Система Чибис (г. Кемерово), система электронного документооборота ДЕЛО

2008

Задачи проекта

На момент внедрения системы в организации существовала журнальная система регистрации документов. Контракту, заключенному в августе 2007 года, предшествовала большая подготовительная работа заказчика по ознакомлению с системами, представленными на рынке. Основными причинами, побудившими руководство компании к внедрению СЭД, были: увеличение объема документооборота активно развивающегося предприятия, необходимость сокращения сроков согласования и разработки проектов документов, заинтересованность в повышении исполнительской дисциплины и сокращении затрат времени на поиск документов.

Первоочередной задачей ствилась автоматизация документооборота организации на уровне регистраторов документов и руководителей структурных подразделений с учетом их территориально-удаленного расположения. Обработка внутренних документов и автоматизация процесса согласования проектов договоров и связанных с ними документов.

Этапы проекта

В ходе реализации первого этапа проекта были выполнены работы: Обследование процессов обработки отдельных типов документов (проекты договоров, служебная переписка).

• Составление отчета-задания по настройке системы для автоматизации процессов обработки документов на основе обследования. Данный отчет служил основанием для выполнения работ по настройке системы.
• Настройка системы, заполнение базовых справочников, необходимых для начала работы в системе, регистрация пользователей и настройка прав.
• Установка серверного и клиентского ПО системы «ДЕЛО» - 25 рабочих мест.
• Установка ПО приложения для уведомления о поступлении документов/поручений («Мониторинг документов»).
• Установка ПО опции «Сканирование».
• Разработка кратких технологических инструкций для специалистов заказчика, участвующих в делопроизводстве и документообороте.
• Подготовка пользователей систем «ДЕЛО» и «ДЕЛО - WEB».
• Подготовка Менеджера системы «ДЕЛО» (поддержание системы в актуальном состоянии, ведение справочников и настроек документооборота, развитие системы).
• Подготовка Администратора локальной сети и баз данных
• Поэтапный ввод в действие системы.

С 2008 года Заказчик планомарно развивает и расширяет систему. Так на 2010 год в единой СЭД работает 96 пользователей, включая пользователей из иногородних филиалов компании в Сибири.

Эффект проекта

Внедрение системы дало возможность перейти на внутреннее безбумажное согласование документов, систематизировать и оптимизировать документооборот компании в целом. Обеспечена прозрачность документооборота и контроль исполнения документов и заданий. В настоящее время Заказчик готовится к внедрению технологии процессного управления.

Отзыв заказчика о проекте

Калистратов Павел. Руководитель ИТ-проектов, менеджер системы документооборота.

Активное участие сотрудников отдела ИТ с первых дней проекта позволило безболезненно внедрить систему и осуществлять эксплуатацию без обращений за помощью к поставщику системы. По отзывам сотрудников, на которых приходится основной вал работы по согласованию документов (юристы, менеджеры, руководители подразделений), работа ускорилась и упростилась в несколько раз. Велик интерес к системе и со стороны службы безопасности предприятия. Документооборот «неожиданно» стал прозрачным. Можно проследить прохождение документа с момента рождения до подписания и на всех этапах выявлять «сомнительные», с точки зрения экономической безопасности, документы и соглашения. Поддержка системы документооборота осуществляется одним специалистом. С внедрением системы «ДЕЛО» появился инструмент, позволяющий контролировать исполнительскую дисциплину. Выявленные задержки по выполнению регламентных сроков заставили разработать новое Положение, описывающее, пожалуй, все аспекты документальной деятельности предприятия. Что приятно, с внедрением системы ключевые процессы документооборота не изменились и «незабюрократизировались». В дальнейшем планируется увеличение рабочих мест и включение в электронный документооборот видов документов, не попавших в рамки внедрения на первом этапе. Например, работы в рамках проекта по внедрению стандартов ИСО в деятельности предприятия требуют ведения и согласования большого количества положений и инструкций. Включение этих видов документов в систему электронного документооборота позволяет вести учет и версионность. В планах стоит ведение архива предприятия с использованием программных продуктов компании ЭОС.

Сроки проекта: август 2007 года - август 2008 года

2007

Проект на базе Мониторинг документов

Подрядчик: КС-Консалтинг