"ЭОС" внедрила ЭД в Госкорпорации "Росатом"

23 ноября 2015 года. Компания «Электронные Офисные Системы» сообщила^[1] о завершении проекта, главным содержанием которого стала разработка рекомендаций по обработке электронных документов (ЭД) в Госкорпорации «Росатом» и организациях атомной отрасли.

Цели и задачи

Масштабы документооборота Госкорпорации «Росатом» требуют использования наиболее эффективных технологий при работе с документами. При этом, учитывая статус государственной корпорации и особое положение «Росатома» на мировом рынке, при решении вопросов управления документами необходимо следовать не только требованиям российского законодательства, но и международные стандартам.

Уровень развития электронного документооборота в Госкорпорации позволяет уже сегодня решать такие задачи, которые для многих организаций являются лишь перспективными. Таким образом, совершенствование работы с электронными документами в Госкорпорации «Росатом» требовало обеспечения соответствующими аналитическими материалами и методической базой. Именно эта задача была поставлена перед экспертами ЭОС.

Ход проекта

В рамках проекта специалистами ЭОС был проведен комплексный анализ нормативной базы, методических материалов и используемых практик по обработке электронных документов. Результатом анализа стал обзор российских законов, нормативных правовых актов и методических документов (рекомендаций, отчетов о научно-исследовательских работах), разработанных по заказу Федерального архивного агентства в 2011-2014 годах по вопросам организации информационного взаимодействия и хранения ЭД. В данном обзоре приведена общая оценка состояния российской нормативно-методической базы, при этом особо выделены проблемные вопросы в части регламентации архивного хранения электронных и гибридных дел и документов, а также перечислены основные риски в области управления документацией и информацией.

Для использования в подготовке рекомендаций по совершенствованию СЭД «Росатома» лучших зарубежных практик и отраслевых требований был проведен анализ изданных норм и руководств Международного Агентства по Атомной Энергии (МАГАТЭ), стандартов ИСО и Международной Электротехнической Комиссии (МЭК) в области управления документами. По результатам анализа была представлена характеристика подходов МАГАТЭ к работе с специфическими (отраслевыми) документами. В рамках изучения стандартов ИСО и МЭК, относящихся к делопроизводству и архивному делу, были рассмотрены базовые стандарты управления документами и контентом, стандарты по обеспечению долговременной сохранности, целостности и аутентичности ЭД, организации архивного хранения и уничтожения документов и информации, стандарты по защите персональных данных и др.

Для учета российской специфики и устоявшихся механизмов работы с ЭД был проведен анализ практик работы Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Ростовской области с ЭД в части использования электронной подписи и организации архивного хранения. В ходе работ изучались утвержденные документы, а также проекты документов и информационных материалов, описывающие порядок работы с ЭД. В итоговый материал по данном направлению включены характеристики объектов анализа и принципы работы с ЭД. Отдельное внимание уделено организации обмена электронными документами между разными организациями, работе с проектами документов, внутренними документами и поручениями, хранению и уничтожению ЭД.

Результат

Результатом проекта стал пакет рекомендаций по совершенствованию управления электронными документами в Госкорпорации «Росатом». Рекомендации были сформированы по двум направлениям:

• внесение изменений в нормативные документы;
• технологические предложения по совершенствованию СЭД.

Предложения по внесению изменений в нормативные акты затронули вопросы организации долговременного (свыше 10 лет), постоянного хранения ЭД, а также уничтожения ЭД.

Примечания