"Сладонеж" внедрила СЭД

21 июля 2015 года стало известно о переходе фабрики "Сладонеж" на СЭД CompanyMedia 4^[1].

Задачи проекта

Потребность в автоматизации документооборота "Сладонеж" появилась в 2007 году. В число основных задач входила автоматизация обработки входящих и исходящих документов, перевод договорной работы в электронный режим. Для решения этой задачи руководство фабрики и ее ИТ-специалисты выбрали СЭД CompanyMedia третьего поколения, созданная в компании "ИнтерТраст".

Кондитерская фабрика "Сладонеж", 2013

Решение о переходе на CompanyMedia 4 принято в 2014 году. Одна из причин перехода - необходимость внедрения мобильных рабочих мест для управления корпоративным контентом. Возможность работы с документами и задачами с помощью планшетных устройств существовала в более ранних версиях СЭД, но в CompanyMedia 4 расширилась функциональность мобильных приложений — интерфейс стал более удобным, адаптированным к потребностям управленцев высшего звена.

Ход проекта

Оптимизация работы с контрактной документацией также входила в перечень приоритетных задач внедрения. В силу специфики работы компании в обширной сфере В2В модуль «Договоры» является наиболее нагруженным компонентом системы. Согласование договоров проходит в несколько этапов, в процессе участвуют специалисты различных служб компании, включая канцелярию, бухгалтерию, финансовый и юридический департаменты. Система позволила сделать согласование договоров более гибким, оперативным и контролируемым.

Итог проекта

"Проект перехода на CompanyMedia 4, от проведения специалистами "ИнтерТраст" обследования до начала промышленной эксплуатации, занял меньше полутора месяцев, а непосредственная миграция на новую версию была проведена в течение одних выходных, — поведал Альберт Полуэктов, специалист по информационной безопасности компании "Сладонеж". — Обновленная система используется с ноября прошлого года, и за время ее эксплуатации генеральный директор компании и коммерческий директор настолько привыкли к мобильной работе с документами, что теперь без планшета не обходится ни одна командировка. Согласование договоров и других документов, выдача поручений и резолюций, подписание служебных записок — эти ежедневные задачи решаются руководителями компании с помощью устройств iPad. В системе предусмотрено два режима работы, с помощником и без, но наши топ-менеджеры предпочитают самостоятельную работу, им важен личный контроль рабочих процессов, без участия посредников».

Наряду с управленцами в системе работают практически все сотрудники фабрики "Сладонеж", чьи рабочие места оборудованы компьютерами. Рядовым специалистам доступны поступившие на исполнение поручения и распоряжения, есть возможность ознакомления с организационно-распорядительными документами компании. Специалисты по делопроизводству видят в системе всю картину движения документов внутри компании.

На 23 июля 2015 года системой CompanyMedia 4 ежедневно пользуются около трехсот сотрудников предприятия.

Примечания