СВФУ имени Аммосова завершил внедрение СЭД

В 2011 году университет стал участником федеральной целевой программы развития образования, что повлекло за собой инновации в разных сферах деятельности. Прежде всего, изменения коснулись учебного процесса, в том числе движения организационно-распорядительной документации и работы канцелярского аппарата, для оптимизации которых было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. В ходе конкурса по выбору СЭД победила система DIRECTUM, демонстрирующая прозрачную, интуитивно понятную схему работы и высокую степень масштабируемости.

В качестве оптимального решения специалистами рабочей группы проекта был выбран вариант поставки DIRECTUM Enterprise. Задачи оптимизации взаимодействия, создания электронного архива документов, регистрации документов в электронном виде будут решаться с помощью функционала Базовых модулей, модулей «Канцелярия» и «Управление совещаниями». Проект внедрения начнется в марте 2012 года и будет проходить в несколько этапов. На первом этапе запланирована автоматизация работы 500 сотрудников, в перспективе это число будет увеличено до 1500.

Таким образом, в Якутии положено начало автоматизации работы крупнейшего университета с помощью системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. Как ожидают эксперты DIRECTUM, этот проект даст старт дальнейшему повышению эффективности бизнеса якутских предприятий и организаций.

2013: Завершение проекта

19 ноября 2013 года компания DIRECTUM сообщила о завершении внедрения системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM в СВФУ имени М.К. Аммосова.

Ход проекта

Проект внедрения начат в марте 2012 года. Работы по проекту поручили ЗАО «Галактика ИТ».

В ходе проекта автоматизированы процессы делопроизводства и управления совещаниями, а также взаимодействие структурных подразделений. Контроль исполнения принятых решений, резолюций и поручений реализован в виде подсистемы интерактивной отчетности на внутреннем портале СВФУ.

В рамках первого этапа проведено исследование организационной структуры СВФУ, разработаны проектные решения и согласовано детальное техническое задание. Выполнена поставка 200 лицензий системы, исследована организационная структура СВФУ, разработаны проектные решения, согласовано детальное техническое задание по направлениям:

• Управление входящей/исходящей корреспонденцией и организационно-распорядительными документами;
• Контроль исполнительской дисциплины;
• Управление совещаниями;
• Управление служебной перепиской;
• Управление обращениями граждан;
• Управление договорами;
• Подготовка статистической отчетности;
• Обработка обращений к хранилищу отчетов;
• Управление заявками на материально-техническое обеспечение.

В конце 2012 года, в рамках следующего этапа, проведено масштабное обучение сотрудников СВФУ с целью подготовки к работе в системе DIRECTUM. Всего учебные курсы прошли более 100 руководителей и сотрудников вуза.

Весной 2013 года подрядчиком проведены все необходимые подготовительные работы – установка и настройка системы, синхронизация справочников оргструктуры и работников с финансово-учетной системой вуза, система развернута в 76 структурных подразделениях.

Итог проекта

В июне 2013 года система DIRECTUM введена в опытно-производственную эксплуатацию, через месяц – в режим повседневной эксплуатации.