«Славкалий» развивает систему Directum для оптимизации документооборота

2018

2 июля 2018 года компания Directum сообщила о том, что компания «Славкалий» автоматизирует документооборот c помощью решения «DIRECTUM + Prestima». Работа с корреспонденцией и внутренней документацией ведется полностью в электронном виде в ECM-системе DIRECTUM.

«Славкалий» реализует строительство Нежинского горно-обогатительного комбината (ГОКа) в Республике Беларусь

В 2017 году компания «Славкалий» начала работать с решением «DIRECTUM + Prestima», которое обеспечило прозрачность планирования бюджетов и позволило управлять издержками в оперативном режиме. Решение интегрировано с системой 1C, благодаря чему пользователи работают в едином интерфейсе. Этот этап стал первым шагом в отказе от бумаги.

Следующим этапом проекта стала оптимизация процессов канцелярии. Руководство поставило задачу полностью исключить случаи утери писем и дублирования ответов. До автоматизации разные подразделения могли давать противоположные по смыслу ответы на одно и то же письмо.

За счет внедрения модуля «DIRECTUM: Канцелярия» автоматизированы процессы:

• рассмотрение входящей корреспонденции;
• согласование исходящей и внутренней документации;
• формирование отчетности по документам и поручениям.

Все процедуры делопроизводства опираются на организационную структуру компании, а бюджетирование – на финансовую, где подразделения распределены по центрам финансовой ответственности. То есть для корректного прохождения процессов канцелярии имеющихся справочников оказалось недостаточно. Потребовалось разработать дополнительные – с информацией о подразделениях компании и для фиксации переписки с контрагентами.

Так как «Славкалий» является дочерней структурой иностранной компании и работает с партнерами из других стран, часто требуется перевод документов. Для этого в маршрут согласования добавлен этап перевода текста.

Все процессы после автоматизации заметно ускорились. Даже если руководитель отсутствует на месте и не может подписать документ, вместо него это делает заместитель.

Делопроизводитель сканирует подписанное письмо и заносит его в систему. При этом в регистрационной карточке документа можно найти информацию, где находится бумажный экземпляр.

При создании документа из файла в колонтитуле можно вставить штрихкод для проверки соответствия листа согласования и документа. В дальнейшем компания планирует внедрить технологию быстрой идентификации документов RapID и DCTS – набор служб, облегчающих массовый ввод и преобразование документов в DIRECTUM с внешних источников.

На июнь 2018 года в процессах канцелярии участвуют более 130 сотрудников «Славкалия». Еще на этапе обучения они оценили, что все документы хранятся в ECM-системе и их легко найти, но самое главное, что больше не нужно ходить по подразделениям с кипой бумаг, отметили в компании.

2016

Реализован проект на базе системы Directum (СЭД/ECM-система)

Сроки проекта: май - октябрь 2016 года.