Российский морской регистр судоходства: пройдена отметка в миллион документов в СЭД ТЕЗИС

Заказчик:

Российский морской регистр судоходства (РС) – классификационное общество, основанное в 1913 году. Является членом Международной Ассоциации Классификационных Обществ, объединяющей ведущие национальные классификационные общества. РС, как и всякое классификационное общество, устанавливает технические требования, обеспечивающие условия безопасного плавания судов в соответствии с их назначением, охраны человеческой жизни и надлежащей перевозке пассажиров и грузов на море, предотвращения загрязнения с судов. Классификация судов - процесс, охватывающий создание нормативов, фиксирующих определенный уровень безопасной эксплуатации судна в соответствии с его назначением, и систематический контроль по их исполнению. Понятие классификация судов и плавучих сооружений включает в себя следующие этапы деятельности: нормативная работа; техническое наблюдение за проектированием судов; техническое наблюдение в судостроении и судоремонте; техническое наблюдение в промышленности; техническое наблюдение за судами в эксплуатации.

В структуру PC входят Главное управление, 109 представительств и участков в России и 37 в остальных странах мира. Внешний документооборот Регистра составляет около 160 000 документов в год. Российский морской регистр судоходства имеет в своем классе около 5000 судов и входит в десятку крупнейших классификационных обществ мира.

Ситуация:

В каждом производственном процессе (например, освидетельствование судна, рассмотрение технической документации) принимают участие сотрудники разных подразделений в разных точках мира, включая Главное управление в Санкт-Петербурге, при этом каждому участнику процесса необходимо иметь актуальную информацию о состоянии заявки на освидетельствование судна и возможность просмотреть соответствующие документы.

Ранее в РС использовалось различное программное обеспечение (на базе платформы Visual FoxPro) для обработки заявок по каждому из процессов. На момент внедрения это было удобным и подходящим для задач организации, однако спустя 20 лет после многочисленных доработок ПО и изменений в законодательстве, это решение потеряло свою актуальность и стало требовать значительных усилий для поддержания соответствия ПО растущим запросам пользователей и клиентов. Кроме того, постоянные изменения и техническая поддержка большого числа разного ПО требовала значительных организационных и финансовых затрат.

Справиться с этими проблемами можно было только с помощью обновления корпоративной системы электронного документооборота и унификации всех бизнес-процессов в структуре организации.

Обоснование выбора:

Процесс выбора оптимального программного продукта для последующего внедрения во всех подразделениях организации занял полтора года. Был объявлен конкурс на последовательную замену программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов, который выиграла компания Haulmont.

«По результатам тестирования и сбора мнений подразделений РС о СЭД и их применимости для построения в РС системы документооборота была выбрана система ТЕЗИС, в наибольшей степени удовлетворявшая нашим требованиям. Преимуществами системы для нас стали: полноценно реализованный web-клиент, возможность работы системы на низкоскоростных каналах связи, современная платформа и легкость ее адаптации под задачи РС, комплексная стоимость проекта», - рассказал руководитель проекта от ФАУ «Российский морской регистр судоходства» С.В. Кириллов.

Основные задачи проекта внедрения модуля по работе с заявками:

1. Организация единого информационного пространства для всех участников процесса обработки заявки на освидетельствование судна;

2. Реализация полной прослеживаемости и возможности контроля процесса освидетельствования;

3. Миграция данных из старого программного обеспечения в новую систему.

Решение:

I этап. Автоматизация заявок на освидетельствование судов.

В ноябре 2011 года проведено предпроектное обследование, согласованы функциональные особенности и этапы внедрения. Было принято решение сначала автоматизировать один из наиболее важных процессов – обработку заявок от клиентов на освидетельствование судов. Два месяца продолжалась проектная разработка и тестовая эксплуатация системы.

Схема взаимодействия подразделений и маршрут документооборота в РС выстраивались в течение нескольких лет. Учитывая достаточно разветвленную сеть подразделений организации по всему миру, сложившиеся особенности работы в разных подразделениях, в том числе в силу их разной численности (от одного до нескольких десятков человек), документооборот в Регистре был автоматизирован в разном объеме и имел разные формы. За долгие годы многие сотрудники подстроились под работу с менее эффективной, но более привычной системой. В процессе опытной эксплуатации некоторым сотрудникам пришлось работать одновременно в старой системе и в системе ТЕЗИС, параллельно высказывая требования и пожелания к новой системе. Было сложно учесть нюансы работы каждого отдельного сотрудника, поэтому после запуска системы в промышленную эксплуатацию еще в течение полугода она постоянно дорабатывалась, обрастая новыми структурами данных, функциями и отчетами.

В феврале 2012 года завершена автоматизация процесса обработки заявки на все виды освидетельствований – этапы получения, анализа заявки, назначения исполнителей, контроль выполнения, а также обеспечена интеграция с базой данных учета судов. Решение позволило отслеживать время и объем работ по выполнению заявки в каждом подразделении. Сначала система ТЕЗИС была внедрена в главном управлении РС и ряде подразделений в Европе, а с 2013 года началась промышленная эксплуатация системы во всех подразделениях Регистра в 34 странах мира.

II этап. Автоматизация дополнительных бизнес-процессов.

В процессе освоения системы сотрудники РС отметили, что для полноценной работы с заявками в системе ТЕЗИС не хватает финансовой информации по выставляемым по итогам работы счетам. Специалисты были вынуждены тратить дополнительное время, чтобы сверить данные о заявке в системе ТЕЗИС и в учетной системе 1С. Поэтому в течение 2012 года проводилась интеграция с бухгалтерской системой предприятия на базе 1С, внедрен модуль работы со счетами по заявкам и выгрузка бухгалтерской отчетности в соответствии с внутренними нормами.

Оценив преимущества работы в ТЕЗИС с заявками, в РС принято решение перевести в систему также процессы переписки с контрагентами и внутрикорпоративную переписку. В мае-июне 2012 года реализована функция обмена документами между основными подразделениями (процесс «внутренняя переписка»), включая процессы согласования и утверждения документов.

Процесс внутренней переписки включает в себя подготовку документа, согласование документа с руководителем, подпись документа уполномоченным лицом и передачу документа одному или нескольким адресатам – другим подразделениям организации – на ознакомление, для подготовки ответа, либо для других необходимых действий. Процесс внутренней переписки выполнен гибко, при определенных условиях некоторые его этапы могут быть пропущены.

Процесс внутренней переписки в системе ТЕЗИС сделал контролируемыми коммуникации между подразделениями Российского морского регистра судоходства, а это около 100000 документов в год. В результате внедрения значительно повысилась скорость доставки информации между подразделениями (получение происходит, по сути, в момент отправки), появилась возможность отслеживать оперативность работы подразделений, выявлять «зависшие» запросы, упростить сложные варианты взаимодействия между подразделениями.

В мае 2013 года было завершено внедрение еще одного проекта расширения – автоматизация коллегиального составления и согласования исходящего документа (ответа на запрос контрагента) и его последующего утверждения руководителем.

Результат:

В результате проекта внедрения ЕСМ-системы ТЕЗИС в Российском морском регистре судоходства создано единое информационное пространство и непрерывный процесс обработки заявок на все виды освидетельствований для большого числа географически распределенных подразделений. Проект был реализован в довольно сжатые сроки. На текущий момент нагрузка на систему составляет 600-700 одновременных подключений ежедневно, что соответствует 1500 автоматизированных рабочих мест. Автоматизированы процесс управления заявками на все виды освидетельствований и вспомогательные бизнес-процессы, при этом заявки интегрированы с сопровождающими документами, которые можно посмотреть на любой стадии процесса, а также с финансовыми документами, что сводит к минимуму вероятность утери какого-либо документа.

Уникальные особенности проекта заключаются в широкой территориальной распределённости подразделений организации, в каждом из которых разное качество каналов связи, а также в большом объеме пользователей, что ведет к высокой нагрузке на систему. Кроме того, Заказчику необходимо было завершить автоматизацию основного процесса обработки заявок в головном офисе и ряде ключевых подразделений за 4 месяца, что успешно реализовано. В ходе внедрения системы интегрированы разные бизнес-процессы – управление заявками, внешний и внутренний документооборот, финансовый контроль и работа со счетами, контроль эффективности выполнения заявок различными подразделениями, интеграция с бухгалтерской системой на базе веб-клиента, автоматизированы смежные и вспомогательные задачи.

После завершения первого этапа внедрения Заказчик инициировал проведение независимого аудита. Компания-аудитор КОРУС-консалтинг заключила, что система ТЕЗИС выполняет поставленные перед ней задачи и может решать их в дальнейшем, достаточно надежна и доступна, и в целом внедрение можно считать успешным.

2015: Российский морской регистр судоходства: пройдена отметка в миллион документов в СЭД ТЕЗИС

В системе документооборота ТЕЗИС в ФАУ «Российский морской регистр судоходства» (РС) была создана в начале 2015 года миллионная по счету карточка документа – задача, созданная Натальей Лазаревой, делопроизводителем отдела организации технической экспертизы и нормативной деятельности РС.

В СЭД ТЕЗИС работают все 52 подразделения РС в России и за рубежом. Система обеспечивает автоматизацию основных бизнес-процессов организации, управление общим документооборотом, заявками и выставлением счетов на услуги. В 2015 году введен в эксплуатацию модуль, обеспечивающий учет результатов наблюдения в промышленности. В текущем году планируется также ввод в эксплуатацию еще двух новых модулей - «ФЛОТ» и «Проекты судов». Объем внешнего документооборота РС составляет более 160 000 документов в год. В данный момент в системе ТЕЗИС одновременно работают до 700 пользователей по всему миру.