Следственное управление Следственного комитета РФ по Новосибирской области (Надзор)

Срок реализации - Конец октября - декабрь 2013 г.

Ситуация к началу реализации проекта

До начала проекта в СУ СК по Новосибирской области существовала смешанная система регистрации документов. Основная масса входящей и исходящей корреспонденции регистрировалась в отделе по приему граждан и документационному обеспечению, часть – в прочих отделах. Регистрация велась в базе данных Access: в ней фиксировались основные реквизиты документа и отслеживались сроки исполнения.

В каждом отделе СУ и в территориальных отделах велось до четырех баз данных - жалобы, книга сообщений о преступлениях, переписка, учет уголовных дел. Передача документов из отдела ДОУ исполнителям осуществлялась через реестр под роспись, документы в удаленные отделы передавались нарочным. Делопроизводители подразделений вносили эти документы в свои базы данных, где также велся контроль. Задачи проекта

Заказчиком был поставлен ряд первоочередных задач, которые должна была решить внедряемая система:

• объединить разрозненные участки документооборота в центральном аппарате СУ и территориальных отделах, централизовать регистрацию входящих документов, исключив дублирование и перерегистрацию в подразделениях;
• унифицировать порядок регистрации, прохождения и контроля исполнения документов;
• автоматизировать обмен документов с удаленными подразделениями (пересылать в электронном виде);
• обеспечить возможность оперативного поиска документов в базе;
• автоматизировать составление реестров внутренних и внешних отправлений (+ партионная почта);
• обеспечить регистрацию и контроль прохождения уголовных дел и контрольных производств;
• автоматизировать формирование отчетов по обращениям граждан.

Кроме этого, одним из основных требований являлось соответствие внедряемого продукта ведомственной Инструкции по делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации, утвержденной приказом № 40 от 18.07.2012. Решение

Для решения вышеуказанных задач был выбран автоматизированный информационный комплекс (АИК) «НАДЗОР», разработанный компанией «Электронные Офисные Системы» специально для органов прокуратуры и следствия.

Специалисты компании «КС-Консалтинг» провели обследование схемы документооборота и разработали план внедрения. Всего было закуплено 43 пользовательских лицензии, из них половина предназначены для центрального аппарата СУ СК по Новосибирской области, остальные – для межрайонных, районных и, городских отделов.

После настройки системы рабочие места были установлены в каждом отделе центрального аппарата СУ для руководителей и специалистов, ответственных за делопроизводство, а также во всех территориальных отделах. При настройке АИК с учетом специфики документооборота были заведены следующие группы входящих документов:

• обращения граждан;
• обращения юридических лиц;
• входящие из следственных органов Следственного комитета;
• обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ;
• обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания РФ;
• обращения Уполномоченного РФ при Европейском Суде по правам человека;
• обращения Уполномоченного по правам человека в РФ;
• обращения полномочных представителей Президента Российской Федерации;
• обращения глав субъектов Российской Федерации;
• парламентский запрос;
• запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ;
• входящие иных органов государственной власти и организаций;
• уголовное дело и ряд других.

В системе также заведены исходящие и внутренние документы - протоколы, приказы (в том числе по личному составу), распоряжения, указания. Реализован контроль исполнения документов и резолюций руководителя, формирование реестров внутренней и внешней отправки, описи дел.

Завершающим этапом проекта стало обучение. Согласно контракту обучение прошли технолог системы, а также группы пользователей, в том числе начальники отделов.