Российский научно-исследовательский институт экономики внедрил СЭД Этлас

1 августа 2018 года компания «Этлас-Софт» сообщила о том, что ФГБУ «Российский научно-исследовательский институт экономики, политики и права в научно-технической сфере» (РИЭПП) начал работу в системе электронного документооборота Этлас.

В начале осени 2017 года специалистами РИЭПП было решено подобрать систему электронного документооборота, предназначенную для автоматизации деятельности работников института, связанной с обработкой документов, а именно, процессов создания, согласования, утверждения, регистрации и рассылки документов, а также контроля исполнения связанных с ними резолюций и задач.

Создание СЭД в институте преследовало следующие основные цели:

• построение единой автоматизированной системы управления электронным документооборотом, объединяющей все структурные подразделения института;
• повышение эффективности и оперативности, а также качества принимаемых управленческих решений за счет своевременного предоставления необходимой информации;
• повышение эффективности информационного и документационного обеспечения деятельности института;
• сокращение сроков обработки входящих и исходящих документов;
• повышение эффективности взаимодействия территориально распределенных подразделений института;
• обеспечение эффективного контроля исполнения документов и поручений;
• сокращение сроков подготовки и согласования документов;
• введение единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов;
• создание единого хранилища электронных документов.

В рамках поставленных целей должны были решиться следующие задачи:

• автоматизация общего документооборота и управленческих процессов:
  • автоматизация всех этапов жизненного цикла документов: согласования, утверждения, регистрации, исполнения, хранения;
  • гибкая маршрутизация документов в соответствии с принципами процессного подхода к управлению;
  • автоматическое отслеживание последовательности и времени выполнения функций и задач, маршрутов документов, занятости сотрудников на различных стадиях процесса;

• реализация в системе механизма консолидированной отчетности по различным аспектам деятельности организации, связанной с обработкой документации;
• создание централизованного структурированного хранилища документов с разграничением прав доступа пользователей;
• создание удобного механизма быстрого поиска документа;
• обеспечение безопасной работы в СЭД и передачи данных по незащищенным каналам связи.

В ходе проработки вышеописанных задач специалисты «Этлас-Софт» совместно с отделом информационных технологий института пришли к выводу, что ИТ-специалисты института самостоятельно смогут произвести полный комплекс работ по настройке и внедрению системы, используя широкий спектр подсистем, конструкторов и редакторов, которые включены в поставку системы.

В результате, в течение месяца, была сформирована структура единого хранилища документов, настроены карточки для каждого типа документов, добавлены справочники, сформированы группы пользователей и настроены права доступа к сегментам хранилища, созданы бизнес-процессы обработки входящих и исходящих документов, сформирован ряд отчетов по различным аспектам деятельности института, связанной с обработкой документации.

В дальнейшем планируется расширять функциональные возможности системы и подключать к работе в ней все отделы института.