" предоставили заказчику систему, которая позволяет самостоятельно наполнять электронный архив документов скан-копиями оригиналов. После тестирования система передана в эксплуатацию.
