Как «Световые Технологии» автоматизировали разработку новой продукции с помощью «Первой Формы»

Как «Световые Технологии» автоматизировали разработку новой продукции с помощью «Первой Формы»

Международная группа компаний «Световые Технологии» – крупнейший производитель и поставщик современных энергоэффективных светотехнических решений в России и странах СНГ. Компания также работает на рынках Европы, Ближнего Востока и Азии.

Систему «Первая Форма» компания использует с 2011 года, в ней автоматизировано более 60 процессов, в том числе Сервис Деск, разработка новых видов продукции, работа с рекламациями, производственные процессы, закупки, юридические процессы по согласованию документов и электронный архив, HR-процессы - кадровые процессы по отпускам и приему сотрудников.

В системе «Первой Формы» выстроены все основные коммуникации между сотрудниками в единой информационной среде – внутреннем портале компании. Её используют все сотрудники вплоть до топ-менеджмента, в центральном офисе и регионах. Автоматизирован документооборот для юридического блока. В системе проводится регистрация документов, отслеживается статус документа. Выстроен процесс согласования документов, создан электронный архив документов всей группы компаний.

На базе «Первой Формы» автоматизирован процесс по фиксации рекламационных актов от клиентов по качеству производимой продукции. Организовано рабочее место и процесс, который позволяет составлять рекламации и фиксировать рекламацию в системе из любой точки мира, отслеживать ее трек и принятие решения по рекламации.

Департамент закупок имеет свои бизнес-процессы в системе «Первой Формы» – загрузка прайсов поставщиков, создание заявки на закупку материала или детали, запрос цен поставщиков.

Новые виды светотехнической продукции появляются в компании постоянно. Циклом разработки – от исследования рынка и проектирования до выпуска опытной партии – руководит проектный офис.

Управление проектами разработки новых видов продукции автоматизированы в «Первой Форме».

Все проекты по разработке новых видов продукции в компании проходят четыре стандартных этапа – исследование, разработка, изготовление образцов и опытно-промышленное производство. Эти крупные этапы разбиваются на иерархии более мелких задач, состав их может различаться в зависимости от типа продукции и страны, где ведется производство. Чтобы не планировать с нуля каждый проект, был создан справочник проектных шаблонов – в нем хранится дерево проектных задач вместе с плановыми исполнителями и сроками (сроки рассчитываются относительно даты старта).

Как правило, шаблон проекта содержит иерархию задач из трех уровней:

• Первый уровень – это контрольные точки, помечающие завершение четырех главных этапов.
• Второй уровень – ключевые («якорные») задачи по каждому из бизнес-процессов. Большинство этих процессов уже автоматизированы в «Первой Форме» и выполняются в рамках своих маршрутов и регламентов.
• Третий уровень и ниже – подзадачи в рамках бизнес-процессов и нетиповые задачи, которые оформляются как поручения.

Когда принимается решение о разработке продукции, руководитель выбирает подходящий шаблон из справочника и сразу же получает контуры проекта. На диаграмме Ганта он может добавлять задачи, убирать лишние, двигать сроки (при этом связанные задачи автоматически синхронизируются).

Когда завершается последняя задача очередного этапа, запрашивается подпись руководителя проекта – он проверяет готовность ключевых задач и документов и переводит проект на следующий этап.

Одно из главных достижений автоматизации управления проектами – контроль ключевых задач. По каждому процессу есть якорные задачи, на которые руководитель проекта обращает особое внимание, и при нарушении сроков он получит уведомление.

Кроме того, в шаблоне проекта заложен контроль критических зависимостей – пока не завершится одна задача, система не позволит взять в работу следующие, связанные с ней по результатам.

Помимо диаграммы Ганта, руководители проектов используют отчеты по переносам сроков, замороженным проектам и отклонениям от первоначальных планов. При анализе отклонений руководитель может оценить, как перенос срока по одной задаче повлияет на проект – какие связанные задачи сдвигаются и насколько, находятся ли эти задачи на «критическом пути», то есть изменятся ли прогнозы по проекту в целом.

2013: Создание корпоративного интранет-портала

В рамках первого этапа автоматизированы:

• постановка и контроль исполнения индивидуальных задач и поручений по результатам совещаний,
• согласование договоров,
• создание и обработка заявок на предоставление корпоративных и ИТ-сервисов. Реализовано взаимодействие между корпоративным сайтом и "Первой Формой".

Создан корпоративный интранет-портал, объединивший сотрудников Группы в 20 городах шести стран мира.

Внедрение «Первой Формы» содействовало повышению исполнительской дисциплины обеспечив эффективный контроль исполнения поручений. В результате этого в «Световых Технологиях» ожидают повышения производительности труда сотрудников, вовлеченных в использование «Первой Формы», на 15-20%.

Михаил Кудинов, директор по развитию и бизнес-технологиям ГК «Световые Технологии», отметил, что повышение производительности труда является одной из стратегических целей компании, а внедрение системы управления «Первая Форма» — одним из важнейших шагов на пути к ней. «Внедрение "Первой Формы" позволило нам не просто сократить ненужный документооборот и повысить прозрачность и ответственность всех сотрудников компании, но и по-новому взглянуть на многие внутренние процессы и связанные с ними коммуникации. Этот взгляд мы в полной мере используем в дальнейшем развитии, чтобы увеличить эффективность работы компании», — добавил он.