РЭУ им. Плеханова контролирует финансы 50 филиалов с помощью системы «1С:Свод отчетов»

Компания «1С:Первый БИТ» автоматизировала подготовку отчетности в бухгалтерии Российского экономического университета имени Г.В. Плеханова. Система «1С:Свод отчетов» обеспечила оперативное получение консолидированной отчетности по 3 имеющимся и 47 новым филиалам вуза с сокращением штата бухгалтерии по головной площадке. По отзыву заказчика, университет экономит 480 человеко-часов в месяц. При этом оптимизирован контроль над расходами территориальных подразделений. Во всех 50 филиалах обеспечено выполнение плана финансово-хозяйственной деятельности. Кроме того, университету больше не нужно для сдачи отчетности командировать бухгалтеров из филиалов в Москву. Данные всех подразделений загружаются в единую базу через интернет и консолидируются в головной бухгалтерии вуза.

Предпосылки проекта

В ряде филиалов РЭУ им. Плеханова бухгалтерская и налоговая отчетность формировалась в электронных таблицах. Отчеты всех подразделений поступали сотруднику головного вуза и сводились вручную. Поскольку в каждом филиале использовалось множество внутренних форм, обработка всей поступающей информации требовала значительных трудозатрат. Особую сложность представляла подготовка консолидированной декларации НДС, а также сводной отчетности по потреблению топливно-энергетических ресурсов (ТЭР). Кроме того, сотрудникам из удаленных филиалов приходилось привозить отчеты на бумаге и электронных накопителях в Москву для проверки бухгалтерами головного вуза. Университет был вынужден оплачивать эти командировки.

Как результат, учреждению потребовалась информационная система, которая позволила бы оперативно консолидировать регламентированную отчетность по всем территориальным подразделениям и головному вузу. Кроме того, для получения необходимых объемов государственного финансирования требовалось обеспечить точное соблюдение плана финансово-хозяйственной деятельности во всех 50 филиалах. Как пояснили в университете, несоблюдение план-факта могло привести к негативным последствиям: при недорасходе денежных средств в одном отчетном периоде вуз получает меньшую сумму в следующем. Перерасход же чреват штрафами.

Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Свод отчетов». Система была развернута специалистами «1С:Первого БИТа» на 50 рабочих местах в бухгалтерии.

Ключевые итоги проекта

В университете введены новые стандарты заполнения отчетности. В системе задан перечень отчетных форм, которые обязан сдавать каждый филиал, а также критерии оценки правильности заполнения отчетов. «1С:Свод отчетов» интегрирован с решением «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 1 и 2 («1С:БГУ»): отчетность, сформированная в «1С:БГУ» филиалами, выгружается через веб-интерфейс в единую базу «1С:Свод отчетов», где производится проверка и консолидация данных. По отзыву заказчика, это упростило и ускорило сбор и обработку информации от подразделений учреждения. При этом университет не тратит средства на командировки сотрудников для сдачи отчетности.

В то же время, упрощено получение сводного отчета в бумажном и электронном виде. По оценкам вуза, подготовка сводной отчетности ускорилась в 3 раза:

• Система позволяет формировать как сводный отчет по одной форме, так одновременно несколько сводных отчетов по разным формам. Появилась возможность задавать список филиалов и критерии отбора филиалов для консолидации данных. Бухгалтерия головной площадки теперь сама задает алгоритм создания сводного отчета.

• Контрольные соотношения позволяют провести внутриформенный и межформенный контроль показателей исходной и консолидированной отчетности. Контроль применяется как для проверки отчетов текущего периода, так и для сверки данных отчетов за разные отчетные периоды. Также предусмотрены: комплексная проверка отчетов с использованием всех видов контроля и проверка по определенным видам контроля; возможность контроля непосредственно при загрузке отчетов подведомственных учреждений в информационную базу. Протокол проверки содержит расшифровку показателей отчетности с их наглядным сравнением в экранной форме отчета. При этом исключены случайные ошибки в вычислениях: все показатели рассчитываются по формулам, заложенным в протоколе отчета.

• Для анализа финансового состояния учреждений программа позволяет формировать аналитические и статистические выборки на основе консолидированных данных. В аналитических выборках можно отбирать и группировать реквизиты отчетов и учреждений. В итоге руководство вуза и структурных подразделений в любой момент имеет доступ к необходимой информации.

Всё это помогло оптимизировать контроль за исполнением плана финансово-хозяйственной деятельности во всех филиалах университета. Руководство может следить за расходами уже на этапе планирования.

Кроме того, в «1С:Свод отчетов» из «1С:БГУ» поступают данные, необходимые для формирования налоговой отчетности, например, сводной декларации по НДС. В «1С:Своде отчетов» консолидируются самые объемные разделы декларации НДС — разделы 8-12: книга покупок, книга продаж, дополнительные листы книги покупок, дополнительные листы книги продаж, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, которые затем выгружаются на сайт ФНС. В результате время подготовки сводной декларации вуза сократилось с одного-двух рабочих дней до 10-20 минут, подсчитали в компании.

Помимо всего, автоматизированная консолидация бухгалтерской отчетности головной организации и филиалов позволила университету избежать найма как минимум трех новых сотрудников бухгалтерии. По подсчетам «1С:Первого БИТа», это экономит около 480 человеко-часов в месяц, или 5760 человеко-часов в год.

«С помощью системы "1С:Свод Отчетов" головная бухгалтерия РЭУ им. Г.В. Плеханова обслуживает на порядок большее количество филиалов прежним составом. Мы не только вовремя сдаем отчеты, но и контролируем исполнение план-фактов по всем 50 подразделениям вуза, — прокомментировала итоги проекта Анна Стаурская, главный бухгалтер РЭУ им. Г.В. Плеханова. — Контроль над расходами по ФХД для нас — ключевое условие получения необходимых денежных средств из бюджета».