Внедрение системы финансово-управленческого учета в «СИА Групп» снизило трудозатраты на 20%

2020: Внедрение системы финансово-управленческого учета

4 декабря 2020 года стало известно о том, что специалисты Первого Бита внедрили программные решения «1С:Бухгалтерия» и «БИТ. ФИНАНС.Холдинг» для бюджетного контроля, что позволило автоматизировать 400 рабочих мест в компании «СИА ГРУПП», российском фармацевтическом дистрибьюторе.

Как пояснялось, в «СИА ГРУПП» были сложности организации превентивного контроля исполнения бюджетов в связи с тем, что процесс выполнялся в ручном режиме - это трудоемкий процесс и, как следствие, не было возможности отслеживания исполнения бюджетов в режиме «онлайн». Все процессы — консолидация фактических данных и приведение к единому формату данных по бюджетам, собранных в MS Excel от ответственных по ЦФО и отслеживание и хранение версий бюджетов при корректировках в рамках утверждения бюджетов были трудоемкими. Процесс сбора управленческой отчетности из нескольких систем был сложен, из-за отсутствия необходимых аналитических разрезов не хватало важной для бизнеса — детализации оперативной отчетности. В компании отсутствовал инструмент для отслеживания исполнительской дисциплины в рамках утверждения проектов договоров и графиков платежей, и начислений по договорам.

Так как человеческий фактор при сборе отчетности и большие сроки получения результатов финансового учета в части бюджетирования, консолидации управленческой отчетности и отчетности по международным стандартам снижали качество и сроки работы, то было принято решение о внедрении современных систем для автоматизации текущих процессов. Представители «СИА ГРУПП» выбрали в качестве исполнителя компанию «Первый Бит».

Были поставлены следующие задачи на проекте:

• централизация процессов бюджетного управления (бюджетирование, бюджетный контроль, МСФО и управленческая отчетность) в единой информационной системе,
• создание и настройка всех необходимых управленческих аналитик в системе бюджетного управления,
• оптимизация оперативности обмена данными между процессами бюджетного управления,
• оптимизация прозрачности и достоверности управленческой отчетности,
• обеспечение установленных сроков формирования управленческой отчетности,
• централизация процессов бюджетного контроля в единой информационной системе,
• организация процесса превентивного контроля исполнения бюджетов затрат и платежей до момента взятия компанией на себя обязательств,
• создание инструмента гибкой настройки маршрутов согласования и ролевой матрицы доступа,
• интеграция подсистемы бюджетного контроля с подсистемами бюджетного планирования, подсистемы бухгалтерской и управленческой отчетности,
• исключение необходимости двойного ввода информации для различных целей,
• обеспечение установленных сроков формирования управленческой отчетности, оптимизация прозрачности и достоверности управленческой отчетности,
• снижение количества ошибок, связанных с человеческим фактором.

Для решения поставленных задач специалисты Первого Бита проконсультировали заказчика по выбору программного обеспечения и было принято решение о внедрении конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия» с надстройкой «БИТ.ФИНАНС», также в рамках проекта были автоматизированы внешние интеграции:

• односторонняя интеграция «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0+БИТ. ФИНАНС» с системой BI,
• двусторонняя интеграция с системой «1С:Документооборот» с модификацией объектов на стороне «1С:Документооборот» для осуществления бюджетного контроля договоров,
• односторонняя интеграция с MS Excel для загрузки бюджетов и графиков договоров.

Выбор программного продукта «БИТ.ФИНАНС» был определен присутствием в типовой поставке следующих функциональных возможностей:

• автоматизированное формирование и согласование проекта договора с указанием графиков платежей и начислений,
• интеграция с подсистемой регламентированного учета,
• механизм контроля по бюджетам затрат и платежей графиков по договорам,
• механизм отслеживания состояний и статусов согласования документов в Системе,
• гибкий механизм настройки доступности реквизитов документов в зависимости от состояния и статуса,
• механизм автоматизированного создания, согласования и исполнения заявок на затраты/заявок на расходование денежных средств на основании графиков по договорам, а также интерактивно, без привязки к графикам,
• механизм автоматической генерации первичных документов бухгалтерского учета на основании утвержденных заявок с сохранением аналитических разрезов, требуемых для цели управленческого учета.

При внедрении информационной системы было организовано единое пространство для хранения данных, начиная от бизнес-плана и заканчивая сохранением всех связей операций на каждом уровне планирования/исполнения бюджетов. Ввод данных происходит теперь непосредственно в систему, загружая информацию из MS Excel. Удалось построить в Системе требуемую модель превентивного бюджетного контроля, взаимоувязанную с системами электронного документооборота и бухгалтерского учета «СИА ГРУПП» в единый контур.

При автоматизации процессов финансово-управленческого учета достигнуты следующие цели:

• автоматизирован процесс сбора и согласования функциональных бюджетов по всем центрам финансовой ответственности и регионам в разрезе требуемых аналитических вопросах,
• автоматизирована рассылка оповещений на электронную почту ответственным за задачи в рамках бизнес-процесса бюджетного планирования,
• автоматизирован расчет бюджета продаж, закупок, логистики (4 плеча, затраты на транспортировку собственным и наемным транспортом, затраты на ФОТ и т.д.) с учетом норм и объемных показателей,
• расчет себестоимости реализации происходит с учетом из норм маржинальности и других показателей,
• расчет бюджета движения товарных запасов происходит, исходя из бюджетов закупок, продаж, прогнозируемых остатков на складах и норм оборачиваемости товара,
• автоматизировано формирование консолидированных мастер-бюджетов, в том числе БДР, БДДС и балансовый учет по группе компаний,
• автоматизирована аллокация расходов (7 шагов),
• автоматизирована выгрузка данных об оборотах и остатках на дату в SQL-таблицы для построения отчетов в BI-системе,
• автоматизировано инициирование, согласование и исполнение проектов договоров и графиков платежей и начислений по всем центрам финансовой ответственности и регионам в разрезе требуемых аналитических данных,
• облегчен процесс согласования проектов договоров, благодаря интеграции системы «1С:Документооборот»,
• автоматизирован контроль графиков договоров, а также операций платежей и начислений по бюджетам (БДР, закупки, БДДС),
• автоматизировано создание документов РСБУ на основании утвержденных заявок подсистемы бюджетного контроля,
• обеспечено формирование управленческой отчетности на основании аналитических разрезов заявок,
• обеспечено формирование журнала хозяйственных операций по международным стандартам методом трансляции,
• разработано автоматизированное рабочее место в системе для формирования начислений (accruals),
• организована работа с датой открытого периода для отражения корректировок закрытого периода в учете МСФО,
• сокращены трудозатраты в компании «СИА ГРУПП» в подразделениях финансового планирования и управленческого учета на 20%.