Ростовская-на-Дону городская дума завершила проект внедрения СЭД

19 апреля 2016 года системный интегратор «Тринити» сообщила о внедрении системы электронного документооборота и автоматизации процессов нормотворчества в Ростовской-на-Дону городской Думе.

Задачи проекта

В 2015 году проведено 8 заседаний Думы и более 100 заседаний комиссий, на которых рассмотрено в общей сложности более 200 вопросов. Для такой активной нормотворческой деятельности Думе необходимо было автоматизировать ключевые рабочие процессы: документооборот, подготовку и проведение заседаний.

Внедрение СЭД для организации Заседаний и процесса Нормотворчества/Законотворчества (2014)

Ход проекта

Активная фаза информатизации в Ростовской-на-Дону городской Думе началась в 2011 году, тогда создали центр обработки данных, организовали защищенный доступ к сети Интернет всех сотрудников аппарата, внедрена система электронной почты и календарного планирования.

Требовалось автоматизировать основные направления деятельности депутатов:

• Нормотворчество/Законотворчество;
• Безбумажный документооборот;
• Мобильная работа с документами в любом удобном месте, в любое удобное время;
• Отчетность и контроль исполнения поручений;
• Система подготовки и проведения заседаний;

График мероприятий проекта:

• Поставка лицензий и установка программного обеспечения - август 2012,
• Начало регистрации входящих, исходящих документов и обращений граждан - сентябрь 2012
• Начало работы в безбумажном документообороте - декабрь 2012;
• Начало работы в Нормотворчестве - ноябрь 2012;
• Начало работы системы сопровождения заседаний - апрель 2014 .

По завершению проекта внедрения бумажные документы присутствуют только при регистрации: входящие документы при регистрации превращается в электронные, а исходящие документы при регистрации превращаются в бумажные.

Система «Нормотворчество» предназначена для подготовки заседаний. Карточки повесток, протоколов, календаря заседаний и прочих документов автоматически формируются из системы документооборота и доступны депутатам удаленно. При регистрации всех последующих документов, связанных с инициирующим, они прикрепляются к вопросу автоматически. Из вопросов, находящихся на рассмотрении, формируются повестки заседаний. По каждому вопросу в соответствии с настройками в повестку автоматически отбираются нужные документы.

Для ознакомления участников заседаний с материалами (документами), используется инструмент рассылки ссылок, позволяющий зайти в веб-форму модуля Нормотворчество с любого устройства, подключённого к сети Интернет.

Повестки вместе с документами передаются в систему «Сопровождение заседаний». Из системы сопровождения заседаний результаты передаются обратно в систему Нормотворчество, где автоматически формируется протоколы и решения заседаний.

Итог проекта

Создана сеть, она используется для телефонии, для компьютеров, для интернета.

Реализован безбумажный документооборот. Сотрудники аппарата Думы получили следующие возможности в результате внедрения СЭД:

• Автоматизировано делопроизводство;
• Наложение резолюций и поручений всеми руководителями в СЭД;
• Формирование исполнений, проектов ответных документов, внутренних и организационно-распорядительных документов исполнителями в СЭД;
• Согласование проектов документов в СЭД;
• Подписание документов руководителями в СЭД;
• Контроль исполнительской дисциплины (подготовка документов) при помощи СЭД.

Внедрен модуль "Нормотворчество", который позволяет:

• готовить повестки,
• протоколы,
• выписки,
• решения заседаний постоянных комиссий,
• Депутатских слушаний и Думы;
• удаленно работать с документами, подготовленными для заседаний постоянных комиссий, депутатских слушаний, Думы.

Решение, разработанное специалистами «Тринити», позволяет исключить необходимость создания большого количества бумажных копий документов, повышает оперативность в работе с документами. Благодаря системам документооборота и нормотворчества фиксируются и рассматриваются все поступающие документы и обращения граждан. С новым решением работа депутатов стала эффективнее в связи с тем, что доступ к материалам заседаний появляется сразу после их публикации в системе. Появилась возможность отказаться от большого количества рутинных операций при подготовке заседаний и контролировать корректность предоставления материалов заседаний. Планируется интеграция используемой СЭД с системой делопроизводства в Администрации города, автоматизация процессов голосования и записи на выступление, использование в работе с СЭД электронно-цифровой подписи. Валерий Танага, главный специалист со стороны Ростовской-на-Дону Городской Думы

Специалистам «Тринити» удалось создать комплексное решение, автоматизирующее весь процесс работы городской Думы. Необходимо было не просто автоматизировать отдельные процессы, но связать между собой несколько модулей. В результате мы разработали полный набор инструментов для работы с документами - от регистрации документа до принятия решения по нему и создания нормативного акта в ходе заседания. Неживых Игорь Анатольевич, руководитель программного отдела ЗАО «Тринити Урал»