Региональный фонд капитального ремонта многоквартирных домов Брянской внедрил СЭД «Этлас» версии 6.6

2022: Установка ЭДО «Этлас» 6.6

Унитарная некоммерческая организация «Региональный фонд капитального ремонта многоквартирных домов Брянской области» использует систему электронного документооборота «ЭТЛАС». Об этом компания Этлас-Софт (Atlas Soft) сообщила 1 февраля 2022 года.

Обеспечение устойчивого функционирования системы капитального ремонта общего имущества многоквартирных домов — сложная задача. Она требует скоординированной работы многих служб при соблюдении целевого и рационального расходования бюджетных средств.

Доказано, что системы электронного документооборота кардинально повышают качество управления в таких сложных областях деятельности. ЭДО позволяет организации:

• ускорить согласование проводимых мероприятий и принятие решений;
• контролировать исполнение поручений в режиме реального времени;
• оперативно получать информацию о возникающих в деятельности организации проблемах и своевременно разрешать их;
• эффективнее работать с обращениями граждан, сократить сроки их рассмотрения.

Кроме этого электронный документооборот позволяет текущие снизить расходы на ведение делопроизводства, что для бюджетных организаций, таких как Региональный фонд капитального ремонта, очень важно.

Выбирая для своего электронного документооборота программное обеспечение «Этлас», специалисты Регионального фонда капитального ремонта отметили в числе прочих плюсов простоту процедуры развёртывания системы, её настройки и адаптации к потребностям конкретной организации.

На первом этапе внедрения специалисты разработчика программы обследовали существующий бумажный документооборот Регионального фонда. Работа проводилась удалённо: специалисты фонда заполнили опросные анкеты, с ними были проведены консультации в удалённом формате.

После анализа собранной информации и установки программного обеспечения «Этлас» версии 6.6 в комплектации «Стандарт» была проведена первичная настройка системы:

• сформированы и зарегистрированы учётные записи пользователей и групп пользователей;
• построена структура архива документов с распределёнными правами доступа;
• заведены необходимые справочники;
• сформированы карточки для различных типов документов;
• настроены правила автоматической нумерации, наименования и размещения документов;
• разработаны бизнес-процессы.

Специалисты техподдержки «Этлас» проинструктировали сотрудников Регионального фонда, рассказали об особенностях работы в системе электронного документооборота, обучили системного администратора.

Внедрение ЭДО сразу же уменьшило количество бумаг на рабочих местах сотрудников Регионального фонда. Теперь освободившееся от работы с бумажными документами время они уделяют решению производственных задач

2019: Внедрение СЭД «Этлас»

18 октября 2019 года компания Atlas Soft сообщила, что Региональный фонд капитального ремонта многоквартирных домов Брянской области начал работу в СЭД «Этлас». Деятельность фонда капитального ремонта сопряжена со стабильным потоком различного вида документов. В связи с периодически возникающими проблемами, связанными с затруднением хранения большого количества документации и быстрого поиска нужных документов было решено автоматизировать данную деятельность. Для организации прозрачного документооборота фонда руководством было принято решение о переходе на электронное делопроизводство. Внедряемая система должна была удовлетворять ряду требований, а именно:

• Наличие возможности сформировать единую структуру хранения и учета документов фонда с разбиением по подразделениям и отделам.
• Обеспечение контроля и ускорения процесса согласования всех видов документов.
• Обеспечение контроля исполнения поручений.
• Автоматизация процессов регистрации входящих и создания исходящих документов.
  • Наличие легких и в тоже время гибких инструментов для самостоятельного разворачивания и настройки системы.
  • Возможность использования конкурентных лицензий, для привлечения максимального количества пользователей к работе в системе.
  • Функциональность системы не должна была уступать лидерам рынка СЭД.

После проведенного анализа рынка систем электронного документооборота было принято решение о внедрении системы «Этлас», так как она полностью подошла под требуемые критерии.

В ходе разворачивания и настройки системы специалисты фонда самостоятельно:

• Сформировали структуру хранилища документов фонда.
• Зарегистрировали пользователей и сформировали группы пользователей с распределением прав доступа к различным частям архива документов.
• Сформировали карточки для всех типов хранимых в системе документов.
• Разработали ряд маршрутов регистрации и согласования входящих, исходящих и внутренних документов, в которых задействовали сотрудников различных отделов.
• Сформировали процесс автоматизации контроля исполнения поручений.

Результатом перехода на систему электронного документооборота «Этлас» стало построение единого информационного пространства фонда за счет формирования общего архива документов и подключения к работе в системе всех сотрудников фонда как принимающих участие в делопроизводстве, так и сотрудников, которым требуется доступ к документам. За счет этого в разы упростилась работа канцелярии и общего отдела. Ускорилось взаимодействие между отделами фонда за счет отказа от передачи оригиналов из отдела в отдел и использования автоматического контроля срока исполнения задачи с уведомлениями для каждого участника процесса обработки. В результате внедрения ряда бизнес-процессов руководство фонда получило возможность отслеживать, в режиме реального времени, исполнение данных им поручений и на основе этой информации оперативно принимать решения.