ГК «Связной» отказалась от бумажного делопроизводства и перешла на Directum

Ситуация

Рост числа партнеров, поставщиков и покупателей Связного, сказывается на увеличении количества заключаемых договоров. Как следствие возрастает нагрузка на персонал, увеличиваются сроки согласования и подписания договоров, усложняется поиск договорных документов. Поэтому руководством Связного было принято решение о принятии комплекса мер, направленных на перевод процесса подготовки и согласования договоров в электронный вид и автоматизацию рутинных операций, выполняемых участвующими в данном процессе сотрудниками.

Выбор

Реорганизация договорной работы в Связном началась с исследования текущего процесса подготовки и согласования договоров силами собственных бизнес-аналитиков. На основании исследования были скорректированы ранее действующие регламенты и оптимизированы действующие бизнес-процессы.

Вопрос о выборе оптимального решения для автоматизации договорной работы был решен в пользу системы DIRECTUM, так как данная система лучше других соответствовала требованиям заказчика по стоимости, функциональности, гибкости, простоте настройки и эксплуатации. В качестве системного интегратора была выбрана компания Акелон, обладающая опытом эффективного внедрения системы DIRECTUM в крупных предприятиях и холдингах.

Анализ задач

Предварительные работы по формализации бизнес-процессов управления договорным документооборотом были выполнены Заказчиком до начала проекта, что позволило избежать временных затрат на разработку и согласование регламентов, схем бизнес-процессов и технического задания на проект.

Согласно техническому заданию в рамках проекта были поставлены следующие задачи:

• Сокращение сроков создания и согласования договоров;
• Автоматическое формирование списка согласующих и рассылка заданий ответственным исполнителям;
• Обеспечение контроля исполнения договорных документов и выданных по документам поручений;
• Сокращение времени поиска договорных документов;
• Исключение потерь и порчи оригиналов договорных документов;
• Экономия расходных материалов;
• Повышение конфиденциальности договорных документов.

Среди особых условий Заказчика было жесткое ограничение временных рамок проекта. Утвержденный срок на внедрение составил 1 месяц.

Решение

Для решения поставленных задач было использовано бизнес-решение «DIRECTUM: управление договорами». Базовый функционал был существенно расширен за счет разработки сложного типового маршрута, позволяющего автоматически определять состав согласующих в зависимости от параметров договорного документа, выдавать соответствующие права доступа к документам, назначать задания с установленными сроками исполнения и оповещать контролеров о превышении установленных сроков.

Также в новой разработке были реализованы такие дополнительные возможности, как:

• Указание центра финансовой ответственности (ЦФО);
• Назначение пользователям ролей с расширенными полномочиями (VIP);
• Делегирование заданий на согласование подчиненным сотрудникам;
• Запрос пролонгации согласования у инициатора задачи;
• Формирование расширенного листа согласования.

Результаты

Пользователями корпоративной СЭД DIRECTUM стали более 50 сотрудников Связного, участвующих в процессе подготовки и согласования договорных документов. При этом регулярно проводится анализ показателей эффективности договорного управления, подтверждающий существенное сокращение среднего срока согласования договоров, повышение уровня исполнительской дисциплины и уровня корпоративных коммуникаций. Так же уже есть тенденция к снижению расходов, связанных с доставкой бумажных копий документов адресатам, и снижению затрат на расходные материалы.

Перспективы

Успешное завершение проекта по автоматизации договорной работы позволило руководству Связного принять положительное решение о развитии системы DIRECTUM в компании. В настоящее время обсуждается новый проект по автоматизации работы с первичными финансовыми документами на базе бизнес-решения «DIRECTUM: Финансовый архив».