В «РуссНефть» внедрена ЕСМ-система Directum

При реализации масштабных инвестиционных проектов специалисты «РуссНефти» ежедневно сталкиваются с необходимостью обработки больших объемов документации, включающих договорные документы, организационно-распорядительную документацию и деловую переписку. Так, за год компания создает около 56 730 документов. Например, входящие и исходящие письма, служебные записки, приказы и распоряжения в среднем согласуются 5 специалистами, а договорные документы согласуют 10 специалистов компании.

Для обеспечения эффективной работы с документами в 2010 года руководство «РуссНефти» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. К системе предъявлялись особые требования по масштабируемости, интеграционным возможностям и отказоустойчивости при одновременной работе большого количества пользователей. В результате анализа СЭД предпочтение было отдано системе DIRECTUM, отвечавшей всем требованиям компании. Поставку и внедрение системы было поручено осуществлять специалистам компании DIRECTUM.

Проект стартовал в июне 2010 года и был реализован в два этапа.

Первый этап – проектирование – включал проведение детального исследования бизнес-процессов компании и разработку проектных решений по автоматизации взаимодействия и документооборота. В ходе исследования специалистами DIRECTUM и «РуссНефть» были выделены приоритетные направления автоматизации: �� работа с исходящей и входящей корреспонденцией; �� управление организационно-распорядительным документооборотом; �� регистрация и согласование договоров и сопутствующих документов; �� ведение электронного архива документации; �� интеграция с системой «1С:Предприятие 8»; �� перенос данных из системы ЭСКАДО (РКК и сканированные документы).

Для решения поставленных задач были использованы возможности Базовых модулей DIRECTUM, а также дополнительных модулей: «Канцелярия», «Управление договорами», «Управление показателями эффективности».

Второй этап проекта – внедрение СЭД – включал конвертацию документов из системы ЭСКАДО, а также автоматизацию типовых процессов регистрации исходящих и входящих документов, контроля исполнения заданий, поручений и приказов, согласования договоров. Специалистами компании DIRECTUM была осуществлена дополнительная модификация стандартных типовых маршрутов системы. Для удобства процесса согласования и подписания документов реализовано автоматическое определение согласующих руководителей по иерархии организационной структуры компании «снизу-вверх». Также была организована синхронизация данных DIRECTUM и «1С:Предприятие 8» с помощью коннектора из набора средств DIRECTUM Integration Toolset.

Возможности системы DIRECTUM, а также слаженная работа команды внедрения позволили грамотно автоматизировать процесс документооборота и максимально снизить временные затраты на создание, согласование и поиск документов. По результатам пройденных этапов проекта к работе в системе подключены 200 сотрудников. На текущий момент система DIRECTUM переведена на этап промышленной эксплуатации. В ближайших планах компании – автоматизация новых процессов и дальнейшее развитие системы.