Скад Тех (Scad Tech) (1С:Документооборот 8 КОРП)

2019: Оптимизация СЭД

На июль 2020 года в состав инженерно-производственного холдинга «СКАД тех» входит уже девять обособленных подразделений, расположенных в Москве, Тольятти, Уфе, Нижнем Новгороде, Томске, Самаре, Ульяновске, Тюмени и Сарове. ООО «Кодерлайн» автоматизировала систему «1С:Документооборот КОРП» для ее оптимизации по следующим моментам:

• Построение единой базы архива документов, обеспечение контроля движения документов.
• Сокращение затрат времени сотрудников на обработку документов, автоматизация процесса выдачи поручений и контроля их исполнения.
• Обеспечение возможности проведения анализа эффективности работы и загруженности персонала.

Специалисты ООО «Кодерлайн» структурировали техническое задание, согласовали действия с нашим руководством и провели продуктивный диалог с сотрудниками отделов «СКАД Тех». Выявив проблемные места системы и части программы, которые нужно модернизировать, программисты принялись за доработку «1С:Документооборот КОРП»:

Проанализировав бизнес-процессы компании, произвели доработку существующей системы документооборота компании, в частности, изменения коснулись справочников «Исходящие документы», «Входящие документы», «Внутренние документы». Внедренная функциональность позволяет отслеживать путь документа за последний рабочий день.

Структура базы осталась прежней, но архив документов был доработан таким образом, чтобы можно было легко завершить договор и в несколько действий отправить его на сохранение. Также расширили навигационные инструменты по существующим рабочим и отработанным документам.

Произвели настройку прав доступа пользователей к определенным категориям документов, что позволило решить сразу две проблемы: сотрудникам высвечиваются только нужные документы, а не все существующие, и тот факт, что они не могут вносить в них изменения.

Разработка инструкций по использованию системы проводилась с особенной щепетильностью, учитывались просьбы коллектива, работающего с программой, поэтому перед конечным утверждением мы провели собрания сотрудников для ознакомления с новшествами системы.

В конце выполнена интеграция с системой «1С:ERP. Управление предприятием», проверилась синхронизация данных, устранены ошибки и конфликты программ. А также отдельно уделили внимание бумажным документам и вопросу их учету в системе.

В результате автоматизации на базе «1С:Документооборот КОРП» в «СКАД тех» были достигнуты следующие результаты:

• Ускорились процессы поиска, обработки и согласования документов. Появилась возможность контроля сроков и результатов исполнения поручений.
• Сократились затраты рабочего времени сотрудников, занимающихся договорной деятельностью. Исключена потеря рабочих документов, централизована архивация документов.
• Упростилась работы по учету бумажных документов за счет их перевода в электронный вид.